PDCA：計畫、執行、查核、行動的循環- Dropbox

PDCA 是種簡單、不斷重複的管理方法，可用來測試流程改變或問題解決方案，並隨著時間流逝持續改進。

PDCA 與當今業界使用的諸多流程和品質管控方法一樣，源自於20 世紀 ... 體驗Dropbox 活動與實況教學 資源 體驗Dropbox 彈性工作 井然有序 拓展業務 保護工作檔案安全 活動與實況教學 資源 搜尋 計畫、執行、查核、行動的循環 只要利用PDCA循環法，即可使團隊的問題解決流程變得更加完善，也更令人滿意。

分享 PDCA是什麼？ PDCA是種簡單、不斷重複的管理方法，可用來測試流程改變或問題解決方案，並隨著時間流逝持續改進。

PDCA與當今業界使用的諸多流程和品質管控方法一樣，源自於20世紀的製造業實務經驗。

基於PDCA簡單又易於重複的特性，許多非製造業紛紛開始使用這個方法，對於個人、團隊或組織整體都適用。

PDCA起源何方？ PDCA源自於W.EdwardsDeming的「Shewhart循環」，以統計學家WalterShewhart的名字命名，世人多稱Shewhart為現代品質管控之父。

Deming是位美國工程師和教授，因在日本的工作而廣為人知，他的構想影響了日本戰後的工業程序與工業復甦。

事實上PDCA的名稱由來，出自參與Deming講習的學員，他們將Shewhart循環簡化成「計畫、執行、查核、行動」。

Deming本人其實較偏好以「研究」取代「查核」，即「計畫、執行、研究、行動」循環(PDSA)，因為「研究」一詞更能強調分析結果，而不單是檢查有所改變的部分。

儘管如此，這個方法目前最廣為人知的名稱還是PDCA循環，其設計可供多次實施及重複。

在其他製造導向的品質管理法當中，也可以發現這樣的設計和邏輯，例如精實生產、Kaizen方法和六標準差方法。

PDCA循環如何運作？ PDCA循環共有4個步驟：計畫、執行、查核、行動。

整個流程為線性進行，每段循環的結束即銜接下個循環的開始。

計畫：瞭解目前狀態和預期狀態。

簡單來說，計畫階段旨在定義目標，制訂實現目標的方式，以及該如何衡量目標實現的進度。

當然，這步驟有些模糊，要依照計畫目標而定，而且不同團隊進行PDCA的方式也都不同。

有些團隊可能會將循環切分成數個中繼步驟，這一點其他流程(如DMAIC)已經施行。

如果想要善用某個機會，規劃時應著重在把握機會所需的必要流程或行動上。

如果想解決流程問題，那麼在開始制定計畫前，可能需要先執行根本原因分析。

總之，無論是既有流程資料或前次PDCA循環的分析，資料運用都有助於訂定行動計畫或假設。

執行：設下行動計畫或針對問題的潛在解決方案後，即可開始測試。

在執行步驟，您可以開始測試初步提議的改動。

不過，這時的測試都應該當作是實驗，畢竟目前還不是完全實施解決方案或流程改變的好時機。

因此，這個階段應設定在可控環境下小規模作業，不應受到外部因素影響，也不該干擾到團隊或組織的其他流程與運作。

整個階段的重點在於收集與測試影響相關資料和資訊，這些結果會供下個流程階段所用。

查核：前導測試完成後，即可開始檢查所提議的改動或解決方案，是否有發揮預期的效果。

在查核階段，需分析從執行階段收集而來的資料，並將資料與原始目標與目的相互比較。

此外也應評估先前所使用的測試方法，觀察在計畫階段擬定的方法是否有任何改變，以及這些改變是否很可能已影響整個流程。

總而言之，這個步驟旨在評估目前是否已達成目的，以及哪些部分應保留到下個流程階段。

事實上此時可能會選擇再測試一次，重複進行執行階段與查核階段，直到找到滿意的解決方案為止，再來才進入到行動階段。

行動：整個循環到了尾聲，這時您和團隊應該已經在欲實施的流程中找出改變建議。

不過，PDCA循環之所以稱作循環，是因為在行動階段執行任何改變，並不不代表流程就此結束。

新建立或改善過的產品、流程，或是已解決的問題，都會成為往後PDCA反覆循環的新基準。

通常PDCA團隊和實施人員會在各階段找出最適合自己的工具。

不過，無論是正在計畫階段腦力激盪，還是在查核階段整理資料，DropboxPaper 都能幫助您管理流程的每個部分。

共享專案規劃文件可協助確立流程綱要，協作工具則可讓團隊共同參與，並在重複進行PDCA時隨時掌握進度。

當然還有能輕鬆共享所有文件和檔案的Dropbox儲存空間。

為什麼要使用PDCA？ PDCA的核心在於提供標準化方法和指導原則，讓團隊成員和員工有所依循，以此解決問題並不斷改進。

不過，許多管理及品質管控方法，也都各有其複雜之處和成功案例。

與其他方法相比，PDCA有什麼獨到的地方？ 運用PDCA，也就是計畫、執行、查核、行動的一連串循環步驟的主要理由，就是因為流程簡單明瞭、容易上手，方便掌握，也易於實際推行。

基於這些特性，PDCA不僅在工作場域中歷久不衰，更席捲了各行各業和大眾思想。

儘管想在團隊中發揮作用，仍須獲得同事支持。

但PDCA運作方式相當簡單，可輕鬆融入組織文化和整體流程。

PDCA本質上會不斷循環、一再重複，因此也有助於剔除錯誤，避免將來重蹈覆轍。

隨著流程不斷最佳化，PDCA循環會協助您從中發現錯誤及根本原因。

隨著持續測試不同的解決方案並付諸實踐，您也在過程中不斷累積資料和經驗，更加瞭解整個流程。

由此可見，PDCA不單是解決問題的方法，這種循環還能為團隊或組織中的各種流程增添寶貴的相關資訊。

PDCA是一種具高度彈性的策略。

有些人為了確保準備好進入接下來的流程階段，可能會在計畫階段指定完成特定文件或步驟。

不過，實際需要訂定或規劃的項目，最終仍由您和團隊決定，只要能繼續其餘流程即可。

基於這種彈性，PDCA也能靈活調整規模，可適用任何情況和任何大小的團隊，甚至小至一人團隊也不例外。

PDCA使用時機為何？ 想要落實某些問題的解決方法和管理做法，可能得花上大把時間與資源才能實現。

但PDCA具備良好的適應能力，也就是幾近全體適用。

若想持續改善自己或團隊的工作流程，PDCA是理想的選擇。

不過，PDCA方法講求有條有理、循序漸進，因此改變是逐步發生。

因此，如果組織正在處理急迫的流程問題或緊急情況，PDCA可能不太合適。

同理，如果希望能迅速改善效能和結果，PDCA也可能無法滿足期待。

PDCA的優勢在於能夠持續發現問題，再加以改良並找出最佳方法；僅僅重複一輪，不太可能徹底解決問題或改善效能。

運用PDCA持續改進 PDCA的核心理念在於因應。

首先需確定情況並設定目標，再測試各種實現目標的方法，接著回顧成功的部分並依此調整自身行為，最後採取有效的方法繼續邁進。

即使無法實際在工作團隊或組織中直接融入PDCA，這個方法仍提供了一套指導原則，有助於瞭解應對工作等場合遇到的任何情況。

雖然PDCA看似簡單，若想真正從中受益，仍須嚴謹並熟練掌握整個流程。

不過，堅持落實這個方法確實能改變您和團隊的工作方式。

隨著時間流逝，循環不斷重複，終會迎來可觀的成果。

在工作團隊和組織內部推動PDCA，努力獲得支持，可協助所有同事逐漸建立解決問題與批判思考的思維模式。

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