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如果採用標準公函格式寫信給團體機構， 即上款在信末的格式， 則不應該有祝頌語。

(6) 署名. 署名和日期是書信 ...   (1) 私函的基本結構 (2) 稱謂和啟首語 (3) 正文 (4) 收結應酬語 (5) 信末祝頌語 (6) 署名 (7) 日期 (1) 私函的基本結構 一般而言，私人發出的信函，通常都包含稱謂、 啟首語、正文、 收結應酬語、信末祝頌語、 署名和日期七個部分( 詳見格式範本)。

比較傳統的做法，會在稱謂之後加上 知照啟事敬語，即知會受信人，並 表示要開始敘述的客套用語；並在署名之後 ，加上啟告語；這些成分在近代的書信裏已 經逐漸省略，這裏只介紹一兩個目前還可能使用到的用語，其餘不再 贅述。

私函的格式 (2) 稱謂和啟首語 傳統書信極重視寫信人與收信人之間的親疏尊卑關係，因此上款的 稱謂和書信開頭的知照 啟事語，都會因為雙方的關係不同而有所調整；不過，近代的 語體書信已經不再那麼講究。

就中小學生而言，如果寫的是私 函，對平輩可以直接稱呼名字，姓氏一般不加，與對 方的關係則可寫可不寫；如書信可以直接以「偉明」開頭，也可以 寫成「偉明同學」或者「王偉明同學」；三種稱呼反映了雙方不同的 交情，可以視乎情況選用。

對平輩親屬可以直接以關係稱 呼，或者名字加關係，如「二姐」、「表弟」或者「倩萍表妹」。

對長輩則一般以關係稱呼，或姓加關係、姓加職稱等方式稱呼 ，有時候可以在前面加修飾語「 親愛的」、「敬愛的」，後面可以不用 知照語；如「三叔、三嬸」、「魏伯伯」、「章小姐」、「親愛的 爸爸」、「敬愛的鄭老師」等。

稱謂的格式 不過，如果收信人跟發信人沒有親友關係，而只是代表某些公司或者機構接受發信人的查詢、投訴、應徵等，則有時候可以考慮在稱謂後面保留知照語，在比較嚴肅、鄭重的情況底下，尤其如此；如「XX公司人事部經理XXX先生大鑒」、「XX中學XXX校長道鑒」。

這類由私人發給機構的事務書信，也可以視乎其鄭重程度，採用標準的公函格式，以啟事語開頭，以「此致」收束正文，而把上款挪到信末。

公函的格式   稱謂後面的啟事語，像「敬啟者」、「敬覆者」、「敬陳者」等，寫給親友的私函已很少使用；但寫給不太熟悉的長輩或者機構、團體，則可以考慮保留，特別是「敬啟者」，在目前還是比較常用的。

書信開頭的應酬語，大部分都是互相問候或者表示思念的話語，最一般的如「很久不見了，近況怎麼樣」。

如果要表現得親切一點，可以從雙方的生活狀況或者大家比較熟悉的範圍出發，對一些比較切身的問題表示關切。

舊時的書信相當重視這些應酬客套話的運用，但是現代社會人際交往的方式跟以前大不相同，有些應酬話如果不是由衷之言，堆砌得太多，反而使雙方的關係顯得疏遠，因此不應該胡亂套用。

如果是寫給外間的公司或者機構，目的在於查詢投訴之類，則應酬語可以省略。

(3) 正文 由於書信用途廣闊，因此書信正文的內容可以說是無所不包，無可不言，因而也沒有一定的結構或成規。

但是一般而言，寫給親友的私函以互通信息、增進感情為主要目的，可以寫得比較親切隨意；而內容不論多麼豐富複雜，一般只會分段書寫，卻不用點列的方式。

分點敘述平板、正式，只在發給外間機構或者團體的書信中才可能會採用。

至於事務書信，則以處理實際事務為主要目的，因此內容應該具體而明確，客觀而得體，少抒情而多說理。

(4) 收結應酬語 正文結束以後，通常會加上一兩句結尾的應酬話，這些應酬話同樣應該以切合生活及切合雙方的關係為主，一般以囑咐對方珍重、表示等候對方回覆或者問候其家人為最常見。

寫給機構的事務書信，則結尾應酬語也同樣可以省略。

(5) 信末祝頌語 信末祝頌語用來向對方表示祝禱或者請安，這方面的用語在現代書信裏已經漸趨簡單，多數是祝願對方生活愉快、身體健康一類。

如果採用標準公函格式寫信給團體機構，即上款在信末的格式，則不應該有祝頌語。

(6) 署名 署名和日期是書信不可缺少的部分。

一般寫給尊長的書信，在名字前面都要先寫上自稱名分，直寫的話有時候會小字偏右書寫，橫寫也可作類似的處理。

名字下面再加啟告語；如「甥XX敬啟」、「學生XXX敬上」、「晚XXX鞠躬」等。

在寫給平輩的私函中，自稱名分和署名後面的啟告語已經較少使用，或者簡化至只用「敬上」(對長輩)、「啟」(對平輩)兩種。

至於事務書信，自稱名分反而是比較重要的成分，因為信件是個人發出的，只憑姓名，收信人不一定能夠知道發信人的身分、與個別機構的關係，以及發出信件的原因，因此通常要在署名前面，說明自己是甚麼人，如「會員XXX敬上」、「讀者XXX啟」；署名後面的啟告語可用「啟」、「敬啟」、「謹啟」、「敬上」等幾個，也可以省略不用。

署名的格式 (7) 日期 在比較隨意的私人信函中，日期也可以寫得比較隨意，比如只寫月、日而不寫年份，直接寫在署名的下面(橫寫)或者左面(直寫)。

但是比較正式、莊重的信件，或者寫給商業機構的事務書信，適宜把年、月、日都寫上，並且另行頂格書寫。