GTD - Getting Things Done - Principle and Practice 原理與實踐

簡介本文是個人學習『GTD (Getting Things Done) 時間管理』的體會與心得整理，摘要在此以供執行時檢索確認。

2013-11-27 Productivity 簡介本文是個人學習『GTD(GettingThingsDone)時間管理』的體會與心得整理，摘要在此以供執行時檢索確認。

Collect(收集) 一開始要找個足夠長的時間進行『大掃除』：將所有『未盡事宜、雜事(stuff)』記錄、放在『收件匣』中， 日後則需要在每次想到需要處理的事情時，立即將想到的事情記錄、放在『收件匣』中。

(若未能持續執行GTD原則，在重拾GTD時，想必已充滿『懸念』，應該重複執行此步驟。

) 為何要收集雜事並記錄下來？Open-loops(懸念)一旦察覺，或隱隱約約覺得有事情尚未完成，或者事情還沒弄清楚，腦袋就會一直牽掛、掛念，感到疑惑不安，總覺得遺漏了什麼重要的事情未處理。

作法： 把腦袋閃過的念頭、事情都記下來，直到『感覺』沒有遺漏。

原理： 很多事情，不是一下子就能完成，或者現在還沒辦法進行，或者還不想去做。

寫下來，腦袋就會『感覺』事情有被妥善對待了。

『感覺』沒有遺漏時，腦袋就會安心了。

同樣地，延伸思考： 心理覺得不舒服（譬如跟人家吵架、被騙、被欺負...）， 擔心的事（面試的準備、明天要兵役抽籤...）。

都應該寫下來。

RAM(腦袋就像容量有限的隨機存取記憶體)腦袋其實有點笨，而且記不住太多事，也沒辦法及時提醒。

作法： 同前，把事情都記下來，就不會忘了， 每週回顧，就不會漏掉了。

原理： 記錄下來才能避免遺忘。

經常回顧才能提醒自己，避免遺漏。

Process(加工處理) 定期清空『收件匣』：逐一處理『收件匣』中的項目，不可跳過。

所謂『加工處理』，是指思考該項目是否需要採取行動： 若不需要採取行動： 是無用的東西，丟掉它， 目前不需要採取行動，但是將來可能需要。

記錄在備忘錄上，或者列在Someday/Maybe清單上，經過一段時間醞釀後再評估， 資訊具有潛在的利用價值，今後也許能夠派上用場，歸檔參考。

若需要採取行動： 若這項工作不是一個步驟可以完成： 想像此專案完成時的景象， 連同上述專案完成時的景象，將此工作記錄在『專案清單』，稍後(日後)再進行組織規劃。

若這項工作一個步驟即可完成： 若該項目執行所需的時間小於兩分鐘，應立即執行， 否則，若有更適合的人可以負責執行，則委託他人處理， 否則，記錄在適當的清單中，延遲到以後適當的時機再執行： 若該項目必須於特定時間執行或完成，則將之記錄於日程表(Calendar)， 若該項目不限定於特定時間，則依其適合的情境(Context)，記錄於適當的清單中。

為何處理的時候不可跳過？原理： 因為一旦跳過某個雜事(stuff)不處理，就會容忍跳過更多雜事， 跳過雜事不處理，就會成為懸念，繼續困擾大腦， 為何要將事情分類，放在不同的清單？原理： 放在不同清單上，就不用每次都要看到所有的事情， 不論是回顧或是要執行的時候，就不用被那些不想做﹑沒辦法做的事情干擾。

為何執行時間小於兩分鐘的項目應該立即執行？ 把要辦的事情，記錄下來，以便稍後再辦，所需的最小時間約是兩分鐘，因此如果直接去做那件事情所需的時間小於兩分鐘，應該直接去做，反之，若將它記下來，日後再執行，所耗費的時間將是：記錄下來所需的時間+日後重新回顧的時間+執行所需的時間。

這樣是沒效率的。

Organize(組織) 對於沒辦法一個步驟完成的項目，應該詳細計畫其執行步驟，找出每個步驟的下一步行動(Next-Action)。

為何要事先想好下一步行動？Projectisnotdoable,taskis.(要如何吃掉大象？一口一口地吃)原理： 一件事情往往需要許多步驟才能完成，若不事先想清楚執行順序，執行的適當時機(context情境)，執行時依賴的地點﹑對象﹑資源﹑工具等，往往會錯失適當的執行時機。

當有時間可以做事的時候，若是還需要思考該怎麼做，往往讓人退縮，找藉口放棄。

大部分的可用時間都是片段的﹑零碎的，若是要執行的時候還需要思考要挑選哪個任務來做，往往就無法在有限的時間內完成。

作法： 要拆解步驟，找出真正能夠不假思索即可執行的步驟(Next-Action)， 要確認每個步驟執行時的適當情境：地點﹑對象﹑資源﹑工具，然後放到適當的清單中。

要如何找出每一個下一步行動？Projectthinking(先發散再收斂)作法： 花一點時間思考（用腦力激盪﹑心智圖），想到什麼就記下來，要多，不要批判， 等能想到的都記下來後，才開始運用邏輯思考的方法，將所有的環節組織起來。

原理： 發想的時候，若試圖加入邏輯﹑理性的觀點判斷，便會鑽入牛角尖，而無法全面思考。

等能想到的都記下來後，腦袋會自行設法把每個環節補上。

Review(檢查)GTD的流程中，Review(檢查)階段是最多人錯誤解讀的部份。

我想恐怕大部分的人都只是看到標題，不看內容，就斷章取義，自行解讀為：回顧﹑檢討執行的成果。

(每次看到有人這樣說明檢查階段(review)時，我就知道他們一定沒有實際讀過這本書。

) 注意原本我將review翻譯為『回顧』。

『回顧』比較像是一次性的行為；但是其實作者的原意強調『不斷地反覆』在『適當時機』進行『檢視』或『檢查』。

所以這裡改將review翻譯成『檢視』或『檢查』。

事實上，檢查的主要目的和時機有下列四個： 檢視(review)日程表，檢查必須在當日特定時間執行或完成的工作。

藉由在適當的時機檢視(review)適合的清單，檢查是否有當下可以執行的工作項目(譬如經過商店時檢視購物清單)。

藉由每週確實清空『收件匣』，檢視(review)並更新所有清單，以確保沒有遺漏，讓大腦無牽無掛。

隨著年齡增長，在不同人生階段會有不同的目標與義務。

藉由定期檢討(review)所有的清單，包含計畫中的工作項目，以及那些放在Maybe/Someday中的工作項目，適時調整，以因應更多的挑戰。

Do(執行)要如何成為高效人士？Timefragments(善用零碎時間)能利用的時間很零碎，很容易被打斷。

作法： 所以要善加利用每一個小片段的零碎時間。

Context(在適當的場合做適當的事)作法： 要把適合在『每一種』空閒時間能做的事，都單獨列成清單。

要盡可能找出『每一種』空閒時間分類，才能最大化利用零碎時間。

有空閒可以執行工作時，應該依情境﹑可用時間﹑體力﹑重要性來考慮清單。

一定要保留一些隨時可做的『零工』，才能充分利用零碎空閒時間執行這類小事(大於兩分鐘)。

這樣一旦遇到適當的空閒時間，就可以不用再花時間搜索，花腦筋思考﹑挑選可以執行的任務。

延伸：同樣的，居家收納﹑資料整理，應該考慮『動線』，也是相同的道理。

譬如，夏天將冬天的衣物收藏起來，就可以節省挑選衣服的時間。

譬如，將平常用不到，或是有客人來才會用到的碗盤，收藏起來，做好標籤﹑索引，既可以節省平常使用、收納的時間，必須用到時，又可以依據標籤﹑索引，快速找到。

Everythingchanges,beflexable(保持彈性)作法： 不要抄寫每日工作清單，因為彈性不足。

行事曆上，應該只記載必須當日、當時完成的任務。

非特定時間限定的任務，則由行動清單中挑選。

依當時的情境，可用時間，體力，重要性來決定執行順序。

歡迎大家的回饋與心得分享。

參考文章： DavidAllen,GettingThingsDone®andGTD® GettingThingsDone GTD 使用GTD軟體對個人時間管理上有怎樣的改變呢？效益又是如何呢？ 相關文章： 『PomodoroTechnique-蕃茄時鐘工作法』原理與實踐 Newer 整合Maven與Yeoman，學習筆記(1)-node_modules Older 『PomodoroTechnique-蕃茄時鐘工作法』原理與實踐 Categories Hack4Productivity2Programming36Software2WebDesign1 Tags 7-Zip2AMD2AMP1APP2SD2Android4AngularJS1Atom1BEM1Backup2Batch2Blogger3CSS-modules1CommonJS5DIY4DesignPattern3ESLint1FacebookNotes1GTD1Generator1Gingeryoshi2Gist1GitHub6Google1GoogleAppEngine1GoogleCodePrettify1Grails1Groovy3Gulp2HTML4HTTP1JAX-RS1JDOM3JSHint1JSON1Java1JavaScript17Jersey1Jetty1Logdown1Markdown2Maven6Medium1NPM1Namespace2OpenSource2PomodoroTechnique1Programming1Promise2React1RegularExpression5RequireJS1SUIT1SWAP1ShadowDOM1TagSoup3TimeManagement1Tomcat1UMD2URL1WebComponents1Webpack1Windows2XML3XPath3Yeoman3advertising1bestpractices1browser1cheatsheet2cmd2component1css1customROM2dfp1doubleclick1doubleclickforpublishers1git1glob1gpt1howto16lint2linter1linter-eslint1modularcss2modularity1node1nodejs4normalize1normalizer1notes2npm4opensource4pitfalls7productivity1regex5rooted2svn1timemanagement1tutorial2 TagCloud 7-ZipAMDAMPAPP2SDAndroidAngularJSAtomBEMBackupBatchBloggerCSS-modulesCommonJSDIYDesignPatternESLintFacebookNotesGTDGeneratorGingeryoshiGistGitHubGoogleGoogleAppEngineGoogleCodePrettifyGrailsGroovyGulpHTMLHTTPJAX-RSJDOMJSHintJSONJavaJavaScriptJerseyJettyLogdownMarkdownMavenMediumNPMNamespaceOpenSourcePomodoroTechniqueProgrammingPromiseReactRegularExpressionRequireJSSUITSWAPShadowDOMTagSoupTimeManagementTomcatUMDURLWebComponentsWebpackWindowsXMLXPathYeomanadvertisingbestpracticesbrowsercheatsheetcmdcomponentcsscustomROMdfpdoubleclickdoubleclickforpublishersgitglobgpthowtolintlinterlinter-eslintmodularcssmodularitynodenodejsnormalizenormalizernotesnpmopensourcepitfallsproductivityregexrootedsvntimemanagementtutorial Archives 八月20161四月20163三月20161二月20161十二月20152十一月20154十月20152九月20153九月20143八月20144七月20141十二月20136十一月20132五月20131七月20122六月20124三月20111二月20113十二月20101 Recents 埋設DFP-DoubleClickforPublishers廣告 ModularCSS AngularJS1.5最佳實務 反駁：NPM&left-pad:HaveWeForgottenHowToProgram? 如何判斷npmjs.com上的套件，是否支援node或browser Home Archives