Google GTD 方法教學：用Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理

實驗了一段時間後，今天就來跟大家分享這個我構想的Google GTD 時間管理流程，只要利用最新的Google 三大工具： Google Keep、 Google Inbox、 Google ... 跳到主要內容 GoogleGTD方法教學：用Inbox、Keep、日曆搞定時間管理 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 9月09,2016 其實我之前有寫過「簡單有效Google時間管理系統：Keep+Inbox+日曆」，那時候想說這三個工具剛好符合「時間管理系統」中需要的：收件匣（Inbox）、待辦清單（Keep筆記）、行事曆（Google日曆），並且還能彼此互通，所以撰文推薦了這個做法。

而最近我撰寫了「EvernoteGTD方法教學：我的「搞定」時間管理實踐2016版」一文後，決定在我自己實際慣用的EvernoteGTD方法之外，也來幫廣大Google使用者們，研究一套Google系統上有效的GTD時間管理流程。

實驗了一段時間後，今天就來跟大家分享這個我構想的GoogleGTD時間管理流程，只要利用最新的Google三大工具：GoogleKeep、GoogleInbox、Google日曆（新版），就能搞定我們日常的想法、瑣事、任務和專案。

同樣的，我要借用DavidAllen的GTD流程來架構Google系統，不過也會加上我的修正，如果你想了解GTD五大流程：「捕捉、理清、整理、檢視、執行」的意義，還請參考我的前文：「EvernoteGTD方法教學：我的「搞定」時間管理實踐2016版」。

2017補充：Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學 1.如何用Google捕捉瑣事、任務、想法與專案？ GTD的第一原則就是把大腦裡的雜事與想法清空，讓他們統一集中，方便自己後續處理。

而Google有兩大工具很適合集中收集要做與想做的事情，那就是GoogleInbox與GoogleKeep，但是兩個收集箱要怎麼定義彼此的用途呢？我是這樣區隔的： GoogleInbox： 收集他人交代的任務（也就是郵件） 收集各種需要做的瑣事（單一行動即可處理完成的任務） 作為一個郵件系統，GoogleInbox天生就是一個很棒的收集箱，其他人要交代我做的事情自然就會經由郵件進入這個收集箱，我只要善用Inbox功能好好管理排程即可。

另外GoogleInbox可以不須郵件「單獨新增提醒」（參考：你沒發現的GoogleInbox12種智慧型待辦清單這樣用），也就像是待辦清單一樣，可以新增一行文字的待辦任務，但也因為這個特性，不太適合做複雜任務的收集，所以我自己限制GoogleInbox就是用來收集單一行動即可完成的瑣事。

每天這樣自動（別人寄給你）與手動（我自己新增提醒）收集，下班前就可以在GoogleInbox的收件匣好好管理今天捕捉的任務了。

以定位來看，GoogleInbox對我來說就是一個收集「我必須做」但「單一瑣碎」任務的地方，這也符合郵件工作系統通常的特性。

（參考教學：GoogleInbox帶來五個高效能習慣） GoogleKeep： 捕捉想法（想要做的事情，但還不是必須做） 捕捉需要多步驟的任務（也就是專案或是大任務） 而GoogleKeep的便利貼牆可以製作待辦清單便利貼，便利貼還可以用顏色與標籤分類，也是一個不錯的收集箱與管理系統。

（參考：GoogleKeep筆記任務更強的活用10招技巧心法教學） 並且我在使用上，利用GoogleKeep可以建立待辦清單、筆記內文字描述的特性，和Inbox做出了區隔。

因為Keep的筆記可以內含待辦清單，這就更適合收集那些需要多個步驟才能完成的大任務，通常可能是大中小專案。

至於Keep本身可以寫筆記與插入圖片、錄音檔的特性，也適合捕捉想法任務，也就是有些任務是「我自己想要做」，但沒有非做不可的壓力，這時候也適合丟入Keep做管理。

另外GoogleKeep在新增筆記時預設是「白色便利貼」，我利用這個特性，將「白色」定義為收集箱，也就是還沒有經過接下來理清與整理的雜事，這樣我每天下班前只要利用搜尋過濾出白色筆記，就可以好好理清今天收集的任務。

2.如何用Google理清與整理下一步行動？ 利用GoogleInbox與Keep分別收集了瑣事、想法、任務、專案後，更重要的就是繼續「理清」他們的下一步行動是什麼，開始「整理」出有效的任務清單。

GoogleInbox： 利用圖釘，幫郵件加入下一步行動的描述 利用標籤分類，把下一步行動分類到各種情境 因為在我的定位中，GoogleInbox收集的大多是辦公室裡的瑣事，所以我在GoogleInbox中會建立下面的標籤分類，然後把郵件或提醒「移至」分類中： ＠01下一步行動：相對比較重要的瑣事，需要有空就先執行。

＠02和主管開會：下次和主管開會與討論時要提出來的事項。

＠03需要答覆：還需要回信給對方的任務。

＠04行政瑣事：需要使用公司內ERP處理的行政小任務。

＠05追蹤：過一段時間要關注看看後續發展的任務。

＠06有空再說：沒做也沒關係，真的很有時間再看的任務。

這樣做的好處是我可以「統一處理類似的瑣碎任務」，例如我現在有一個小時空檔，今日重要事情也完成了，那我就打開「行政瑣事」，一次把需要用到公司內ERP或行政流程的多個瑣事一次處理完，這樣其實最節省時間（如果分散處理就變成要一直開開關關公司系統）。

而當我要優先處理相對重要一點的瑣事時，我都會先打開「下一步行動」，先把重要的處理完成。

GoogleKeep： 在筆記中羅列下一步行動 利用筆記的標籤與顏色分類專案 在我的定位中，Keep處理需要多步驟的專案，以及處理逐漸成形的想法，所以除了透過筆記持續「理清」更多下一步行動外，我利用GoogleKeep的標籤做下面的分類（每個分類剛好搭配一種筆記顏色）（操作教學：如何活用GoogleKeep進行專案管理、重複記憶練習?）： ＠01新書專案：針對出版工作需要的專案筆記。

＠02部落格專案：針對部格寫作的文章任務筆記。

＠03課程專案：針對講座與課程的構想筆記。

＠04生活專案：針對個人生活的任務筆記。

＠05參考：不是任務，而是參考資料的內容。

＠06追蹤：已經完成，但希望未來關注其進展的任務。

＠07未來專案：只是想做，還不需要真的開始作的任務筆記。

應該也是很清楚，主要和Inbox的不同點在於，Inbox的分類用在處理辦公室各種情境的瑣事，而Keep的分類則以「專案角度」為目標，讓我可以透過分類，持續追蹤每個大任務與專案還需要執行的下一步行動。

3.如何用Google檢視？ 「檢視」在GTD中是非常關鍵的一個環節，也就是要回顧自己完成了什麼？未完成的還有什麼？從而可以安排出「未來的正確行動」。

而在上述兩大系統GoogleInbox與GoogleKeep中如何進行檢視呢？我推薦下面這樣的作法。

在Inbox中，可以執行「清空收件夾」這個動作（頻率可以每天或隔幾天，看你的工作型態而定），當已經完成的郵件，或是「已經分類到清單」的郵件，都可以「視為完成」，按下「打勾」將他們全部從收件匣封存，讓收件匣清空，才能繼續有效的收集新的雜事。

而要處理任務就是到各個清單去處理即可。

在Keep中，我則是把「白色筆記」（也就是未分類的筆記）分類到特定的標籤清單，然後把完成的任務筆記、參考性的非任務筆記、只是要追蹤的任務筆記、未來想做的任務筆記，都按下［封存］，讓他們在筆記牆上暫時消失，讓我可以專注在未完成的任務筆記上。

（放心，封存不是刪除，這些封存的筆記還是可以在各自清單與搜尋中找到） 保持常常做這樣的檢視，那麼Inbox與Keep中就會只具備「要做的任務」，成為一個讓我們可以專注在「執行」上的可信任系統了。

4.Google日曆的定位：最重要的每日清單 熟悉GoogleInbox與GoogleKeep的朋友看到這裡，可能會問：Inbox與Keep不是可以加上時間提醒嗎？還可以把提醒同步到Google日曆。

為什麼前面都沒有利用到時間提醒？（關於Google日曆的待辦清單新功能請參考：Google日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒！） 我故意把這個功能留到最後，是因為要跟「Google日曆」一起講，根據GTD的指示，我們應該要把「日曆」當作一個「最神聖的時間管理領域」，意思是一旦排上日曆時間表的進度與任務，就是「我非這個時段完成不可」！ 有這個決心，你的日曆才會有用，才不會只是排了一堆時間，結果都做不到。

但也因為如此，我們應該克制自己「使用時間提醒」的次數，只有那些真的需要在那個時間執行不可，我絕對確定我今天一定要做的任務，才排入Google日曆。

也可以說就是我在「[時間技客-1]做得到的每日待辦清單：1-3-5專注法則」那屬於「1」的核心任務，或者頂多加上「3」的重要任務。

這時候，我就在Inbox與Keep中，將某個任務加上特定的時間提醒，並且讓其自動同步到Google日曆的「提醒」行事曆中，顯示在日曆上，在那一天我絕對要完成他。

「Google日曆」這個最後的時間管理聖域，我將其定位為「有明確執行時間的任務或專案，以及今天最重要的事」，搭配我之前分享過的「進攻型行事曆」專案進度管理方法，Google日曆就成為我每天最聚焦的核心時間管理清單了。

5.如何在Google系統專注執行？ 經過上述的流程，Google的GTD時間管理系統就架構起來了，那麼實際執行時的流程是什麼呢？其實實際執行時剛好順序跟我的教學反過來： 每天早上，優先打開Google日曆，查看今日專案進度，執行日曆上的今日最重要任務（來自Keep或Inbox）。

完成「最重要」專案或任務進度後，打開GoogleKeep，看看最重要的幾個專案清單分類裡，有沒有需要執行的下一步行動，繼續推動這些重要專案。

重要專案也處理到一段落後，打開GoogleInbox，接收新任務（郵件），並從清單中依情境處理需要被完成的瑣事。

每天睡覺前，記得「檢視」一遍Inbox與Keep，安排好明日最重要的任務，封存已經不需要的任務。

這樣每日循環，一個高效率且可信賴的GoogleGTD系統便完成囉！ 以上，就是我目前研究後覺得最順暢的GoogleGTD流程，提供給使用Google系統的朋友參考，也歡迎大家提供你們的方法。

而如果想聽我現場分享更多Google如何管理時間、雜事、人生的私房心得的朋友，歡迎來「報名我受邀開設的相關課程」。

延伸閱讀相關文章： Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學 GoogleMaps我的地圖完全教學！規劃自助旅行攻略 Google相簿團隊傳授10個私房密技，有些我也沒想到 轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang（異塵行者），及附上原文連結：GoogleGTD方法教學：用Inbox、Keep、日曆搞定時間管理 文章分類： 工作效率 時間技客 時間管理 資訊管理與網路工作 Google日曆 GoogleInboxbyGmail googlekeep GTD EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 雷恩2016年9月9日下午1:21公司如果是再用MSoffice，是否可以對照成outlook(mail+task+cal)勒??回覆刪除回覆EsorHuang2016年9月9日下午1:44應該可以唷，或者也可以搭配Onenote刪除回覆回覆回覆匿名2016年9月9日下午5:14查看日曆app，無法顯示自訂的三週？回覆刪除回覆EsorHuang2016年9月9日下午5:37App版還不能顯示網頁版中自訂的週數刪除回覆回覆回覆沒有人2016年9月9日晚上10:26想請問站長，有了Inbox和Keep的提醒功能，還會使用Wunderlist之類的ToDoApp嗎?回覆刪除回覆EsorHuang2016年9月10日清晨7:12時間管理系統其實就是每個人選擇自己最適合的一套，既然Inbox與Keep可以滿足待辦清單功能，那麼當然就不需要另外使用ToDOApp了，但也不是說只能有這種選擇，就是看大家自己要怎麼配套，例如你不想使用Keep，那麼或許就還是需要一個ToDoApp可以參考我的文章：如何挑選時間管理工具？http://www.playpcesor.com/2016/08/esor-time-manager.html刪除回覆回覆回覆簡嘉伸2016年9月22日下午6:24我在使用GoogleKeep的方法很類似,不過我把顏色與標籤分開來使用,標籤是區分工作類別,而顏色則是行動類別,如此一來就可以快速找到我要的資訊,最常用的大概就是看看有沒有待辦未完成,就找紅色的,要看備忘資料就找黃色,有時不用區分工作,有時想在某工作找交辦出去的事情,就可以先用顏色再找標籤-同仁面談藍-專案規劃青-工作執行紅-委派追蹤橘-學習訓練綠-備忘記事黃-思考分析白-會議記錄灰回覆刪除回覆EsorHuang2016年9月27日清晨7:52這樣的搭配很棒，我也來實驗看看刪除回覆回覆回覆肝膽胃腸2016年9月26日凌晨2:14想請問站長，在inbox完成後的提醒事項，你會再把它們移到另一個郵件分類裡嗎？因為如果按了完成之後，任務又會回到原本的分類裡，跟未執行或未排時間的任務混在一起，感覺會比較雜亂點。

我在想說是不是多創個"封存"的郵件分類，所有完成後的任務都移進去，看起來更清楚，也不需要刪掉它們。

回覆刪除回覆EsorHuang2016年9月27日清晨7:54我會把他們「移出」待辦清單（也就是郵件分類），這樣其實意義上就是封存在整個郵件系統中了，我倒是不會特別多創封存的分類，因為不需要刪除回覆回覆肝膽胃腸2016年10月1日凌晨3:50原來如此～試用了一下，的確不需要封存的分類。

謝謝站長的解答～目前努力用這套方法中～刪除回覆回覆回覆Adrian2016年12月2日中午12:35請問站長，可否請您簡短比較一下使用Evernote跟google系統的優缺點嗎？回覆刪除回覆EsorHuang2016年12月2日下午4:17Evernote時間管理：強在收集各種型態的任務與想法，強在任務碎片的統整與排序，弱在時間軸上的排程管理Google時間管理：強在時間軸上的排程管理，弱在收集各種型態的任務與想法，弱在任務碎片的統整與排序刪除回覆回覆回覆Unknown2017年2月8日上午11:20請問站長能不能將A帳號的KEEP(全部資料，包含日後新的資料)分享給B帳號，類似分享日曆。

謝謝回覆刪除回覆回覆Unknown2018年2月1日上午8:19ESOR大大您好我對下面這段有一些疑問"在Inbox中，可以執行「清空收件夾」這個動作（頻率可以每天或隔幾天，看你的工作型態而定），當已經完成的郵件，或是「已經分類到清單」的郵件，都可以「視為完成」，按下「打勾」將他們全部從收件匣封存，讓收件匣清空，才能繼續有效的收集新的雜事。

而要處理任務就是到各個清單去處理即可。

"所以流程是檢視過每封郵件(任務)後把他分類，或直接去處理完成就打勾按完成，但真正完成是，分別檢視清單真的去處理完成後再把他從清單中移除嗎?回覆刪除回覆回覆uspstracking2018年9月25日下午5:33Ifeelitisinteresting,Ihopeyoucontinuetohavegoodpostslikethistoshare.回覆刪除回覆回覆happywheels2018年10月9日上午11:08Whatabeautifultransformation!回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 2022起始：建立自己的時間管理入口，以我的Evernote系統為例 作者： EsorHuang 1月02,2022 新的一年啟動，或許你準備開始許多個新的年度計畫，現在就已經開始感覺到壓力與煩惱。

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雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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於是常常會有學員問我：「如何利用"標籤"（Tag）來管理大量的筆記資料呢？」今天這篇2021回顧，我想統整自己實驗、實踐、調整了10年以上的標籤運用系統，分享一個「標籤」整理的方法論，並且無論 Evernote ，還是Obsidian、 Notion 這些擁有標籤（或類似標籤）功能的工具中，其實都可應用。

........................繼續閱讀全文內容 AnyDesk最快的遠端桌面軟體，免費免安裝中文教學 作者： EsorHuang 11月13,2015 2016/12補充：免費遠端桌面連線軟體比較表，三款跨平台遠端工作利器下載2021/5補充：AnyDesk如何遠端重新開機，與修正中文輸入法等電腦錯誤問題前不久一篇「TeamViewer進階教學」的文章留言中，有朋友跟我推薦了另外這個叫做「AnyDesk」的遠端桌面軟體，好奇打開他的網站一看，發現他不只命名為豪氣的AnyDesk（有打開任意桌面的意思），在網站主標語中還號稱是世界上最快的遠端桌面軟體。

我實際試用了一番，雖然沒有刻意去跟TeamViewer或Chrome遠端桌面比較速度，但「AnyDesk」的使用感覺確實是非常快速的，這來自於兩種「快」的體驗：快速啟用，不需帳號、不需安裝，立刻就可以遠端電腦連線！流暢高品質，在保有很好的影像畫面中又有順暢的操作。

而且「AnyDesk」一樣對個人用戶提供免費下載，並且一開啟就有內建繁體、簡體中文版。

更進一步的，「AnyDesk」跟TeamViewer一樣可以突破一些有網路限制的環境，順利遠端控制一些可能Chrome遠端桌面無法控制的電腦，過程中完全不需要設定，讓一般人也能非常簡單的上手。

補充：關於AnyDesk的安全性，可參考其關於加密連線的說明：「Don'tbemisledbythesecurityclaimsofcompetingsolutions.AnyDeskoffersTLS1.2basedencryptionwhichisalsousedinonlinebanking.Wetakesecurityveryseriously.BothendsofaconnectionarecryptographicallyverifiedsonoonecantakeoveryourAnyDesk-IDandpretendtobeyou.」 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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