讓老闆一眼就看見你！寫出「第二層思考」的Email - 大人學

讓老闆一眼就看見你！寫出「第二層思考」的. 有同學寫信問我：「Joy 老師，怎樣才能在工作上受老闆重用呢？」 仔細一讀，原來他轉職到新公司已一段 ... 首頁 大人知識 職場生涯 讓老闆一眼就看見你！寫出「第二層思考」的Email，抓住每一個被注意的機會 有同學寫信問我：「Joy老師，怎樣才能在工作上受老闆重用呢？」 仔細一讀，原來他轉職到新公司已一段時間，非常想要有所做為，加深老闆印象。

但問題是部門人多，許多重要客戶都是資深同事負責，自己都在做些無關痛癢的小事。

充滿職場危機感的他，很擔心這樣下去對職涯發展不利，於是問我該怎麼辦。

  關於這題，還真是個大哉問。

不過工作多年，我的確有些個人心得，因此在回信提到：「如果我是你，想提升在別人心中的存在感，絕對會把任何看似無足輕重的小事，做得好到令人意想不到的境界。

而且啊，當你先放下焦慮，專心堆疊別人心中的信任和可靠時，搞不好還會有出乎意料的發展喔！」 請培養自己「第二層思考」的能力 當然，這道理大家都知道，但實際上又要如何做到？我先說結論，想在職場有發展優勢，你得善用「第二層思考（Second-levelthinking）」，並且把握每次展現機會，有意識地預估對方可能的所有反應，然後精心設計最適合的呈現內容。

「第二層思考」指的是要能加深思考，做出不同的抉擇，因此才能有高於平均的表現，這在之前的文章有詳細說明，今天這篇文章，要聚焦的是內容背後的設計思維。

什麼意思呢？讓喬伊用自己的例子說給你聽～ 說來有趣，教書並不是我唸書時的志願，也不是小時候的夢想，但為何我會從科技公司的上班族，成為一名在各大企業授課的職業講師呢？一切要從「我用Email成功提升老闆心占率」講起。

那時我剛從英國念完研究所畢業回台，順利進到人稱電子五哥的公司，負責品牌行銷的工作。

由於剛進公司還是隻小菜鳥，我常常都在做些跑腿、文書等瑣事，對於客戶的專案根本摸不到邊，再加上部門人很多，平常和主管幾乎零互動，頂多在週會輪到我報告時，會聽到他叫「Joy?」那時我心想：「不行，再不刷點存在感，到年中（終）打考績就尷尬了。

」 但有什麼管道，可以讓主管直接見識我的能力嗎？答案是：Email！  由於一開始還沒什麼機會做簡報、或和外國客戶開會，我常被主管和資深同事放在和客戶、廠商往來的Email副本（Cc）裡。

雖然沒我的事，但每次我都像柯南一般，仔細閱讀這些Email，試圖從字裡行間找出線索，分析主管和大家的立場、在意的點、以及溝通喜好等，並且把這些觀察記錄在筆電裡，心想有天肯定派得上用場。

果然，沒多久我開始得針對調（跑）查（腿）的結果，寫信跟主管還有其他同事報告。

把握寫信給主管的機會：讓他直接看到我的能力 我的主管曾在開會時抱怨每天收到的信件，有很多封都會讓他看完覺得煩。

寄件者要嘛把Email當論文在寫，要嘛句子太少語焉不詳，再不就是英文表達有誤，又或者沒篩選好收件欄位和副本的人，結果引發溝通誤會越描越黑。

對我而言：「問題在哪裡，機會就在哪裡」，所以透過第二層思考，我的Email肯定不能踩到這些地雷，才能讓主管有正面的閱讀感受。

1閱讀觀感佳  要有好的印象，首先就得從「版面」下手！如下圖，和左邊密密麻麻一坨字的表達相比，我的Email總是像右邊的範例一樣段落分明，給主管的「視覺體驗」較舒服。

2閱讀路線清晰  在我的觀察紀錄中，主管其實「挺沒耐心的」，凡事要求「快狠準」，以及「千萬別浪費他的時間」。

我的第二層思考到這裡，就是要讓主管有「寫信者也是這樣想」的認同感，因此每次寫信，我就當作這是「最後一次機會」，透過架構、邏輯、用字遣詞的精心雕琢，細心設計好主管的「閱讀路線」。

從下圖可看出，除了透過「版面」先對比出正面觀感外，從信件目的到相關補充說明，以及給主管的具體行動呼籲，一路從第一段舖陳到最後，確保他能「快速理解」整封信的內容，而不會在閱讀後產生更多的疑問。

  3英文表達有水準、變化多 很多人在沒訓練之下，常會寫出像是上述範例中左邊的狀況，出現很多拼字、文法、翻譯、用字等錯誤，這樣的信件造成主管在閱讀後產生一堆問號，搞不清楚寄件者究竟在寫什麼，更糟的是，還會覺得寫信來的人在浪費自己的時間。

為了讓我僅有的少數寫信機會，可以給主管眼睛為之一亮，我在表達上可是用盡心思，目的是要直擊重點，但又不能千篇一律沒變化。

舉個例子，大家可以從下圖看出，不管是「寫信目的」或是「信末結尾」的表達，都是我刻意安排的巧思，希望收件者在閱讀信件時能有小驚喜，覺得「嗯？沒看過這種表達耶！」 後來才知道，原來主管常會儲存我的Email當範本，因為覺得閱讀起來就是不一樣，對我的印象隨著信件往來越來越深刻。

就如我後來在課堂上開玩笑說的：「姊寫的不是信，是影響力！」Email對當時的我而言，每按下一個send，代表的並不是事情交待完就沒我的事了，而是測驗出「我在對方心中的地位是否逐漸提升，是否能夠勝任更多的任務」的意義。

如我所料，我這精心設計的苦心，的確被主管一眼看中，沒多久，我就開始負責客戶的專案，有更多簡報和開會的機會，去展現自己的能力。

至於後來為何會轉職變講師呢？ 呵，因為不只有我的主管會存我的信件當範本，連其他部門的主管也注意到了，常請我在下班後去指導他們的部屬，訓練他們「千萬別想到什麼就寫什麼」，而是要學會「第二層思考」，就是預期收件者可能的反應，調整呈現的內容。

訓練一段日子後，某部門主管的朋友，剛好是做企業內訓的顧問公司老闆，而我的正面風評就這樣傳到他耳裡，因此受邀成為職業講師，開啟新的人生篇章。

  若你想受主管重用，也想被人注意，不妨也和喬伊一樣，把Email當個人履歷一樣，把每個收件者都當作見證你能力的面試官，雖然隔著螢幕，也要讓他們見字如見人，感受到你處事待人的專業，留下好印象，或許這些Email在某天也能成為你職涯發展的利器喔！ 想跟我一樣，寫出這樣有影響力的Email嗎？歡迎參考【商務Email的結構化寫作法】課程，一月就來充實自己吧！    原文轉貼自：我是黃喬伊（原文連結） 本站所有文章未經事先書面授權，請勿任意利用、引用、轉載。

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基於工程師與顧問的背景，兩位創辦人著重透過邏輯思考來分析、解決人生各類問題，近年也陸續邀集理念相同的作者與講師加入。

「相信思考，勇於改變」是大人學的核心理念，各類講座課程在內容設計上均以「切身實用」為目標，並為學習者歸納出立即可用的「系統化做法」。

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