職場英文Email格式、回覆方法大拆解，2分鐘寫好email！

一、信件主旨（Subject Line） · 二、開頭稱呼語（Greeting） · 三、介紹自己（Identification of self） · 四、解釋寫信目的（Reason for email） · 五、解釋情況、需求（ ... Skiptocontent 職場英文Email格式、回覆方法大拆解，2分鐘寫好email！ 2019-04-26 英文 學習英文,英文寫作 想寫一封好的Email，就要先了解Email的架構，美國CarnegieMellonUniversity在BasicStructureofanEmail中，將Email內容分為七個要素： 1.Subjectline2.Greeting3.Identificationofself4.Reasonforemail5.Describesituation 6.ClosingLine7.Signingoff   一、信件主旨（SubjectLine） 信件主旨就是要讓收件者「在最短時間內了解這封信的目的」，所以不要把寫主旨當成作文，寫出“Iwantto…”這種長句，精練的點出信件主旨就好囉！ ※舉例而言， “RequestinginformationaboutX”「請對方提出有關X的資訊」 “SalesPromotionforX”(通知收件人)「有關X的促銷活動」 “InterestedinlearningaboutX”「請對方教導、分享關於X的知識」 二、開頭稱呼語（Greeting） 稱呼語會依照寫信對象的身分和關係而調整， ※寫給朋友、熟悉的同事：可以直接寫Hi/Hello加上對方的名字（firstname），如”HiJohn,”“HelloTammy,”—–※寫給主管、長輩等寫正式信件：寫Dear+Mr.∕Ms.+對方姓氏（lastname/surname）∕職位∕全名，舉例而言，若要寫信給美國總統DonaldTrump，可以寫“DearMr.Trump,”“DearMr.President,” “DearMr.DonaldTrump,”—–※如果不知道收件者的性別：可以用“ToWhomItMayConcern,”  —–※寫求職信時，寫“DearHiringManager,”，直接對雇用經理展示你的敬意—–※註，（有點複雜大家解釋一下~）：Mr.為「先生」，是Mister的簡寫，Ms.是「女士」，未婚、已婚女士皆可適用，Miss為「小姐」，只適用於未婚女子；Mrs.只能用於已婚女士，後面會加上丈夫的夫姓 三、介紹自己（Identificationofself） 如果與收件者不熟，或是透過其他方式拿到對方的聯絡方式，在信件的開頭介紹自己、解釋與對方的關係是很重要的~ —–※寫信給教授： “Iamastudentinyour（classname）.”（我是您某堂課的學生） “MynameisJessieChen,ProfessorLingavemeyouremailaddress.”（我叫JessieChen，透過林教授得到您的電子信箱） “MynameisJaimeSmith.WemetlastweekattheConferenceatXUniversity.”（我叫JamieSmith，我們上週在X大學的會議中見過面) 四、解釋寫信目的（Reasonforemail） 比較正式的常用句型為”IamwritingtoV.…” —– ”Iamwritingabout∕inreferenceto∕regardingto…（這封信是關於…） ”Iamwritingtoinformyouthat∕of…“（我想通知你…） ”Iamwritingtoenquire∕inquireabout…”（我想問有關…） 五、解釋情況、需求（Describesituation） 這部分的長度因情況而異，記得寫信不用刻意挑困難、冷僻的字寫；簡單、清楚地告知自己的情況或需求，讓對方快速了解就好囉！ 另外，建議段落的第一句話用主題句（TopicSentence），簡單解釋該段的重點和內容，可以幫助收信者快速閱讀，抓到每段的重點！ 六、解釋後續規劃（ActionPlan） 解釋完自己的情況、需求後，如果有需要收信人協助的部分，可以參考以下幾個範例句型： —– “Iwouldbemorethanhappytomeetatyourconvenience.”（希望能在你方便的時間見面） “Ifyou’refree,I’mavailabletomeetonXdayatXtime.”（如果你方便，希望能在X天X點見面） “Ifyouhavesomefreetime,wouldyoubeabletogivemeacall?”（如果你有空，希望你可以打電話給我） 七、結論語句（Closingline） 寫完信件內容後，通常會請對方回覆自己的想法或問題，以下的例句可供參考： —– “Pleasefeelfreetocontactmeifyouneedanyfurtherinformation.”（如果你需要任何進一步的資訊，歡迎隨時聯繫） “Ifyourequireanyfurtherinformation,feelfreetocontactme.” “Ifyouhaveanyquestions,pleasefeelfreetocontactme.”（如果你有任何問題，歡迎隨時告知） —– Ilookforwardtohearingfromyousoon/meetingyounextTuesday.（希望能盡快得到你的聯絡∕我很期待下周二與你見面） I’mlookingforwardtoyourreply.（我很期待收到你的聯絡） ※註：“lookforwardto+Ving”表示期待、期盼的意思 八、結尾用語（Sign-off） 終於來到Email的結尾！以下為幾種常見的結尾用語： ※正式Email（寫信給長輩、上司等） Yourssincerely,∕Sincerely, Yoursrespectfully,∕Respectfully, Bestregards, Bestwishes, Cordially,（「誠心地」意思） —-※非正式Email Cheers,（除了「乾杯」外，這個詞也有「謝謝」和「掰掰」的意思喔） Best,（為“BestRegards,”的簡稱，但比較沒有距離感） Asever, 更多英文書信範例 道歉信Dear[client’sname], Pleaseacceptmydeepestapologiesonbehalfof[companyorbusinessname]forthepoorexperienceyouhadatourrestaurant.Iwanttothankyouforbringingtheseissuestomyattentionandpleaseknowthatwearemakingeveryefforttocorrectourmistakessoeventslikethesedon’thappeninthefuture.Asatokenofourapology,pleaseacceptagiftcardintheamountof$50.00thatcanbeusedatourrestaurantinthefuture.Ihopetogreetyouagainsoonat[companyorbusinessname]. Yourssincerely,[Yournameandjobtitle] 跟新客人聯繫Dear[Sir/Madame/Name], Iwouldliketotakeamomenttointroducemyselfandmycompany.Mynameis[name]andIama[jobtitle]at[companyname].Ourcompanyprovidescustomerswithcutting-edgetechnologyforalltheiremailsignatureneeds.At[companyname],thereareanumberofserviceswecanoffer,suchas[shortlistofservices].Ouremployeesarealsohighlydedicatedandarewillingtohelpyouwithyoureveryneed.I’dlovetheopportunitytospeakormeetwithyoutodiscussyourneedsfurtherandtotellyoumoreabouthow[companyname]canhelpyousucceed.Youcancontactmeat[phonenumber]withanyquestionsyoumayhave.Thankyou, [Yourname] 想提昇英語能力？為你推薦香港熱門英文導師！ 你可能感興趣的相關文章： 『英文文法』Whether、Whetheror、Whetherornot用法分析｜常見錯誤 閱讀更多» 其他文章： 傳說中的TOPIK韓文檢定考試2022大解析!!!—韓文學習專欄 閱讀更多» 【DSE中文卷三】最齊格式綜合技巧整合拓展時間分配 閱讀更多» 【2022線上學英文推薦】自學必看！10個最有效英語學習工具介紹！ 閱讀更多» 【2022通識概念】DSE六大單元必讀概念詞整合〈附時例、跨單元概念〉 閱讀更多» 到底要說sorry還是excuseme？「不好意思、失禮了、對不起…」等英文道歉用語一次掌握! 閱讀更多» 日文出現疊字要用「々」代替?!到底「々」是什麼意思？怎麼輸入？ 閱讀更多» 【英文履歷】7大祕技原則、CV格式、履歷範本、範例、用詞懶人包 閱讀更多» 【線上韓文學習】韓語初學者快看！看這8大韓語教學網站和YouTube頻道就夠了！ 閱讀更多» 【2016】10大韓國流行語，最潮的韓國時事! 閱讀更多» 【5**英文教室】DSE英文Paper2及Paper3最齊文體寫作攻略！ 閱讀更多» Search 相關文章 【新年英文】一起來慶祝吧!怎麼跟外國朋友介紹台灣新年? 【自學英文有訣竅】9大秘方讓英文不再困難！ 【英文學習】6大免費學英文APP推薦，單字聽力口說，三個願望一次滿足！ 到底要說sorry還是excuseme？「不好意思、失禮了、對不起…」等英文道歉用語一次掌握! 【2022英文字典推薦】5個超實用線上英文字典App 【婚姻平權】同志遊行LGBT是什麼？討論同婚必看的英文懶人包！ 【英文履歷】7大祕技原則、CV格式、履歷範本、範例、用詞懶人包 【旅遊英文】生活英文好簡單(二):殺價，點餐與問路英文！ 熱門外語導師 英文導師 日文導師 韓文導師 普通話導師 法文導師 西班牙文導師 德文導師 AmazingTalker 關於我們 媒體報道 工作機會 成為導師 客戶支援 常見問題