怎麼辦？"GTD時間管理法，2大點，10小點，清空你的大腦

戴維·艾倫，美國著名管理思想家，時間管理領域的世界級權威，全球管理諮詢企業戴維·艾倫公司創始人，也是GDT時間管理方法的創始人。

首頁 大黎說成長 事太多，怎麼辦？"GTD時間管理法，2大點，10小點，清空你的大腦 2019-12-08  大黎說成長作者：大黎文中有三個思維導圖，是我精心整理的，包含了文章主要內容，建議收藏。

大家好，我是大黎，今天我們聊一聊GTD時間管理法。

前兩天，一名同事突然在辦公室大喊："我不知道該做什麼了，我要窒息了！"我問她怎麼了，她說："手裏的工作還沒做完，新的任務又來了，我現在腦海里一片混亂，簡直不知道該做什麼了！"她會出現這種情況，在我看來，是不懂時間管理的結果。

在日常工作中，很可能會出現工作群太多，回復不過來；工作積壓太多，來不及處理的情況。

這種工作狀態很容易形成惡性循環，不僅影響工作效率，還會讓人產生焦慮感。

這也是職場人越來越無法從工作中找到幸福感的重要原因。

其實，問題的根本，是時間管理。

今天為大家介紹一種時間管理方法：GTD時間管理法，希望幫助大家解除時間的桎梏，真正學會管理自己的時間。

1、什麼是GTD時間管理方法？戴維·艾倫，美國著名管理思想家，時間管理領域的世界級權威，全球管理諮詢企業戴維·艾倫公司創始人，也是GDT時間管理方法的創始人。

戴維·艾倫在《搞定》一書中提出了GTD管理方法。

這本書的英文版原名叫做GettingThingDone，縮寫為GTD，成為時間管理領域的一個專有名詞。

而GTD時間管理方法是戴維·艾倫經過30多年的管理和諮詢經驗總結而來。

而GTD方法認為，將工作任務分別歸納整理到一個外部工作計劃系統中去，為大腦留下充足的思考空間，由此緩解人們的焦慮感，提高工作效率。

了解了GTD時間管理方法之後，你可能會問，這種方法對我們有什麼幫助？具體怎麼實施呢？接下來，我們一一介紹。

2、和傳統方法相比，GTD時間管理方法有什麼好處？《搞定》：傳統的時間管理法和個人管理法在過去的時代曾經大顯身手，所以，當勞動大軍從工業化裝配流水線中抽身出來，湧入一種全新的工作模式時，這些傳統的方法為我們提供了極為有益的參考，這包括對行動對象和時機的判斷。

而當時間自身也轉化為一種工作要素時，個人日程表隨之成為一種關鍵性的工作管理工具。

在此之前，你可以回想一下，你用過哪些時間管理方法？ 以前，我們經常用小本本記錄，現在大家更多用的應該是手機備忘錄等APP。

我們把這些方法統稱為"傳統時間管理方法"，以下簡稱為"傳統方法"。

傳統方法的作用是，將目標制定為計劃，這樣不僅能避免遺漏，還能在一定程度上提高效率。

但是，這種方法似乎並不能緩解你心中的焦慮。

你可以想一想，你制定計劃的目的是什麼？無非是為了把自己從繁雜的工作中解救出來。

但現實情況經常相反，這一系列計劃非但沒有讓你更輕鬆，反而讓你越來越具有緊迫感。

而GTD方法不是不贊成制定計劃，但"它"想得更加深刻。

GTD方法認為，你進行時間管理的最終目的是，釋放大腦。

你可能沒明白什麼意思，我來解釋一下。

GTD方法的核心目標，是把那些既繁雜又佔大腦內存的工作計劃從大腦里移除，讓你的大腦保持輕鬆愉快的狀態去面對每一項具體工作。

為什麼要移除？因為人的大腦具有局限性，雖然我們說，一邊理解一邊記憶會事半功倍，但不能將思考和記憶同時完成。

試想一下，如果你正在忙着今天的工作，腦子裏還想着昨天沒有完成的工作，然後還要考慮明天的工作計劃，那你會不會覺得腦子裏的東西非常雜亂？這樣就會導致精神壓力大，甚至影響你的思考能力，不僅昨天的事沒完成，今天的事也做不好，明天的事更不知道從哪裏着手。

所以，GTD方法的好處就是，幫助你把昨天和明天的計劃移出大腦，這樣就為你的大腦留出了充足的思考空間，能夠專注於今天需要完成的工作任務，提高工作效率。

就是說，把記憶和思考系統分開。

將工作計劃看做一個獨立的外部計劃系統，用於記錄；將正在做的事情看做一個獨立的思考系統，如此分門別類，就能擺脫工作壓力，專注眼前的事。

而你在將工作任務整理到外部計劃系統時，需要避免這兩種情況：01、昨日事昨日畢，除特殊情況外，不要給工作留尾巴。

留尾巴有什麼弊端？首先，今天為昨天的事情收尾，需要重新梳理工作流程，會花費比昨天更多的時間，得不償失；其次，你整理的工作計劃等於你給自己定的目標，目標沒有完成，心中會有失落感和挫敗感，這會是一種精神負擔，比身體負擔更嚴重。

由此我們可以想到一點，不要為自己制定不切實際的工作目標，量力而行。

如果你的能力是5，卻非要設定一個10的目標，最後的結果很可能是只能完成5，剩下的5會讓你巨大的挫折感，甚至可能連原本的5都做不到。

02、整理明天的工作任務時，信息越充分越好，最好是拿起計劃，立馬能實行。

這樣做有什麼好處？能節約很多時間。

如果你的計劃只是簡單的幾個字，而不是一句詳細的論述，那麼這個計劃只能起到一個提示作用，而當你看到這個簡單的提示時，還需花大量的時間去回顧原本的想法，這樣做的意義其實不大。

那麼怎麼詳細呢？方法是具體到時間、地點、人物、事件等要素。

比如說，"討論下一步工作計劃"這種表述就不具備立馬可操作性。

如果改成"明天早上十點，和小組成員在小會議室討論下季度XX工作計劃"，就會具體很多，看到了可以馬上執行，不會花費更多時間。

其實，這一點就是說，在你做計劃的時候，就將詳細計劃記錄下來，而不是依賴大腦記憶。

這樣才能完全將計劃轉移到外部系統中，將這件事從腦海中清空，讓大腦保持輕鬆的狀態應對當前事物。

試想，如果你的腦海中沒那麼多該做不該做的事需要糾結，是不是就不那麼焦慮了。

看到這裏，你應該明白我們為什麼要用GTD時間管理方法了。

因為它不僅讓我們更高效，最重要的是讓我們從焦慮感中解脫出來。

接下來，我們來說具體方法。

GDT管理法的好處3.如何用橫向管理工作流程的5個步驟，建立自己的計劃系統？上文我們說了，建立外部計劃系統能幫助我們清空大腦，有利於大腦在輕鬆無壓力的狀態下工作，提高工作效率。

那麼，如何利用GTD方法建立自己的計劃系統呢？有以下五個步驟。

01.收集：100%地收集一切"未竟之事"。

A、什麼是"未竟之事"？《搞定》：只要你對一件事貼上了"需要做"或"應該做"的標籤，它就變成了一件"未竟之事"。

比如，你還在猶豫某件事是否需要完成或如何完成，那它就是"未竟之事"。

這包括全部的"我將要……"，也就是那些你已經有所計劃，但尚未付諸行動的事情。

比如說，需要收發的文件，需要收取的快遞包裹，需要買的菜做的飯等等。

而這些事情需要單獨儲存在一個外部計劃系統里，並且為了保證這個系統的有效性，必須定時清空。

就是說，"未竟之事"需要單獨用工具儲存起來，而後定時處理。

相反，如果你沒有將這些事情記錄在外部系統中，那麼它就會存在於你的大腦里，無法清空，而且搶佔大腦空間，隨着時間的推移，事件的累積，這類事情越來越多，越來越雜，就會讓使大腦壓力越來越大，無法擺脫焦慮狀態。

B、為什麼要100%收集？將"未竟之事"100%收集的目的是，將這些事情完全趕出你的大腦，清空大腦。

當你將"未竟之事"完全記錄下來的時候，就能完全信任外部系統，徹底釋放你的大腦。

試想，當你只將該做的事情記錄了大部分，而遺漏了兩三件的時候，你是不是會處於兩頭兼顧的狀態？一會兒考慮外部系統記錄的事情是否完成，一會考慮腦子的記錄的事情是否完成。

這種疲於奔命的狀態，會讓你做事不成系統而且漏洞百出。

然而，你如果利用記錄工具，將這些事完全記錄下來，就能讓自己脫離兩頭兼顧的狀態。

而清空出來的大腦空間，說不定能讓你想出更多的好主意。

那麼，有哪些儲存工具呢？這個很簡單，像小本本，手機備忘錄，錄音等等都可以。

但是要注意兩點，第一，工具的數量不可過多，不然不利於統一收集整理；第二，要定期清理工具里的信息，不然工具里的材料會雜亂無章。

卜拉馬說過一句話：懸而未決的事物存在兩個地方，即任務所處的實際位置和你的大腦。

大腦中的未竟之事會折磨你的心志，從而分散你的注意力。

將懸而未決的事情在外部系統中整理詳細，就是解放大腦。

02.清理清理分為兩步。

A、認清事物本質：這是什麼？當你收集完材料之後，接下來就是清理，但清理的第一步就是，搞清楚這個材料或信息是什麼意思，才能決定接下來的行動。

比如，拿到一份文件，你要先閱讀內容，把內容弄清楚之後，才有行動方向。

阿爾伯特·哈伯德說過一句話：做事情時，並不需要花費很多心力，但是在決定做什麼時，卻需要投入大量的精力。

明白了需要做什麼，才能找對方向，事半功倍。

B、是否採取行動？把內容搞清楚之後，就要決定是否採取行動。

經過分析之後，如果不需要採取行動，那麼，就可能存在以下三種情況：a.無效信息，直接清除。

b.目前不需要，以後可能需要處理。

c.有潛在價值，可以保存作為以後工作參考。

如果需要採取行動，就需要明確下一步行動是什麼？這裏也可以分為三種情況：a.立即執行：兩分鐘處理原則。

就是說，當你確定一件事能在兩分鐘內處理完，那就立即解決掉，不要拖延。

比如說，傳一份文件，回復一個郵件等。

GTD方法認為，這樣的事情如果不能及時解決，下次再來解決的時候，需要用更多的時間回憶、整理，所花費的時間遠遠不止兩分鐘。

b.指派他人。

如果處理這件事需要花費更多時間，並且自己不是處理此事的最佳人選，那麼就可以考慮委託給一個更合適的人去做。

c.延遲處理。

如果預計花費的時間超過兩分鐘，且自己是最佳人選，那麼就把此事記錄在下一步計劃中，等待完成，並確定完成時間或下一步動作。

03.整理清理之後，便是整理。

整理的意思是，將清理的各項事務，像填空一樣，填在每個步驟中，用清單的形式展示出來，這樣便於回顧計劃。

04.回顧回顧就是及時思考復盤，查漏補缺，保證外部計劃系統正常運行。

05.執行GTD方法認為，執行時需要有以下四個標準幫助判斷：a.情景，即這件事需要在什麼條件下才能完成。

比如，寫文章需要在有電腦的地方；跑步需要跑步場地或跑步機。

b.時間，即完成這件事的時間是否充足。

c.精力，即以你當前的精力能否勝任。

d.重要性，在考慮完以上三點後，選擇對你來說最重要的事情優先處理。

以上就是利用GTD橫向管理方法，建立工作計劃系統的具體步驟和注意事項。

接下來，我們來看看如何用縱向管理方法，解決重點工作？橫向管理工作流程的5個步驟4.如何用縱向管理方法的5個步驟，處理重點難點工作？《搞定》：世界上那個才華橫溢、最具創造力的計劃者，就是與你朝夕相處的大腦。

當我們學會建立了自己的工作計劃系統，完美釋放大腦之後，不可避免的，工作中會遇到個別重點難點工作，縱向管理方法就專門針對解決這類事情。

很巧的是，縱向管理方法與橫向管理方法一樣，也分為五個步驟，其實，這也是人的大腦在面對任何一項任務時，需要經歷的步驟，你也許不明白我的意思，沒關係，我們接着往下看。

01.定義目標和原則：做一件事的目的是什麼？02.展望結果：想像完成這件事的美好圖景，會讓你大腦處於輕鬆愉快的狀態。

03.頭腦風暴/集思廣益：在輕鬆的狀態下，你的大腦更容易想出更多好點子。

04.組織整理：將每條想法按順序整理清楚。

05.明確下一步行動方案。

你有沒有覺得，這5個步驟似曾相識？好像我們平時就是這麼思考的。

其實，縱向管理方法也被稱為"自然計劃模式"，就是因為它的邏輯與我們大腦思考問題的順序很一致。

在書中，針對這五個步驟，作者舉了一個例子來幫助理解，我在此基礎上稍微改動了一下。

你回想一下，上一次出去吃飯的動機是什麼？當然了，有可能是因為餓了，有可能是為了慶祝生日，有可能是為了見客戶談生意。

，有可能是為了和男女朋友約會。

——定義目標和原則。

確定目標後，你大腦的下一步自然反應就是想像就餐的情景，比如你和女朋友約會之前，你可能會想像和她坐在一家富有情調的餐廳，吃着精緻美味的晚餐，然後飯後去散散步，這就是你對晚餐展望的美好體驗。

——展望結果。

一旦你認同這種展望，就會開始計劃穿什麼衣服，在哪家餐廳吃飯，幾點出發，有什麼特色菜，思考這家餐廳適不適合約會等等。

這就是頭腦風暴，就像十萬個為什麼，會讓你提出很多問題。

——頭腦風暴。

頭腦風暴之後，你會開始安排每件事情的順序，首先，確定好服裝，確定好餐廳座位，計劃好出發時間等等，大腦會根據這件事的每個要素開始排列順序。

——組織整理。

當這一系列事情都確認好，下一步就是執行，比如給餐廳打電話定位置，穿上精心準備的服裝等。

——明確下一步行動方案。

這樣便收穫了一次完美的晚餐。

縱向管理方法的5個步驟5.總結與傳統時間管理方法不同，GTD時間管理方法的核心目標是，將一切占你"內存"的雜事都趕出大腦，記錄到外部計劃系統中去，你就能專注眼前的事，緩解精神壓力。

GTD方法的出發點是緩解焦慮。

很多時候我們感到痛苦，是因為大腦中積壓了太多未處理的事情，且無法清空而造成的。

《把時間當做朋友》里提到過：時間是不可能被管理的，能管理的只有你自己。

而建立外部計劃系統，清空大腦，本質上就是在管理自己的情緒。

最後，希望你能利用好GTD時間管理方法，提高工作效率，收貨滿滿的幸福感。

作者：大黎文章來源:https://twgreatdaily.com/zh-mo/o6r7FW8BMH2_cNUgM3Za.html 清明節快到了，晉文公為何三面火燒綿山？清明節原來是為了紀念他 2020-04-01 事太多，怎麼辦？"GTD時間管理法，2大點，10小點，清空你的大腦 2019-12-08 討好型人格對誰都好，就是對自己不好，做自己，有這麼難嗎？ 2019-10-27 人類本性最深層的驅動力：過度"自重"，正在迫害你的社交圈 2019-09-25 批判型人格對生活、交友、親子關係的影響，你不經意的話語最傷人 2019-09-23 這一步，我走了4年，人生的選擇：跨出舒適圈需要勇氣 2019-09-19 不要再自欺欺人了：你所謂的穩定才是最大的不穩定 2019-09-18