超實用Email 工作密技：收信人地址最後填、主旨寫得好才讓人 ...

不應該用輕鬆的寫作風格寫Email，以英文來說，「Hey」跟「Yo」都非常不 ... Pachter 說到一則趣事：「以前有個主管很喜歡寫『抱歉打擾了（Sorry for ... Share 《VO》導讀：原文刊載於 BusinessInsider ，作者 JacquelynSmith為該站編輯。

以下為原文第一人稱編譯： 每天上班，我們都在收發上百封電子郵件，但生涯規劃師BarbaraPachter卻說，大部分的人都不知道怎麼適當的利用電子郵件。

因為我們每天要收發的訊息量太過龐大，所以更有可能犯錯，甚至導致嚴重的後果。

Pachter在她的書中《商業禮儀基礎》列出了現代基本的電子郵件禮儀，以下是你必須知道的一些精選。

主旨清晰明確 例如「更改開會日期」、「對你簡報的一個小問題」或「對提案的建議」。

「人們經常以信件主旨來決定是否打開它，」Pachter說，「因此，主旨要寫得讓讀者了解你要說的是他們關心的事。

」 要用專業的電子信箱 如果你有公司信箱，就應該用公司信箱。

如果你用私人電子信箱，無論你是自由業或只是恰好用來收發工作相關郵件，Pachter都建議你應該謹慎挑選信箱地址。

你的帳號應該要能表現你的名字，收件者才知道是誰寄來的。

不要用不恰當的帳號，例如「[email protected]…」或「[email protected]…」等。

按下「回覆所有人」前請三思 沒有人會想收到跟自己不相關的電子郵件。

忽略電子郵件並不容易，大家都會從手機收到通知、電腦螢幕會有彈出式視窗。

Pachter說，除非你真的認為所有人都需要收到這封信，不然不要再按「回覆所有人」。

附上簽名檔 Pachter建議你可以提供收件者你的資訊。

「一般來說，簽名檔會秀出你的全名、職稱、公司名、聯絡資料，包含手機號碼，你也可以做一點自己的宣傳，但不要加太多東西，像諺語或圖片之類的。

」 她說要用跟信件其他部分相同的字體、顏色與大小。

打招呼要專業 不要用隨便、口語的詞語，例如「嘿你這傢伙」或「嗨，小夥伴」。

不應該用輕鬆的寫作風格寫Email，以英文來說，「Hey」跟「Yo」都非常不正式，不應該在職場上使用。

可以使用「Hi」或「Hello」。

Pachter也建議，不要隨便簡稱人家的名字。

「Michael就是Michael，不是Mike，除非你確定他想被這樣稱呼。

」 盡量不要用驚嘆號 如果你要用驚嘆號，用一個就好。

「人有時候會太驚訝，不小心在鋸子後面用太多個驚嘆號，可能會造成不成熟或太情緒化的結果，」她寫道，「寫作時應盡量少用驚嘆號。

」 開玩笑要小心 沒有臉部表情或說話語調，你的幽默很可能被誤解。

在專業的角度上來說，最好不要在電子郵件裡摻雜玩笑，除非你跟收件人很熟。

而且你認為好笑的，別人不一定覺得好笑。

Pachter說：「說出來很好笑的話，寫出來不一定好笑。

如果你有任何疑慮，就不要寫。

」 要意識到不同文化的人，寫作跟口語上的不同 文化差異很有可能導致溝通誤解，尤其是寫作的形式，因為我們看不到對方的肢體語言。

你要根據對方的文化背景、或你與他的熟悉程度來調整信件內容。

有一條不錯的潛規則，就是高度倚賴人脈的文化（例如日本、阿拉伯、中華文化）會想要先知道你是誰，才來談生意。

因此，來自這些文化的人比較有可能寫出較個人化的信件。

另一方面，低度倚賴人脈的文化，如德國、美國或斯堪地那維亞文化，這些人喜歡單刀直入。

盡量回覆所有郵件 Pachter說雖然回覆所有信件很難，但你應該試著這麼做。

就算信件是寄錯了也一樣，尤其是寄件人急著想要收到回信的時候。

回覆雖然不是必要的，但是一項很好的禮儀，尤其是寄件者是同事或同行的時候。

簡單示範如下： 「知道你一時忙碌，但我想這封信應該不是寄給我的，只是想告訴你一聲，讓你寄給正確的收件人。

」 寄出前再三檢查 收件者不會自動忽略你的錯誤，「而且有些人還會因此評價你」，Pachter說。

不要依賴文法檢查，在寄出前親自檢查信件幾次，最好唸出來。

Pachter說到一則趣事：「以前有個主管很喜歡寫『抱歉打擾了（Sorryfortheinconvenience）』，但自動拼音幫他改成『抱歉尿失禁了（Sorryfortheincontinence）』。

」 最後才輸入收件者地址 「你絕對不會想要寫到一半不小心寄出去，」Pachter說，「就算你是在回覆信件，預防萬一也把收件者欄先清空，確定整封信都能寄了才輸入。

」 再三確認你有沒有選對收件者 Pachter說，輸入收件者欄位時要特別小心，「一不小心就會選錯人，弄得你跟收錯信的人都很尷尬。

」 使用正式字體 紫色的卡通斜體字有它發揮的舞台，但在工作書信往來上，還是使用最經典的字體、顏色與尺寸。

信件內容應該要很好讀，這是不變的鐵則。

「基本上，10號字或12號字是最好讀的大小、Arial、Calibri、TimesNewRoman是最好讀的字體，顏色則是黑色不會錯，」Pachter說。

放緩語調 如同玩笑會失真，語調也有可能被誤解，因為你無法透過聲調跟表情來傳達，結果造成了你沒想到的後果。

你想要開門見山，對方卻覺得是怒氣沖沖。

為了避免這些誤會，Pachter建議你可以在寄出信件前先大聲唸出來，如果聽起來很刺耳，那收件者可能也有同感。

最好避免使用不禮貌的負面詞語，如「失敗」、「錯誤」、「無視」等，並隨時記得要說「請」跟「謝謝」。

寫出的每個字都要小心 所有的電子訊息都必然留下可追蹤的軌跡，絕對不要忘記。

「預設別人都會看到你的信件是基本原則，」Pachter說，「所以不要寫你不想被知道的事。

」講白了，就是不要寫那些對你或其他人有害的內容，畢竟預防勝於治療，電子郵件如此方便，實在太危險了。

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