Outlook 職場必備郵件整理圖解教學，網頁版11 個排程管理技巧

這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail 的對應功能為：「改變Gmail 預設延後郵件 ... 跳到主要內容 Outlook職場必備郵件整理圖解教學，網頁版11個排程管理技巧 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 7月29,2020 因為我所任職的公司是使用Outlook郵件系統，所以我當然也想把自己在Gmail上的清空收件匣方法，套用在公司的郵件系統上。

多年前，我曾經用Outlook電腦端軟體（當年是用Outlook2010），實際測試過一套工作流程：「Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學」。

不過現在新版的Outlook，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟Gmail一樣的郵件管理流程了。

所以今天這篇文章，就用版本比較一致的Outlook最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。

如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的Outlook：個人帳號登入（網頁右方會有廣告條）：https://outlook.live.com/公司帳號登入：https://outlook.office365.com/01.指定時間稍後處理郵件：首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。

例如：下週會議才要使用的郵件。

兩週後才要開始處理的任務。

次要的，之後有空再處理的。

我就會利用［延遲］，把郵件延後到指定的時間。

這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail的對應功能為：「改變Gmail預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾」，非常有幫助的功能。

02.封存處理完成、不需要處理的郵件：有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。

有些郵件是已經處理完成了。

這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。

這時候，就要把這些郵件［封存］起來。

Outlook中也預設了一個［封存］按鈕，點擊後，郵件將會從收件匣消失，放入［封存］資料夾。

不用擔心郵件不見，以後搜尋關鍵字，一樣可以找出這些郵件資料。

Gmail中也有封存的功能，善用封存，我們的信箱將會更簡潔、更好工作，可參考：「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的Gmail郵件」。

03. 釘選重要郵件，常駐處理：有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。

這時候，可以利用Outlook中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。

有兩個地方可以釘選郵件。

第一個地方，是在郵件清單上，游標移動郵件項目右上方，會浮現幾個常用動作，其中預設會有一個［圖釘］按鈕，可以釘選郵件。

第二個地方，在上方工具列最右方的［...］，選單裡也有釘選郵件的選項。

04.把郵件變成待辦清單工作、行事曆事件：如果這個郵件想要變成行事曆上的行程，或是變成待辦清單上的工作，Outlook中也有相應的功能可以使用。

以Outlook網頁端為例，打開右上方的［我的一天］按鈕，會在信箱右方打開行事曆、ToDo的側邊欄。

這時候，把左方的某一封郵件，直接按住拖曳到右方側邊欄，就可以新增行程（事件）或待辦事項（ToDo）。

當郵件拖曳到ToDo，新增的待辦事項，也就是同步到「微軟ToDo 」服務中。

你可以利用這個側邊欄，在處理郵件時，同時安排行程，或是添加待辦清單。

Gmail中也有相應的側邊欄，可參考：［全新Gmail、GoogleTasks與日曆的時間管理系統實作教學］、［4個小技巧活用Gmail、Google文件中直接編輯行事曆功能］的使用方法。

05.自動分類郵件：開啟焦點收件匣在Outlook中也會自動幫我們分類郵件，主要分成「焦點郵件」和「其他郵件」，其實在工作上也很夠用。

焦點郵件，就是工作上單獨寄給你的、來自重要聯絡人的郵件。

可以幫助我們先處理相對重要的郵件。

其他郵件，就是比較偏向資訊類、通知類的郵件。

如果你預設沒有開啟，可以在網頁版Outlook右上方的［齒輪］設定選單中，開啟［焦點收件匣］。

Gmail的類似功能則可以分類一些促銷、通知、帳單型的郵件：［Gmail收件匣自動分類活用，不需手動懶人整理郵件方法］。

06. 建立「自動整理」規則：Outlook有一個快速建立自動化規則的［整理］按鈕。

針對某位寄件人寄來的郵件，按下［整理］，可以快速建立一條規則：以後這個人寄來的郵件，都自動移到某一個分類中。

以後這個人寄來的郵件，只保留最新一封，其他都自動封存。

以後這個人寄來的郵件，只保留最近10天，其他都刪除。

上述條件都可調整、替換。

利用［整理］，快速建立一條自動化規則，以後這個人寄來的郵件，都會自動套用這個整理方式。

Gmail的類似功能則為：「Gmail如何幫專案郵件自動分類？自動畫重點顏色？」。

07.收回剛剛按下傳送的郵件：有時候寄出郵件當下，才發現漏寫一段話，或是還沒寫完不小心按下傳送。

這時候，設定好反悔功能，就可以把郵件收回。

在Outlook網頁版中，進入右上方的［齒輪設定］，再進入［檢視所有Outlook設定］。

接著在［郵件］設定中的［撰寫及回覆］，可以開啟［取消傳送］功能，最多10秒鐘。

開啟後，按下傳送，會有10秒鐘的時間，在郵件清單下方會出現［復原］按鈕，可以收回剛剛按下傳送的郵件。

08.自訂常用郵件動作：前面有提到，在郵件清單的項目右上方，會有一些預設的快速動作按鈕。

這裡是可以自訂的。

進入檢視所有Outlook設定的畫面，在［郵件］的［自訂動作］頁面，可以決定哪些常用按鈕要出現在郵件右上方。

不要貪多，最好只勾選必要的，以免誤點，也才能真正發會快速處理的效果。

09.透過增益集安裝外掛：Evernote郵件擷取Outlook中可以透過［增益集］來添加外掛功能，例如擷取郵件到Evernote的［Evernoteforoutlook］工具。

安裝後，在Outlook網頁版的郵件畫面中，打開［...］選單，可以看到Evernote的外掛按鈕，點擊後就可以擷取郵件。

你可以結合08的技巧，把常用的增益集外掛，擺放在郵件功能按鈕選單上，方便快速點選。

Gmail也可以安裝外掛，來讓郵件中包含像是簽名等功能，可參考：［Google推出Gmail內建外掛程式：整合其他服務建立專案流程］。

10.連結其他雲端儲存空間Outlook預設當然是以OneDrive當作雲端硬碟來使用，但也允許使用者連結自己專用的其他雲端硬碟服務。

在［檢視所有Outlook設定］中，從［郵件］的［附件］頁面，可以新增像是Google雲端硬碟、Dropbox的授權。

授權成功後，之後撰寫郵件，可以在附加檔案時，選擇從這些雲端服務直接插入檔案到郵件中。

 11.稍後傳送郵件稍後傳送，其實是一個好用的功能。

例如我下班前寫完一封工作郵件，但如果現在就傳送，怕會干擾到對方，也怕對方明天收信時反而這封信被擠到下方，所以我設定一個更精準的時間，讓對方在明天上班後才收到信。

在Outlook網頁版中，撰寫郵件的［傳送］按鈕有一個選單，可以選擇［稍後傳送］，設定一個更準確的傳送時間。

Gmail的相應功能可以參考：［Gmail排定傳送時間教學！郵件跨時區、假期後最佳時間送達］。

結論：利用上述的功能，Outlook網頁版或最新版，也可以做出很輕鬆但有效的工作排程管理。

要完成每天清空收件匣的習慣，也會更加容易。

整理幾個關鍵功能，分享給大家，有興趣的朋友還可參考：如何高效率的重新整理郵件？我的真實工作步驟完整分享Gmail16個秘密功能教學：學會最高效率的郵件管理（歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：） 文章分類： outlook EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 King2020年7月30日下午5:39我們使用outlookexchange的竟然沒有你介紹的功能回覆刪除回覆EsorHuang2020年7月30日晚上9:04outlook還是有版本的問題，有時候確實落差很大刪除回覆回覆回覆EsorHuang2020年7月30日晚上9:04可以多多研究看看回覆刪除回覆回覆匿名2021年4月17日中午12:12請問針對郵件設定提醒時，可以直接"預設"提醒為當天的中午12點整嗎？因為每一次在郵件設定提醒時，跳出視窗還要從下拉式選單拉出選擇12:00多了一道程序希望能夠簡化此程序，謝謝。

回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

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做為知識整理工具，確實是一個很棒的選擇。

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雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 作者： EsorHuang 1月21,2020 之前在電腦玩物撰寫的「免費！中文影片語音轉文字字幕，支援超大影片與長時間錄音」，是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具，透過語音辨識，產生的字幕檔案雖然還需要校對，但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

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今天這篇文章，就深入的來聊聊Google的「我的地圖」服務，這是一個可以讓我們「自訂地圖」的工具，在地圖上任意繪製地標、路線，對商務需求來說可以打造出一張一張資料地圖（例如我之前在製作一本新書時建立的「台灣推薦空拍地點地圖」），對生活需求來說，則可以讓我們規劃自助旅行路線！Google「我的地圖」在規劃自助旅行路線時可以解決許多問題：國外地點名稱地址常常難懂，用自訂地圖就能自己取一個好辨識的名稱。

在規劃路線之外，自訂地圖還能補充許多旅遊圖文資料，讓這張地圖就是旅遊手冊。

好看的自訂地圖一方面旅行時帶來好心情，二方面事後就是最好的旅遊回憶之一。

自訂地圖還能跟朋友共享合作，讓彼此都能在手機上查看這次旅行地圖。

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