淺談時間管理法GTD，及專案工具 ... - 科技濃湯TechSoup Taiwan

哪些常規事項可以整理出SOP 的作業流程，加快處理的速度？ 面對不斷插入的即時事件，怎樣可以擬出有效率的待辦清單？ 怎樣在公、私 ... 產品公告 首頁 遠端工作 非營利組織資訊運用座談會 網路星期二 D4SG公益資料力 新知翻譯 社群媒體 二手電腦 產品公告 2014年9月27日星期六 Tweet 淺談時間管理法GTD，及專案工具Trello、Wunderlist與Workflowy 來源 http://bit.ly/1u3JPkS 過去，我們習慣將好用的軟體下載，安裝在電腦裡。

現在，仍有不少好用的免費軟體可供下載，但其實我們每天都會打開的瀏覽器，也是一個強大的平台，特別是很多網路服務為了滿足使用者跨裝置、雲端帶著走的需要，大多會建置「網頁」和「手機App」這二種服務端。

所以使用者不管使用哪一台電腦，只要在搜尋引擎輸入關鍵字、找到網址、登入網站，就可以隨時存取自己的資料。

瀏覽器除了最多人使用的IE之外，還有Chrome和Firefox。

後二者除了一般瀏覽網頁的功能之外，還有外掛（extension/add-on）市集，就像手機App的市集一樣，使用者安裝過後，可以讓特定服務發揮更大效能。

網路上，你會發現數以百計的工作管理工具。

什麼是好的工作管理方法？又該如何選擇好用的雲端工具呢？以下我們會介紹三款以「網頁+App」為基礎的免費服務，供大家參考。

工作管理方法 每個工作環境，大到一個組織、小至幾人團體，大多有習慣的工作流程與工具。

大組織可能有比較好的內部網絡/知識平台（如SharePoint、Office365），小團體則運用現成的雲端工具進行溝通與檔案共享，往往也能達到不錯的效果。

團體的工作流程改變較不容易，常需要大家共同討論、試行，慢慢轉移。

但回歸到個人的時間管理應可以有更多的彈性的。

例行事情多、好幾個專/個案同時進行，加上行政、文書業務，回不完的電話或Email。

有什麼方法和工具可以幫忙的嗎？ 有沒有可能審視自己的業務範圍內： 哪些常規事項可以整理出SOP的作業流程，加快處理的速度？  面對不斷插入的即時事件，怎樣可以擬出有效率的待辦清單？  怎樣在公、私之間的數位工具，甚至跨裝置進行整合？  善用好的工具與建立工作習慣，或許有助於提升生活品質、帶來創新的可能性。

個人工作法GTD GTD（GettingThingsDone）是一種時間管理法，通常我們在面對龐雜的任務或模糊不清的專案時，容易挑簡單的事做，並且心思不斷被各種未完成的事項佔據，導致腦袋在多工的狀態下，效率降低；重要的事反而被拖到最後一刻，完全沒進度。

GTD旨在協助人們面對許多待辦任務時，可以先花一點時間思考：每個任務的目標？需要什麼樣的處置？輕重緩急？方法是：通過記錄，把頭腦中的各種任務移出來，這樣心思就不用塞滿各種需要完成的事情，而可以集中精力於正在處理的任務。

透過將每天的工作進行整理的過程，我們可以幫腦袋清出更多空間，提升專注力。

施行步驟如下： 把任何你需要追蹤／記住／動手完成的事情，記在一個「收件匣」裡（bucket，如Email信箱、筆記本、手機的筆記App等，或上述的組合）。

把腦袋裡「所有該完成的事」都拿出來放到「收件匣」，準備下一步處理。

處理收件匣時，要遵守以下： (1)從最上面開始。

(2)一次處理一項。

(3)2分鐘以內的任務，馬上完成它   （2分鐘是一個分水嶺，這樣的時間和推遲一個動作所花的時間差不多） (4)2分鐘以上的任務，「延期完成」或「委託別人完成」 (5)無法處理的任務：(a)存檔以便查詢(b)把它扔掉(c)等待新契機，再進行解決  每星期「收件匣」應該至少被清空一次。

  （GTD的施行流程圖） 換句話說，GTD並不在意未來什麼時間你要做什麼事情，它在意的是利用「當下這個時間」真的「完成某件事情」，其中有5個要點：（摘自http://goo.gl/Ze9dJ） 收集所有任務瑣事  拆解出最小具體行動  專注在今天該做的事  用權重排序步驟  果斷延期你的任務  為了執行GTD和所延伸出來的專案計畫，因此出現各種工具，其中待辦事項清單（To-DoList）是最常見的。

一張包含GTD概念的待辦事項清單，應該有： 收件匣：隨時蒐集、寫下所有該做的事  今天：  睡前或一天工作開始之前，想一下這一天「一定」得完成的任務，依輕重緩急排列。

  每個任務最好包含一個動詞，加強完成的動力，如：寫完一篇blog文章、回覆XXX的信件、查閱XX主題的資料等等。

  近期：規劃這一週／月，得完成一定進度的專案任務  其他：你也可以依需要，增設「追蹤」或依不同專案、條列清單，盡量把專案裡的任務切割為可具體完成的任務。

  待辦事項清單工具：Trello,Wunderlist和Workflowy  ※這是使用Trello當作團體討論白板的方式。

Trello可以開許多不同的白板，使用者可以依狀況以不同方式使用。

（轉自這裡） 那麼又有什麼好用的「網頁+App」為基礎的免費服務，可以讓我們更方便地記錄待辦事項清單呢？以下三個工具，可用作個人待辦事項清單，也可用於多人團體協做的專案。

筆者使用過後的比較是：（下方有詳細功能比較與教學連結） Trello是廣受好評的工具，免費版的功能很完整、限制少，也是g0v社群推薦的工具。

操作方式直覺，類似白板的頁面，任務卡片移動很方便，同時一張卡片可以是一個專案的規模，也可以是一個簡單的任務，就看使用者的調配。

能伸能縮，適合個人或多人使用。

  Wunderlist是一個持續進化、頗有企圖心的服務。

一目了然的介面，以及預先設定好的時間/專案式清單版面，加上和iOS8、瀏覽器外掛的整合，跨裝置使用很方便。

小缺點是任務不能自由移動。

  Workflowy偏重文字，如果你喜歡以顏色提醒重要性，或者時常需要夾帶附件，比較不合適。

但它的好處是一目了然，類似記事本的頁面，輕量、簡單。

  以下為功能比較的表格整理： Workflowy Trello Wunderlist 教學 文章 http://bit.ly/1BFz5LG http://bit.ly/1wlDQap http://bit.ly/1BFAp1i 介面 語言 英文 英文 中文介面 費用 版本 都有好用的免費版本 任務 上限 免費版：500個/月 付費版：無上限 無上限 無上限 （協作任務的 限制） 以Email新增 任務 X O O 僅支援Chrome外掛 專案 階層 5層以上 4層 （白板/清單/卡片/包含待辦事項） 3層 支援 標籤（tag） O X O 關鍵字搜尋 使用一般網頁文字 搜尋 Ctrl+F或Command+F  O O 調整字體顏色 可調整粗體、斜體和刪除線。

不能調整顏色 可調整粗體、斜體和刪除線。

支援5種顏色標籤及貼紙功能 無法調整字體 可打星號，標示優先任務 自由調整任務排序位置 O O X 任務 通知 E-mail Email O 夾帶 檔案 X 需生成雲端檔案的 超連結 O O 多人 協作 O O O 免費版最多10人 跨裝置使用 都有網頁版和行動裝置的App 資料 備份 O O O 其中「以Email新增任務」是筆者覺得很重要的功能，因為許多公事的往返、聯絡、甚至資料的蒐集，都是使用Email進行，可以直接轉寄Email的內容和附件成為工作任務，就能達到把龐雜的任務集中處理的效果。

另外，網路星期二也介紹過以Evernote做為工具的工作整理方式（紀錄：[網二]2013/11/05數位人生之工作整理術）。

這些工具每個人使用起來的狀況都不同，但自己用起來最順手的，就是好工具。

當把工作的資料內容盡量集中到一個工具或服務裡面、逐漸累積起來，所彙整起來的個人資料庫也就等於是自己的知識平台，這是很重要的。

其中要特別注意的技巧是：不要刪除有價值的任務或信件，請用封存的方式，把它們歸檔。

（封存是指：將任務或Email從可以看見的收件匣中移除，以供日後存取，就像是將文件收藏在檔案櫃中妥善保存，而不是丟到垃圾桶裡刪除） 蕃茄鐘工作法 另外一個時常和待辦事項清單相互搭配的，就是「蕃茄鐘工作法」（PomodoroTechnique）。

方式很簡單： 決定要完成的任務  設定定時器至25分鐘。

（有很多手機App和瀏覽器外掛可使用，如AndroidApp「發條蕃茄鐘」或Chrome外掛TimeDoser）  持續工作到定時器鈴響，紀錄完成的工作，得到一個蕃茄。

  休息5分鐘。

  每四個蕃茄，休息15分鐘。

  示意影片 （來源http://pomodorotechnique.com/） 這樣做的好處是： 維持頭腦專心的時間，也獲得適當的休息。

  可以透過蕃茄紀錄工作所需要的時間，回頭檢視工作成效。

  完成一定數量的蕃茄，代表完成了一些工作。

每天點滴進步，有助於自我成就感的提升。

  記得完成工作後，給自己一點獎勵！  嘗試是成功的第一步，一起來試試吧！ 先註冊帳號，試著玩玩看Trello、Wunderlist或Workflowy。

  不管是那一個服務，先建立「收件匣」、「今天」和「未來」三個清單  把一部分手邊的工作，拆解成具體的任務，通通放到收件夾裡  每天工作開始前，從收件夾中挑出今天得完成的工作，放到「今天」的清單 開始第一個任務，並記得按下蕃茄鐘  完成的任務，記得要封存（Archieve）而不是刪除！  一天結束後，看看自己封存了幾個任務，或得到幾顆蕃茄  玩得順手之後，可以把朋友或同事一起拉下水，特別是需要團體合作的專案，減少開會、相互確認進度的時間成本。

  最後，任何專案管理或待辦事項之類的工作管理服務，都是為了增加效率而不是負擔。

進行中，可以隨時依自己的狀況調整，例如接電話或和別人聊天時，記得把蕃茄鐘暫停；或者喜歡工作時間是50分鐘、休息10分鐘，也可以調整蕃茄鐘的時間。

盡量不要多工作業、或把一天的任務規劃得太複雜，記得專注解決眼前的工作，這樣每一天完成的工作也是對自己的肯定。

同時，不管多大多複雜的計畫，也可以在每一天具體的進步中，逐漸完成！ 如果你在試行過程中遇到什麼問題，或有什麼好的心得分享，也請在下方留言喔:) 延伸閱讀 將Email的收件匣當作待辦事項清單的工作法：10步驟改造Gmail信箱當個人時間管理與工作排程系統 張貼者： 科技濃湯 於 下午3:20 以電子郵件傳送這篇文章 BlogThis！ 分享至Twitter 分享至Facebook 標籤： E-Newsletter每月電子報, News科技新知, tool工具 6 意見: 科技濃湯 提到... 如果你有iPhone或iPad，隨著iOS8系統升級，現在使用Safari瀏覽器或手機上方的通知中心，都有更多app的分享與通知的彈性。

更新後的Trello和Wunderlist目前都支援Safari的分享和通知中心的一鍵記錄了，方便你隨時將瀏覽的頁面或待辦事項，直接存取到app裡～ 2015年2月24日上午10:49 vincean 提到... liqform專案管理功能以表單為基礎，可自由組合專案所需表單，設定不同部門不同表單存取權限，用狀態設定概念來呈現類似trello的工作卡概念，用動態概念來實現類似fb動態牆，觀看跟我有關的最新回應資料，https://www.liqform.com/article/44 2015年11月19日下午2:46 Danielsu 提到... 請問一下這三個軟體您怎麼分配使用？ 2015年12月5日凌晨1:51 科技濃湯 提到... 這三個服務，小編目前主要只使用Trello。

因為Worksflowy只有純文字介面，功能較簡單；Wunderlist很積極推廣，功能也不錯。

因為我的工作較單純，也會建議盡量把待辦事項或專案管理集中在一個地方，就不需要在不同服務中切換。

另外，Trello正在進行中文化，未來對中文使用者會更友善～ 2015年12月7日上午10:33 Unknown 提到... RememberthemilkisgoodforGTD.Itisfreeandjustgiveatry. 2016年3月6日下午3:18 匿名 提到... 收益良多，感謝作者大大！ 2016年9月27日上午8:52 張貼留言 較新的文章 較舊的文章 首頁 訂閱： 張貼留言(Atom) 搜尋此網誌 科技濃湯計畫是開拓文教基金會與美國的非營利單位TechSoup共同合作的平台，將扮演資訊科技廠商的軟硬體捐贈和台灣非營利組織之間的橋樑。

最新消息：http://techsoup-taiwan.org.tw/edm 熱門文章 [Google非營利版]無限容量的共用雲端硬碟小技巧 [法律授權]我可以在自己的網站上使用那支影片嗎? [活動紀錄]Microsoft365資安快易通—新手入門教學與NPO進階案例分享 [紀錄]Visio教育訓練：基本操作及家系圖繪製 [活動紀錄]6/23Teams快速上手教學！ 線上活動報名工具介紹：Google表單、KKTIX和活動通 Office365小技巧：不用登入，就能透過商務用Skype一起開線上會議！ 最新留言 載入中… 文章存檔 ►  2021 (10) ►  十二月 (1) ►  十月 (1) ►  七月 (3) ►  四月 (2) ►  三月 (1) ►  二月 (2) ►  2020 (17) ►  十二月 (1) ►  十月 (2) ►  九月 (3) ►  八月 (2) ►  七月 (2) ►  五月 (3) ►  四月 (2) ►  三月 (2) ►  2019 (13) ►  十二月 (2) ►  十一月 (1) ►  九月 (1) ►  八月 (1) ►  七月 (3) ►  六月 (2) ►  五月 (2) ►  一月 (1) ►  2018 (22) ►  十一月 (2) ►  十月 (3) ►  九月 (3) ►  八月 (2) ►  七月 (3) ►  六月 (1) ►  五月 (3) ►  四月 (1) ►  一月 (4) ►  2017 (33) ►  十二月 (4) ►  十一月 (2) ►  十月 (1) ►  九月 (2) ►  八月 (2) ►  七月 (7) ►  六月 (2) ►  五月 (2) ►  四月 (2) ►  三月 (3) ►  二月 (3) ►  一月 (3) ►  2016 (46) ►  十二月 (3) ►  十一月 (3) ►  十月 (4) ►  九月 (5) ►  八月 (2) ►  七月 (4) ►  六月 (3) ►  五月 (3) ►  四月 (3) ►  三月 (6) ►  二月 (4) ►  一月 (6) ►  2015 (47) ►  十二月 (11) ►  十一月 (3) ►  十月 (4) ►  九月 (4) ►  八月 (3) ►  七月 (5) ►  六月 (3) ►  五月 (3) ►  四月 (3) ►  三月 (4) ►  一月 (4) ▼  2014 (48) ►  十二月 (6) ►  十一月 (6) ►  十月 (3) ▼  九月 (3) 2014年9月電子報：「冰桶挑戰」討論紀錄&GTD工作管理概念及工具推薦 淺談時間管理法GTD，及專案工具Trello、Wunderlist與Workflowy [紀錄]9/9挑戰冰桶之大腸冰論壇—行銷、責信及道德（9/29更新） ►  八月 (4) ►  七月 (4) ►  六月 (4) ►  五月 (4) ►  四月 (4) ►  三月 (1) ►  二月 (2) ►  一月 (7) ►  2013 (49) ►  十二月 (3) ►  十一月 (5) ►  十月 (4) ►  九月 (6) ►  八月 (5) ►  七月 (5) ►  六月 (4) ►  五月 (4) ►  四月 (4) ►  三月 (3) ►  二月 (1) ►  一月 (5) ►  2012 (50) ►  十二月 (5) ►  十一月 (3) ►  十月 (2) ►  九月 (4) ►  八月 (5) ►  七月 (6) ►  六月 (5) ►  五月 (4) ►  四月 (3) ►  三月 (6) ►  二月 (3) ►  一月 (4) ►  2011 (81) ►  十二月 (4) ►  十一月 (15) ►  十月 (7) ►  九月 (4) ►  八月 (5) ►  七月 (7) ►  六月 (5) ►  五月 (6) ►  四月 (6) ►  三月 (11) ►  二月 (3) ►  一月 (8) ►  2010 (21) ►  十二月 (4) ►  十一月 (7) ►  十月 (4) ►  九月 (1) ►  七月 (2) ►  五月 (1) ►  一月 (2) ►  2009 (16) ►  十月 (1) ►  九月 (1) ►  八月 (1) ►  七月 (1) ►  六月 (4) ►  五月 (3) ►  三月 (3) ►  二月 (1) ►  一月 (1) ►  2008 (63) ►  十一月 (4) ►  十月 (8) ►  九月 (5) ►  八月 (6) ►  七月 (6) ►  六月 (31) ►  五月 (3) 文章分類 科技濃湯FAQ 個資 部落e樂園共識會議 資訊科技運用交流區 資訊運用診斷 網路串連 數位文化學院 Campaign活動 Charity線上公益 Cloud雲端運算 Crowdfunding群眾募資 DIN身障網 E-Newsletter每月電子報 facebook臉書 Freedom網路自由 Green環境保護 Law法律 Marketing行銷 Microsoft微軟 Mobile行動科技 nettuesday網路星期二 News科技新知 NPO資訊運用座談會 NPO課程消息 O365 OpenData開放資料 OpenSource開放源碼 OperationSystem作業系統 Press記者會 Press媒體報導 Product產品 Refurbished二手電腦 Sahana災難管理系統 Security資訊安全 Seminar研討會 SocialMedia社群媒體 software軟體分享 Storytelling數位故事 Survey問卷 Teaching電腦教學 TechSoupglobal tool工具 Video影片 Website網站建置 Workshop工作坊