1分鐘完成簡潔零錯誤的英文E-mail— 商業書信請不要生意腔！

每次打開電子信箱，準備寫英文e-mail時，腦袋會不會一片空白？英文溝通已經成為全球化社會的必備工具，英文書信往來即是很重要的一環。

在今天看見明天 × 1分鐘完成簡潔零錯誤的英文E-mail—商業書信請不要生意腔！ 世界公民文化中心 教育 達志 2012-09-0517:02 +A -A 加入收藏 每次打開電子信箱，準備寫英文e-mail時，腦袋會不會一片空白？英文溝通已經成為全球化社會的必備工具，英文書信往來即是很重要的一環。

但是，常常有人覺得自己的英文信，不是辭不達意，就是又臭又長。

其實，只要善用一些訣竅，就會讓一切不一樣。

學會以下幾種小技巧，讓你的英文信件看起來專業又漂亮！  揭開英文E-mail6大原則    原則1：可以用We就不要用YOU   每一封e-mail往來，都是你和與收信人之間的交流。

很多人以為寫商業email就應該用「生意腔」，於是把本來有感情基礎的email寫得官樣。

  每次e-mail往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的介面放在email上而已。

多用一些簡單明瞭的句子，用我／我們做主詞，這樣才能讓email讀起來熱情、友善，像朋友交談那樣簡單、自然，親切又人性化。

  官樣e-mail 親切e-mail Yourmailhasbeenreceived. Ihavereceivedyourmail. Yourcomplaintisbeinglookedinto. Wearelookingintoyourcomplaint. Youwillreceiveyourcomputerbynextweek. Wearehappytohaveyourorder.WeshippeditbyJuly21.   原則2：一針見血：可以清楚就不要模糊   寫email最忌諱文縐縐，要打電話給人就用call，要去拜訪人就說visit，不要用模模糊糊的contact。

模糊 明確 contac call／write／visit soont byMarch15   原則3：可以1個字就不要2個字   大部份商業人士跟你一樣，每天都要閱讀大量e-mail。

所以e-mail一定要寫得簡明扼要。

與主題無關或者無助於e-mail的目的內容，請毫不留情的捨棄。

  冗長 精簡 Thepaperjamhadtheeffectofadestructiveforceonthecopymachine.(12) Thepaperjamdestroyedthecopymachine.(5) Wehaveenclosedabrochurewhichshowsfurtherdetailsofmanufacture.(11) Theenclosedbrochureshowsfurthermanufacturedetails.(7)   原則4：用對方看得懂的關鍵字   每個行業都有自己的行話，e-mail溝通時候要確定別人懂不懂你的行話，也儘量不用華麗詞藻。

西方的語言習慣，他們更願意使用簡練而樸實的語言；比如"Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation"，就不如直接寫成"Wehopetohavetheopportunitytoworkwithyouinthefuture."，這樣才更加符合西方人的語言習慣。

  迂迴 直接 Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation. Wehopetohavetheopportunitytoworkwithyouinthefuture. Thechoiceofexogenousvariablesinrelationtomulti-collinearityiscontingentuponthederivationsofcertainmultiplecorrelationcoefficients. Supplydeterminesdemand.   原則5：有技巧的表達  永遠讓人覺得you'rehelpful   同樣一件事說法不同，得到的回應就不同，有技巧的說法讓人樂於為你效勞。

  拙劣說法 漂亮說法 Obviously,ifyou'dreadyourpolicycarefully,you'dbeabletoanswerthesequestionsyourself. I'mgladtoclearupthesequestionsforyou. Inordertocompletetheclaimyoumade,simply... Tocompleteyourtransaction, Wewanttogetourcheck. Tokeepyouraccountinthepreferredcustomerclass,sendourcheckforNT$200,000today.   原則6：標題就能透露專業性   也許很多人都沒有意識到，e-mail的標題是很重要的一個部分，你的郵件給對方的第一個印象就是透過標題來完成的。

如果標題沒有內容，看起來像群組垃圾郵件，命運就是直接進入垃圾桶。

  不專業標題 專業標題 Howareyou? Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasImports Canweworktogether? Proposal:BrightIdeasImports—ABC‘sPartnershipOpportunity   職場英文e-mail5種萬用金句 複製貼上好好用   你寫一封英文e-mail要多久?英文e-mail寫作其實有一些共通格式（format），把以下一些經典句型記熟，寫一封詢問意見、安排行程的信，只要3、5分鐘就夠了。

  情境類型 句子 問候 •   Howhaveyoubeen?最近好嗎？ •   Howisyournewprojectgoingon?你案子進行還順利嗎？ •   Hopeyouhaveagoodtripback.希望你旅途愉快。

行動 •   Isuggestwehaveacon-calltonightat9:30pm.PleaseletmeknowifthetimeisokayforyouandBen.我建議我們今晚九點半電話會議，你和Ben有沒有空？ •   Iwouldliketocallameetingintheafternoonaboutourannualplan.今天下午我想就年度計劃開會討論一下。

•   Iwanttotalktoyouoverthephoneregardingthenewproject.我想跟你電話討論新專案。

諮詢資訊/回饋/建議 •   Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.如果開啟文件有問題請和我聯繫。

•   Thankyouandlookforwardtohavingyouropiniononbudget.謝謝你，希望能聽到更多你對預算建議。

•   Feelfreetogiveyourcomments.請隨時提出您的建議。

•   Pleasecallmeifyouhaveanyquestions.有任何問題，歡迎打電話給我。

•   Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!歡迎您提供建議！ •   Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser'sbehavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的資訊就太好了！ •   Atyourconvenience,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue.如果可以，我希望你能仔細審查這件事。

Givefeedback意見回饋 •   Pleaseseecommentsbelow.請看以下的評論。

•   Myanswersareinbluebelow.我的回答已用藍字表示。

•   Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.我在文件上添加了一些備註，僅供參考。

Attachment附件 •   Iattachtheevaluationreportforyourreference.我附加了評估報告供您閱讀。

•   Attachedpleasefindtoday'smeetingnotes.今天的會議記錄在附件裡。

•   Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.其他個人特徵方面的資訊詳見附件。

  避開肚臍眼英文 讓英文進化一下   一種作家，寫起文章來每一句的開口都是「我」，文章讀起來，就是「我我我我我」，有人笑稱這些人「肚臍眼作家」。

講英文的時候，假如每一句話不是”I”就是”we”或”my”開頭，講一段自我介紹，超過10個”I”，這就表示英文程度就還停在「肚臍眼階段」。

  讓英文進化一下吧。

避開肚臍眼英文，方法很多，以下有5種句型，可以讓你少用”I”，用熟了就不必耽心你自己講的是肚臍眼英文，這一關，很快就過。

  肚臍眼句型 替代句型 Wecan’tdenythatthequalitiesofourlivinghavegonefrombadtoworse.   à用thereis/are開頭 Thereisnodenyingthatthequalitiesofourlivinghavegonefrombadtoworse.我們不可否認，生活品質已經每況愈下。

Wecan’tignorethevalueofknowledge.   à用倒裝句 Onnoaccountcanweignorethevalueofknowledge.我們絕對不能忽略知識的價值。

Weshouldalwayshelpothers.   à用it虛主詞 Itpaystohelpothers. 我們應該常幫助別人。

Ican’trememberhername.   à用特別的動詞改變句型 Hername,forsomereasonorother,escapesmeforthemoment. 不知怎麼地，我一時想不起她的名字了。

Ineedtoworkovertimetofixsomanyproblems.   à用with開一個句子 Withsomanyproblemstofixoutthere,Ineedtoworkovertimetomorrow. 有這麼多問題要處理，我明天得加班。

    手刀搶購限量50份📣贈最新《華碩ASUS》VivoWatchSE智慧手錶❗❗ email 商業書信 和囧英文說再見 英語書信 和囧英文說再見 英語書信 Email 商業書信 延伸閱讀 這些辦公室英文術語讓人有聽沒有懂？ 2018-03-07 突破職場、應試英文寫作盲點必學3大重點+5段式寫作！ 2018-03-02 8個英文好用句，讓同事留下好印象! 2018-02-27 10個最容易讀錯的英語單字 2018-02-27 憑好英語獲外派機會她幫公司打入泰國茶飲市場 2018-02-23 台股大盤概況走勢 熱門: 熱門話題 /HOTARTICLES/ 最新文章 /HOTNEWS/ 熱門推薦 /HOTRECOMMEND/ x 為什麼有錢人喜歡借錢，窮人卻視負債為洪水猛獸？2個阿婆買房故事看懂：窮人思維最可怕的地方 台股大盤走勢 熱門: