細心筆記28歲祕書變總座 - 今周刊

她的方法其實很簡單，一顆比別人還細心、一股從沒想過要計較的傻勁、一個 ... 工作，讓一向粗枝大葉的林沛欣快速成長，並建立良好的基本工作態度。

在今天看見明天 × 細心筆記28歲祕書變總座 梁任瑋 職場 2014-06-2010:57 +A -A 加入收藏 一個沒家世背景、沒留過學的平凡女孩。

林沛欣顛覆職場論資歷升遷的慣例，只用了6年就從助理祕書坐上總經理大位，28歲就當上跨國企業台灣分公司的最高主管，成了全台灣屈指可數的7年級總座。

她的方法其實很簡單，一顆比別人還細心、一股從沒想過要計較的傻勁、一個個別人不屑做，她卻默默進行的小習慣。

「那個黃董的夫人，最愛的蘭花是什麼顏色？」，當時22歲的林沛欣在國貿大樓擔任英文祕書時，上班沒幾天，就沒來由地被問了這麼一句話，好強的林沛欣腦中立刻閃過，在她記得密密麻麻的筆記本裡，確實曾記下這件一般祕書根本不會記錄的小事。

  「我有記起來，待會我翻了筆記後，馬上告訴您！」林沛欣氣定神閒地回答，還得意地以為自己會被誇讚一番，但沒想到老闆只輕輕地皺了個眉頭，發了「嘖！」一聲。

  儘管老闆沒有正面責備林沛欣，然而這聲「語助詞」卻狠狠地刺進她的心！她眼眶泛紅地走出辦公室。

林沛欣深知，自己難過的並不是因為「委屈」，而是「自責」，她怎麼沒在第一時間就回答出老闆的問題？怎麼沒把老闆平常在意的工作細節牢記在心？「這可是祕書應該要盡到的責任啊！」此後，對於工作上的細節，她更加謹慎，筆記記得更勤，還隨時拿出來看，就是要牢牢記住。

  一杯溫開水通過老闆考驗   隔幾天，林沛欣又被老闆叫了進去，只見老闆指著桌上一杯剛剛由另一位祕書端進來的冰水，不悅地說：「這杯拿走，再倒另一杯過來！」機警的林沛欣立即想起，資深同事曾說過「老闆只喝『溫偏熱』的水」，因此這次她端來了一杯36度的溫開水，林沛欣的老闆隨手摸了一下水杯，緩緩地抬起頭，臉上的線條瞬間化為柔和，對林沛欣說了聲：「謝謝！」她知道，這次終於做對了。

     林沛欣沒有明星學歷的光環，2004年東吳大學英文系畢業時，原本也準備考研究所和出國留學；但一通來自久未聯絡的國中同學電話，卻徹底改變了她的生涯規畫。

「有一個工作機會，需要找一位英文程度不錯的祕書，我第一個想到的就是你。

」   同學推薦的這份工作，是擔任國貿大樓副董事長的英文祕書，這對一位毫無工作經驗的大學畢業生來說，的確充滿吸引力。

    父親一句話窺見職涯價值   但正當林沛欣內心滿是猶豫時，父親對著當時還在哈根達斯打工的她說：「你有沒有想過？你做這份工作的時薪80元，還比你所賣的一球冰淇淋還廉價，做任何事情時，都要換個角度想想其中的價值！」這句話給了林沛欣一記當頭棒喝，她心想，「留學回來，最後不就是想在職場上歷練嗎？」因此，她毅然決然地決定放棄留學的打算。

  擔任英文祕書的林沛欣，一開始只負責整理檔案、接待客人，但這份工作的訓練，讓她紮穩馬步。

「在職場上，老闆其實就是你最重要的客戶。

」祕書繁瑣的行政工作，讓一向粗枝大葉的林沛欣快速成長，並建立良好的基本工作態度。

    「要掌握老闆的情緒，就是不要踩到老闆的地雷。

」林沛欣說，避免踩到地雷最好的方法就是，凡事提早做足準備。

例如，每天下午4點，世貿聯誼社當晚的宴客名單出來，晚上老闆要接待哪些客人、頭銜與長相、訂哪間包廂，全部要先整理好資料。

林沛欣回憶，一開始她沒有一位認得，只好土法煉鋼一位一位上網查資料，再死背下來。

    擔任英文祕書1年多後，林沛欣被內調至國貿大樓業務部，負責開發企業租客。

為了要了解每一家租戶，林沛欣三不五時就去拜訪租客，讓她和不少公司的祕書熟稔，順便聊起老闆喜歡的事物，作為她整理客戶名單的基本資料；這段經歷，也讓她開始接觸到房地產專業領域，拓展更寬廣的人脈。

  5個波羅麵包成升職敲門磚   在與商用不動產仲介業務員互動中，林沛欣注意到一位常找她的仲介、現為高力國際代理部協理的徐今露，每次來國貿大樓，總會買愛吃的波羅麵包回去；有一次，徐今露來訪前，林沛欣就提前準備了5個波羅麵包，讓徐今露十足窩心。

  沒多久，外商德事商務中心剛好要在台灣找一位業務員主管，原本找的是徐今露，但徐今露卻立即向德事推薦林沛欣：「我知道一位比我更棒的女孩！這位小女生心思很細膩，很有潛力。

」    司內部組織調整，資深同事離職，台灣的業務工作全都落在她一人身上，「我的直屬上司又在香港，台灣很多事情必須自己決定，其實就是校長兼撞鐘。

」   一開始，林沛欣還沉醉在「一人分飾多角」的新鮮感，但她萬萬沒想到，2009年時，當時德事單一最大租戶Google因為擴編，決定轉移陣地，導致原先向德事承租的40個單位辦公空間一下全空了出來；更慘的是，時逢全球金融海嘯，企業撙節支出，讓這些空出的辦公室久久無法回補。

  林沛欣沒有自怨自艾，她一方面親自帶著同事到台北市主要辦公商圈「掃樓」，開發更多客源；另一方面，為了擴大人脈圈，她也爭取參加美國商會、歐洲商會的例行活動，想盡辦法與賓客換名片。

雖然有很多話題都是硬著頭皮聊出來的，但她知道這些人脈都是未來業務上的潛在客戶，一個都不能放棄。

  提早做準備絕不能沒藍圖   「我足足花了4個月時間，才把40個空位補起來。

」林沛欣以為自己拚了命地把流失的客戶缺口補齊，會獲得總公司的讚賞，沒想到總公司非但不領情，還責問她：「我們明明在Google要搬家的前2個月就知道這個情況，你為什麼沒辦法提早找到租客進駐？」   被國外總部罵完的當天，林沛欣當下覺得委屈，就連同事也都替她打抱不平，但林沛欣卻很快地收拾起怨懟，在心中為自己寫下一段話：「從這一刻起，我做每件事都要提早Well-prepared（做好一切準備）。

」絕不能對未來沒有藍圖、沒有規畫。

    從那天起，Google事件的教訓成為她自我要求時最重要的守則。

為了抓緊客戶，她更努力開拓人脈網絡，並把「有出席就會有出息」奉為行事圭臬。

  在林沛欣的業務生涯中，只要有人邀約她參加各式開幕活動、餐會，不管多忙碌，她一定會想辦法參加，深怕漏掉任何一個換名片的機會。

而且，為了不讓自己白走一趟，出發前她一定會先查好今日演講的主題、主講者是誰，連主題相關資料都先瀏覽一遍。

「我去的目的就是要和人聊天，這樣參加應酬才會有話題！」林沛欣說。

  增加能見度出席才有出息   林沛欣時時刻刻努力的，就是如何讓自己「被客戶看見」，甚至也要「被老闆看見」。

在林沛欣升上總經理的前1年年底，她的香港老闆邀請她參加亞太區的年度尾牙，當時台灣其他同事都意興闌珊，只有林沛欣一人赴約，她笑說：「我相信『有出席才會有出息』，增加自己的能見度，就是給職場開了一盞照明燈。

」   林沛欣除了親自到香港出席尾牙，在晚會之前的空檔，她還主動打電話約老闆喝咖啡，當然不只是喝喝下午茶而已，有備而來的她，事前就整理好過去1年台灣的業績概況，甚至還把明年的計畫都寫好帶去，果然讓老闆對她的表現刮目相看。

  事實上，林沛欣一路的升遷，「沒有一次是自己爭取來的」，但也正是這股強烈的企圖心，讓她在2013年初，銜命接管德事韓國分公司主管職位。

  對林沛欣而言，兼掌韓國業務已經不是距離的問題，而是那裡的每位主管年紀都比她大、資歷比她久，讓她一開始不知從何著手。

「時值寒冷的1月，即便從台灣出發前已做好許多準備，但在當下才知道問題沒有想像中簡單。

」林沛欣說，由於一待就是2個禮拜，很多時間她都是看著窗外大雪紛飛想對策。

  經過幾天了解後，發現韓國業務之所以沒有起色，關鍵在於「人」，「講白一點，就是上意不能下達，因此，我逆向操作把台灣的業務策略作成簡報與韓國同事分享，先拉近彼此的關係，再針對各部門分別開會。

」果然在這1年來每個月密集往返韓國的努力之下，終於讓韓國辦公室出租率從70％成長到逾90％！   名片變商機增加客戶印象   事實上，林沛欣職場生涯之所以成功，就是累積一次次的「厚臉皮」，即使現在，出外拜訪客戶吃閉門羹仍是家常便飯，甚至一開始就被總機小姐擋在門外，但她就是有辦法讓對方對她留下印象，「回到辦公室後，我一定整理每一張換到的名片，並親自寫電子郵件，謝謝對方今天的幫忙，即使是總機小姐也不例外。

」   她的目的就是希望對方記得今天有一位商務中心業務員來拜訪過，就算自己沒有需求，也可以介紹其他公司使用德事商務的會議室設備。

  林沛欣柔軟的身段與彈性的業務力，讓德事商務中心保持高出租率；2010年，她甚至還建議總公司可以在遠企金融中心「擴大領土」，開設第2個據點。

這個擴大企業規模的建議，也讓國外總部看到她的強烈企圖心，因此，2011年隨著組織擴編，她也升上台灣分公司總經理。

  一次次的升遷，林沛欣終於培養出肯定自己的信心。

現在的林沛欣永遠保持正面能量，她感性地說：「剛進德事時，我追求的是名片上的頭銜；但現在，我追求的是每年完成設定目標的成就感。

」           時間 工作 責任 英文 筆記 老闆 國貿 同事 筆記本 謝謝 工作 筆記 時間 責任 英文 國貿 老闆 同事 筆記本 謝謝 延伸閱讀 第3劑疫苗「隨到隨打、免預約」　新北市3大接種規劃啟動：方便、加速民眾施打第3劑 2022-01-08 台鐵司機員確診「被爆要求繼續開」！官方改口會深切檢討…基隆→七堵2班車次曝光 2022-06-02 拜登聲明老被白宮「澄清」，支持率快跟川普一樣低、講話似乎不可靠...他怒吼幕僚：我才是總統 2022-06-02 「這幾年，最辛苦的是他走了」張毅離世後楊惠姍投身手工皂…70歲的她：我用味道來思念他 2022-06-15 台股大盤概況走勢 熱門: 熱門話題 /HOTARTICLES/ 最新文章 /HOTNEWS/ 熱門推薦 /HOTRECOMMEND/ x 她棄微軟千萬年薪，回台大教書領6萬…朋友問Areyousure？陳縕儂：我只做想做的事 台股大盤走勢 熱門: