重溫GTD 時間管理5 個經典步驟，讓在家工作、自我管理不雜亂

對GTD 時間管理系統有興趣，並且想知道如何跟工具搭配，打造自己的專案整理系統的朋友，還可以延伸閱讀下列文章：. Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」 ... 跳到主要內容 重溫GTD時間管理5個經典步驟，讓在家工作、自我管理不雜亂 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 6月27,2021 在家上班少了很多面對面的提醒，多了很多無法面對面而必須用即時通、郵件完成的破碎訊息溝通。

而且因為不在專門的辦公室環境，在家還可能會有更多需要協調的家人時間，更可能需要兼顧孩子在家自學的時間，在這樣的情況下：工作、生活可能更雜亂，更容易丟三落四工作、生活的雜訊更多，目標可能更不清晰工作、生活的任務、資料更亂，需要時不容易第一時間決定選擇這時候，經典的GTD時間管理方法五大步驟，值得重新拿出來討論與學習，幫助我們在更雜亂與不確定的工作流程中，做好掌控，並建立可以循序漸進的安心系統。

（還可以延伸閱讀：宅在家工作與生活如何平衡的時間管理，試試看這9個小技巧）一，捕捉：先捕捉雜訊，清空大腦不在辦公室，雜訊變多，溝通變亂，很多事情沒辦法一直耳提面命，更容易因為遺漏資訊而做錯任務，或是資訊太多而任務效率降低。

生活中也多出許多額外的雜務要處理，更多生活食衣住行物品的採買，孩子在家自學的助教任務，生活起居的照顧等等。

雜訊太多，會讓自己更加混亂而變得焦慮，做起事情來漏東漏西。

例如工作上要處理一個行銷活動，因為大家都不在辦公室，只能依靠大量郵件、即時通溝通，從美編的郵件那裏接收完成的宣傳圖檔，從行銷人員的即時通那邊接收折扣訊息，又從業務同仁的即時通那裏更新了聯繫窗口，並且還有幾個要跟客戶電話討論後有待確認的細節。

這些「雜訊」散落在不同的溝通管道，並且往往是很零碎的更新，為了確保最後自己可以快速確認所有訊息、不遺漏重要更新，我們必須先做好「捕捉」的動作：「把原本來自不同管道、工具的雜訊，捕捉到自己決定的某一個統一系統中。

」而且我這裡建議一個更進一步的作法，不只是單純的捕捉到一個統一資料庫，而是要「捕捉到同一個任務中」，例如上述的例子中雖然雜訊很多，但其實都是為了解決「行銷活動」這個任務，那就要捕捉到同一個任務的統一系統位置中。

（可以延伸閱讀：職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘？）生活中的雜訊也是一樣的道理，從孩子停課在家自學開始，學校常常跟我們更新許多不同的自學方式，修正之前一些實驗性的遠距上課方法，或是我自己也持續研究不同的孩子在家學習方案，這些過程產生的任何雜訊，我也都統一收集在同樣一個孩子在家自學的系統中。

做到「先捕捉雜訊，清空大腦」這一步，那麼起碼可以達到這樣的效果：大腦不用擔心會漏掉什麼關鍵資訊，大腦也不用刻意記住太多細節。

因為需要處理某一個任務時，只要打開統一的任務系統，在同一個地方就能進行確認，並且確保在同一個地方找到需要的所有內容。

（可延伸閱讀：連假後雜事大爆炸，試試GTD四個最簡單上手的無壓工作技術）二，理清：凡事都要理清下一步行動工作、生活有更多新的任務與問題要解決，很多事情無法一蹴可及，這時候更加焦慮，只覺得事情很多，進度很少，反而在自己需要掌控的時間中，茫然不知所措，好像接收了很多訊息的過程就花掉了大量時間，但工作其實都沒有完成。

接收訊息、開會討論當下，因為沒辦法面對面，很多時候線上討論完成，才發現：只是出現很多新資訊，但這個任務到底接下來要如何推進，卻沒有產生明確的行動計畫。

例如延續前面的行銷活動案例，我們要做的不只是捕捉雜訊，為了讓這個行銷活動的任務真正推進，我們要問的是「下一步我要完成什麼行動」，是要做一個團購宣傳網頁？還是要發出團購宣傳電子郵件？（可以延伸閱讀：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）我建議可以從幾個角度「理清」下一步行動：接受雜訊當下，最好能跟對方對焦彼此下一步的行動。

統整好雜訊後，拆解自己下一步可以做什麼行動。

所以一個統一的時間管理系統，應該要能同時兼顧「雜訊的捕捉統整」，以及「下一步行動的規劃」，缺一不可。

這也是在更需要自我管理的在家工作流程中，不能只是依靠郵件與即時通的原因，因為一來他們的雜訊很難統整，而且他們無法清楚看到下一步行動。

做到「凡事都要理清下一步行動」，那麼起碼可以達到這樣的效果：只要確認下一步要做什麼，工作就能繼續往前推進。

只有確認下一步要做什麼，工作才能繼續往前推進。

有時候即使事情再怎麼複雜、混亂、多樣，只要我們能掌握住每個任務的下一步行動，我們就能相對專注、輕鬆地開始推進任務。

三，整理：建立目標整理系統但當事情真的非常多時，只是理清每一個任務的下一步行動還不夠，只有從目標層區分輕重緩急，排除目標外的雜事，並且決定目標內的處理順序，才能掌控當下，有時間可以推進行動。

如何區分輕重緩急？沒辦法從任務的層面去區分，因為每件事情接收的當下都感覺是重要緊急的問自己這個任務屬於哪一個專案、目標問自己這個專案、目標要完成的最終成果屬於更高價值專案的任務，才是優先的任務如何排出處理順序？同樣沒辦法從任務的層面去區分，因為每件事情接收的當下都感覺是要趕快處理的同樣問自己這個任務屬於哪一個專案、目標拆解專案、目標的處理流程問自己這個任務在這個專案中要放在哪一段處理流程、步驟中例如延續前面的行動活動，先確認這個行銷活動是目前手邊最重要的「產品專案」底下的行銷活動嗎？抑或不是？又或者是現在正要推出的「產品專案」的行銷活動？抑或是下個月才要推出的產品？接著判斷這個「產品專案」目前的專案流程進行到哪裡？如果目前其實產品還在修改，那有需要立刻就做行銷活動這個任務嗎？還是可以排在後面的流程中？（可以延伸閱讀：煉成高效率個人工作知識庫的7個Tips，不只是整理記錄而已）我建議即使不是管理者，即使只是個人工作執行者，也應該要為自己建立「屬於自己的專案整理系統」，在這個屬於自己的整理系統中，具備幾個功能：捕捉所有自己要處理的雜訊。

拆解出所有自己要處理的下一步行動。

但是以「專案的角度」來整理這些任務、雜訊與下一步行動。

整理的核心不在分類，而是從專案角度整理出「整個工作的前後流程」。

做到「建立目標整理系統」，那麼即使我只是一個接收大大小小任務的執行者，我也可以在接收任務的當下，更快速的判斷他們處理的優先順序。

能夠很清楚的看到優先順序，我就更能在時間不夠時知道應該先處理的任務是什麼。

更重要的是，也只有能夠完成「當下真正需要完成的任務」，我們在工作、生活中的目標才能有效地往前推進。

如果我們沒有一個屬於自己個人的目標整理系統，那麼我們就無法為自己判斷什麼是當下真正需要完成的任務。

而這樣的技巧，在在家工作時更加需要。

（可以延伸閱讀：3W資料收集法：整理我的資料庫、知識庫，不要變成垃圾場）四，檢視：用外接第二大腦，檢視目標全貌與進度「判斷事情的優先順序」看起來似乎是老生常談，但是為什麼道理明明知道，我們卻覺得在真實的工作、生活中，要真正去判斷事情的優先順序很難呢？難道真的是因為所有別人交代給我的事情都是又緊急、又重要的嗎？（延伸閱讀：如何判斷重要的事？比重要緊急更有效的4步技巧）我的經驗是，有一個關鍵的因素，會導致我們總覺得每件事情都很緊急、都很重要，而因此覺得判斷優先順序做不到。

這個關鍵因素就是：我們缺乏一個「看清楚目標全貌與進度的外接第二大腦」，於是我們每次接收雜訊與事情時只能在大腦中判斷，這時候大腦只會告訴我們這件事情又緊急又重要。

我對「自我管理」的建議是，不要認為自我管理是要依靠自己的大腦與決心去判斷要做什麼事情，而是透過可以檢視的外接第二大腦做判斷：當有新的碎片、雜訊出現時打開外接第二大腦，檢視這個雜訊會在什麼專案的什麼位置，用看的做決定，而不是用想的做決定。

當任務、專案有進度、有變動、有更新時直接整理到外接第二大腦，更新好第二大腦，那麼每一次看的時候，就能確保是最佳的檢視狀態。

當我們在家工作，更需要自我管理，要處理的新任務更多且更破碎時，這樣的「外接第二大腦」更加重要，因為沒有人在辦公室中耳提面命，沒有環境告訴我們當下應該處理什麼，所以我們更需要一個「輔助的、可以隨時自己檢視的時間管理系統」。

五，執行：自己可以安心掌控執行進度不在辦公室氛圍，也要能自己管理好工作流程，這時候最有幫助的時間管理系統，不是雜亂的郵件、即時通提醒，也不是零散的待辦清單提醒。

（延伸閱讀：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）透過上述流程，建立好GTD的第二大腦系統，每次打開這個系統都可以清楚的看到：現在最需要聚焦的專案有哪幾個？在這個專案下目前的進度在哪裡？在這個進度下目前要處理的任務是哪一個？在這個任務中的下一步行動是什麼？所有輔助這個行動完成的資訊有哪些？GTD從雜訊的收集開始，幫助我們由下而上，一步一步建立起自己的時間管理系統。

當有了這個輔助系統，就能隨時由上而下，看清楚這個當下最優先的下一步行動。

那麼我們需要的在家工作自我管理問題也就解決了一大半。

我的電子郵件是 [email protected] ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

對GTD時間管理系統有興趣，並且想知道如何跟工具搭配，打造自己的專案整理系統的朋友，還可以延伸閱讀下列文章：EvernoteGTD方法教學：我的「搞定」時間管理實踐2016版GoogleGTD方法教學：用Inbox、Keep、日曆搞定時間管理Notion實踐GTD時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學如何用Trello做子彈筆記？我的TrelloGTD方法範例看板分享Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學（歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：重溫GTD時間管理5個經典步驟，讓在家工作、自我管理不雜亂） 文章分類： 在家自學 時間技客 時間管理 遠距工作 GTD EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 匿名2021年7月12日上午9:10（延伸閱讀：如何判斷重要的事？比重要緊急更有效的4步技巧）的連結失效了回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章 2022起始：停止花太多時間做計畫與整理，執行就是你的計劃 作者： EsorHuang 1月06,2022 整理是讓人安心的，只是無法真正減緩事情尚未完成的焦慮。

計畫是讓人興奮的，只是無法真正帶來推進成果的成就感。

當然，也不是說不要計畫，就一股腦的執行，這也不是好的時間管理辦法。

（延伸參考：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）但是如何在整理、計畫，以及真正執行之間，找到一個平衡點呢？ ........................繼續閱讀全文內容 時間管理Q&A：下班後如何避免滑一下手機就沒時間了？4步驟調整習慣 作者： EsorHuang 1月11,2022 收到一封讀者的來信詢問，類似的問題其實在我的課堂上，或是生活周遭，甚至偶爾我自己身上也都會遇到：「我平日放學都會去打工，都上到23點才下班，一回家只想吃個東西滑手機追劇，就是沒辦法馬上洗澡睡覺....但是因為隔天都還有課，加上如果上班的期間遇到挫折，更讓我沒辦法安心睡覺......我想要知道下班後的這一小段時間可以怎麼安排？」 ........................繼續閱讀全文內容 只需準備一本空白筆記本，讓年度計畫有效實現 作者： EsorHuang 12月02,2020 這篇文章源自於最近常被問到的一個問題。

接近年底，上時間管理相關課程時，總有學員問我，有沒有推薦什麼年度計畫的格式？當然，各式各樣的計畫格式是有的，但為什麼對有些人有效？對有些人無效呢？要做好年度計畫，其實只要一本空白筆記本就足夠了。

在設計出任何時間表、看板、表格清單之前，其實年度計畫的本質，不外乎是： ........................繼續閱讀全文內容 全家沖印、7-11列印照片誰好用？立可得與ibon教學+比較表 作者： EsorHuang 12月21,2018 現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。

但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

........................繼續閱讀全文內容 Pomotimer最簡單番茄工作法計時器，需要時開啟立即可用 作者： EsorHuang 1月09,2022 在電腦玩物中常常跟大家分享番茄鐘時間管理方法與相關工具，想要了解工作法的朋友可以參考：「[影片]什麼是番茄鐘工作法？如何實踐？短時間專注衝刺真的有效嗎？」。

想要了解如何把番茄工作法實踐在任務管理流程的朋友，則可以參考：「番茄土豆：番茄鐘+GTD夢寐以求的時間管理利器」。

........................繼續閱讀全文內容 Draw.io中文線上製作流程圖首選！專業水準完全免費 作者： EsorHuang 2月13,2015 最近在研究可以畫出流程圖、架構圖、線路圖、網站模板等圖表的製作工具，一開始先研究單機的免費製圖軟體，發現知名的「Dia」、「Pencil」、「DiagramDesigner 」似乎剩「DiagramDesigner」還有繼續更新（感謝網友提醒：Dia也偶爾會有更新），但只能在Windows上使用，這也讓我轉而開始研究可以跨平台的線上工具。

線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 2022起始：建立自己的時間管理入口，以我的Evernote系統為例 作者： EsorHuang 1月02,2022 新的一年啟動，或許你準備開始許多個新的年度計畫，現在就已經開始感覺到壓力與煩惱。

或許，目前你還在剛剛結束舊的一年專案的暫時休息狀態，可是可以預知的是，慢慢的會有許許多多的新任務、新專案、新意外出現，於是自己開始會愈來愈忙碌，甚至陷入一種忙碌漩渦的狀態，然後就在一團手忙腳亂中，可能一下子一年又過去了。

........................繼續閱讀全文內容 內建Windows10螢幕錄影功能：用遊戲列錄製軟體教學影片 作者： EsorHuang 9月09,2017 我自己有製作教學影片、錄製遊戲影片的需求，所以在電腦玩物比較過：「10大螢幕錄影軟體推薦比較」，基本上那篇文章涵蓋了Windows、Mac、Android與iOS上的螢幕錄影軟體。

今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

........................繼續閱讀全文內容 2021覆盤：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote,Notion,obsidian都適用 作者： EsorHuang 12月20,2021 在上時間管理課程、數位子彈筆記課程時，我通常都會示範很多自己的真實任務筆記案例，這時候往往都會看到我在Evernote中利用標籤快速切換各種專案、任務筆記，非常便利。

於是常常會有學員問我：「如何利用"標籤"（Tag）來管理大量的筆記資料呢？」今天這篇2021回顧，我想統整自己實驗、實踐、調整了10年以上的標籤運用系統，分享一個「標籤」整理的方法論，並且無論 Evernote ，還是Obsidian、 Notion 這些擁有標籤（或類似標籤）功能的工具中，其實都可應用。

........................繼續閱讀全文內容 AnyDesk最快的遠端桌面軟體，免費免安裝中文教學 作者： EsorHuang 11月13,2015 2016/12補充：免費遠端桌面連線軟體比較表，三款跨平台遠端工作利器下載2021/5補充：AnyDesk如何遠端重新開機，與修正中文輸入法等電腦錯誤問題前不久一篇「TeamViewer進階教學」的文章留言中，有朋友跟我推薦了另外這個叫做「AnyDesk」的遠端桌面軟體，好奇打開他的網站一看，發現他不只命名為豪氣的AnyDesk（有打開任意桌面的意思），在網站主標語中還號稱是世界上最快的遠端桌面軟體。

我實際試用了一番，雖然沒有刻意去跟TeamViewer或Chrome遠端桌面比較速度，但「AnyDesk」的使用感覺確實是非常快速的，這來自於兩種「快」的體驗：快速啟用，不需帳號、不需安裝，立刻就可以遠端電腦連線！流暢高品質，在保有很好的影像畫面中又有順暢的操作。

而且「AnyDesk」一樣對個人用戶提供免費下載，並且一開啟就有內建繁體、簡體中文版。

更進一步的，「AnyDesk」跟TeamViewer一樣可以突破一些有網路限制的環境，順利遠端控制一些可能Chrome遠端桌面無法控制的電腦，過程中完全不需要設定，讓一般人也能非常簡單的上手。

補充：關於AnyDesk的安全性，可參考其關於加密連線的說明：「Don'tbemisledbythesecurityclaimsofcompetingsolutions.AnyDeskoffersTLS1.2basedencryptionwhichisalsousedinonlinebanking.Wetakesecurityveryseriously.BothendsofaconnectionarecryptographicallyverifiedsonoonecantakeoveryourAnyDesk-IDandpretendtobeyou.」 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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