簡單4 步驟,教你寫出誠意滿滿的商用英文道歉信!
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我真的十分抱歉。
sincerely (adv.) 衷心地. I sincerely apologize for any inconvenience. 若有任何的不便,敬請原諒。
想要誠懇的表達歉意,可不是幾句「I’msorry.」就好。
撰寫商用英文道歉信時,與其去搜尋各式各樣的商用英文道歉信模板,不如先了解商用英文道歉信的撰寫原則,了解觀念後再套入委婉的用詞及句型,就可以寫出一封誠意滿滿又不失質感的商用英文道歉信。
今天這篇文章將分享英文道歉信的4大步驟,讓你跟著文章一起寫出誠意滿滿的商用英文道歉信!
英文道歉信4步驟:
開頭表示歉意表示理解狀況提供補償措施留下聯絡資訊
英文道歉信步驟1:開頭表示歉意
開頭表明寫信來意,永遠是撰寫商用英文Email的首要條件,尤其在撰寫商用英文Email時,更是要用簡潔有力的方式表明來意。
而開頭即表示歉意,不只是為了表明寫信的意圖,也是一種誠意的展現。
常見的句型有:
Iamwritingtoapologizefor…我寫這封信是想為…道歉Iamwritingthislettertoexpressmyregret.我寫這封信以表達我的遺憾。
Isincerelyapologizefor…我誠摯的為…道歉Pleaseacceptmysincereapologyfor…請接受我對(某事)誠摯的道歉
但是切記一個要點,千萬不可以道歉完就直接加but、however等連接詞,否則對方會覺得你並不感到抱歉,只想找理由開脫,就像下面這句可以明顯地感受到「我道歉,但其實不是我的錯」的感覺。
(X)I’mterriblysorryforhittingyourcar,butitwasjustanaccident. 很抱歉撞到了你的車,但這一切只是個意外。
用英文道歉該用sorry還是apologize?
另外,「sorry」這個字較為口語化,若在正式的英文道歉信中使用會稍嫌不正式,因此建議改為I/Weapolpgize…語氣較慎重也較合適。
除了使用動詞apologize,也可以名詞apology表示「歉意」。
Iapologizeforanyinconvenience. 我為我所帶來的不便道歉。
IthinkIoweyouanapology.我想我欠你一個道歉。
外國人在說話時,其實很擅長運用「音調變化」來表達情緒,但是在信件中,我們沒有辦法透過語氣來強調,所以才需要「用文字修飾語氣」,除了直接說Iapologize,不妨加點副詞來加強你的抱歉程度。
表達道歉程度的副詞:
really(adv.)非常;很;極其I’mreallysorryforbreakingyourvase. 我為我打破你的花瓶感到非常抱歉。
deeply(adv.)深深地IfeeldeeplysorrythatIspoketoyoulikethat. 我對我向你那樣說話深感抱歉。
humbly(adv.)謙恭地、謙虛地Iwouldliketohumblyapologize. 我真的十分抱歉。
sincerely(adv.)衷心地Isincerelyapologizeforanyinconvenience. 若有任何的不便,敬請原諒。
我們也可以選擇不說「對不起」,改說「請求您的原諒」,這也是另一種誠意的展現。
Ihumblyaskforyourforgiveness. 我誠摯的向您請求原諒。
英文道歉信步驟2:表示理解狀況
有時候,我們並不一定是需要道歉的當事人,反而是當事人的主管,或是專業的公關,需要代為處理當事人的犯下的錯誤。
因此,接下來請先說明情況,表示你有事先理解過,才不會讓對方覺得莫名其妙。
而為了不讓對方覺得你在找藉口,請盡量以「客觀」的事實描述情況。
WeunderstandthatJohnspiltthecoffeealldownyourdressthisevening,andhedidn’tapologizetoyouimmediately.WetakefullresponsibilityforJohn’sbehaviorandhehasalreadyreceivedcorrespondingpunishment.Weassureyouthatsuchamatterwillneverhappenagain.我們已了解到John昨晚打翻咖啡不慎弄髒您的禮服,且沒有立即道歉,我們將為John的行為負責,而他也已得到應有的懲處。
我們向您保證類似的事件絕不會再發生。
如果是有些不可抗力的因素造成這個後果,並非你原有的本意,可以試著說說你的犯錯的原因,並表示你遺憾、難受的情緒,只要不是說謊,或是犯了明知故犯的錯誤,對方其實不會再刻意為難。
Iamdeeplysorryformissingthemeetingyesterday.Pleaselistentomyexplanation.Ihadaseriousstomachacheyesterdaymorning,anditwassopainfulthatIcouldn’tevengetoutofmybed.Ishouldhaveinformedyouimmediately,andIpromisethatitwillneverhappenagain.我對於錯過昨日的會議深感抱歉,請聽我解釋。
昨天早上我突然胃痛,甚至痛到無法下床。
我當下應該立即告知您的,而我保證之後不會再發生這樣的事。
英文道歉信步驟3:提供補償措施
道歉當然不是嘴上說對不起、紙上寫我很抱歉這麼簡單!提出補償不只是安撫對方的情緒,也是一種行動的展現,把補償措施說的具體一些,也會適時地為你的英文道歉信加分。
Iamgratefulthatyoubroughtthisissuetomyattention,andIhumblyaskforyourforgiveness.Tomakeituptoyou,wearewillingtopayforthelaundryfeeofyourdress.Also,wewouldliketoofferyoua20%discountonyournextvisit.我很感激您讓我們知道這件事情,也在這邊恭敬地請求您的原諒。
為了補償您,我們願意負擔衣物清潔費,也會在您下次到訪時提供八折的優惠券。
Iwillcallyourofficethisweektorescheduleanothermeeting.Ihumblyaskforyourforgiveness.我這週會打電話至您的辦公室重新安排一個會議。
我謙恭地請求您的原諒。
英文道歉信步驟4:留下聯絡資訊
如果是一封商用英文客服信件,我們通常會在後面附上聯絡資訊,並加上一句「若有任何問題,歡迎隨時聯繫。
」除了可以方便做後續的處理,也代表我們有誠意和對方溝通,而不是只想透過一封信草草了事。
你可以說:
Onceagain,Iamverysorryfortheinconvenience.Pleasecontactusifyouhavefurtherconcerns. 再次為我造成的不便道歉,如果有任何問題請隨時聯繫。
Pleasedonothesitatetocontactmeifyouhaveanyadditionalfeedback. 若有任何回饋,請隨時與我聯繫。
撰寫英文道歉信不像面對面交談,對方看不到你的表情,只能透過文字感受你的情緒。
善用委婉的字詞跟句型,就像是在表達你的情緒。
若想參考更多的委婉說法,可以參考如何用英文指責、建議別人?搞懂這6個技巧,教你用英文表達你的想法!這篇文章,裡面也提到許多說話小技巧,一樣適用於商用英文信件喔!
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