如何寫專業有禮貌的詢問信給欲申請學校的教授 - Cantab English

有時則是要跟未來可能的指導教授聯絡，詢問對方收你的意願。

這些都需要很正式的email。

這一篇主要就是教同學如何寫出專業有禮貌的詢問信。

CantabEnglish 如何寫專業有禮貌的詢問信給欲申請學校的教授 10/10/2016 0Comments   申請學校，尤其是申請博士班時，有時會需要跟學校聯絡，像是托福成績沒有達到標準怎麼辦，成績單還沒有寄出，申請過程遇到的問題。

有時則是要跟未來可能的指導教授聯絡，詢問對方收你的意願。

這些都需要很正式的email。

這一篇主要就是教同學如何寫出專業有禮貌的詢問信。

1.信箱名稱：最專業的信箱為你的名加姓。

像是[email protected]或是[email protected]。

不要用奇奇怪怪的名稱，像是[email protected]還是[email protected]。

如果沒有學校的信箱像是ntu.edu.tw的話，趕快申請一個gmail還是yahoo的信箱。

2.標題清楚：Email為寫一個標題，不要寫很籠統的東西，像是Hello，還是Questions。

每個人問的東西都差不多。

請寫出你這一次寫信的目的是什麼，可以寫ProblemswithUploadingDocuments或是ResearchProposal-[title].3.附檔：檢查一下是否附檔真的有附。

不然又得寄一封信加附檔。

附檔名稱要包含自己的名字。

不然教授可能收到十份都叫Researchproposal，全部他都下載了，想找你的那一份的時候，找不到，火氣可能就會上來，對你不利。

可以寫JohnChenResearchProposal，也可以再加一個簡短的title。

也記得附檔名稱不要寫ResearchProposalforPrinceton，然後教授是Harvard的教授。

不然就糗大了。

信件之中要寫你附上什麼檔案。

如果超過兩個的話，最好是條列出來。

像是：Ihaveattachedtwodocuments.Thefirstismyresearchproposal.ThesecondismyCV.如果是一串的話，可以寫：Ihaveattachedfourdocuments.Theyareasfollows:1.CV2.Researchproposal3.Statementofpurpose4.Transcript然後附檔的名稱，要一眼就看得出哪個是哪個。

像是JohnChenCV,JohnChenResearchProposal等等。

而且請盡量附檔順序就是你列出的順序。

4.收信人：檢查收信人是正確的收信人，不要寄錯學校，寄錯教授，還是寄錯人。

如果不確定對方叫什麼的話，可以上學校網站查，像是Applicationprocess應該會有一個主要的辦事人員。

如果還是查不到對方叫什麼的話，可以寫DearSir/Madame。

或是更正式一點，可以寫Towhomitmayconcern。

或是可以寫Dear加職稱，像是DearAdmissionsOfficer。

如果寫職稱的話，不要自創職稱，每一間學校的同一個職位的職稱會有一點點不一樣。

如果只知道對方的姓，請查一下對方是男的還是女的，男的請寫DearMr.Smith，女的請寫DearMs.Smith。

Mr可加句點可不加，通常美式加句點，英式不加句點。

Ms.也是可加句點可不加，通常美式加句點，英式不加。

但是如果對方在網站上寫他的名稱為Mrs.HelenSmith，那就要用Mrs.不要改為Ms.　或是對方寫說他的名稱為MissHelenSmith，那就是照他說明的使字，不要自己改。

只有在只知道對方叫HelenSmith不確定對方是已婚還是未婚時，才會用Ms.5.開頭：不要用很隨便很口語的開頭，像是Hi，還是Howdoyoudo都很口語。

用DearXXX或是Towhomitmayconcern比較好。

如果比較熟的話，可以用Hello開頭，第一次寫信或是跟對方不熟，用Dear。

6.字型：字型用正式的字型，像是Arial還是TimesNewRoman，不要用奇特搞怪的字型。

字型大小用10-12，不要特別小，也不要特別大。

沒事不要用顏色。

不要用全大寫，不然對方會以為你在對他大吼大叫。

7.語氣：語氣要謙和，客氣，友善。

不要太過隨便，就算真的見過對方，聊得蠻開心的，寫信的時候語氣還是要比較正式一些。

如果是第一次寄信或是寄信給教授，語氣更要有禮貌。

但是也不要硬梆梆的，好像人家欠你很多錢一樣，所以正式之外，還要有溫暖和善的感覺。

另外，語氣要注意，要謙和但是有自信。

在跟學校交涉的時候，要強調你的優點，但是不要流於狂傲自大。

這個狀況在經驗非常強大的同學身上最常見，寄信給學校的時候，聽起來好像學校非收他不可，因為他太強了。

這種語氣用在很前面的學校或是很勵害的教授時，會特別吃虧，因為他們的申請者都這麼強，不缺這一個。

8.長度：不要太短，像是兩三句話，只問你的問題，開門見山，見了山就收，沒頭沒腦的，感覺很沒有禮貌。

也不要太長。

不要寄給學校長篇大論。

如果是寄信給教授，希望對方看你的researchproposal，你想詢問他是否願意收你當學生，email可以寫個三百到五百字，然後proposal附在附檔。

9.動機：如果是詢問一些問題，像是托福成績沒有到怎麼辦，不要劈頭就問，你們要求100分，我只有96分，可不可以？要提出你做了什麼事克服這個問題，像是我八月二十號考試拿到96分，我預計九月十五號再考一次。

我想先詢問，你們的deadline是九月三十號，如果那一次考試還是沒有達到的話，是否還有機會讓我補交？如果要解釋什麼，詢問什麼的話，要簡短的把你的問題，你過去克服的方法，你未來預計會克服的方法寫出來。

並誠懇的問學校或是教授，是否可以幫你延長期限，或是放寬標準。

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