新手主管該學會的「時間管理」 6大心法，愈忙愈有效率

新手主管該學會的「時間管理」 6大心法，愈忙愈有效率 · 方法1：拒絕屬下的依賴性請示，別讓屬下的問題變成你的問題 · 方法2：列出工作清單（To-DoList）. 回首頁 English 免費訂閱電子報 天下APP免費下載 搜尋 頻道分類 財經 理財五角課 貿易戰 財經焦點 財經週報 投資理財 產業 製造 服務 金融 科技 國際 國際週報 兩岸四地 東南亞 亞洲 歐洲 美洲 非洲 紐澳 管理 管理 行銷 創新創業 人才 職場競爭力 環境 永續發展 氣候變遷 環境 能源 教育 教育趨勢 創新教育 親子教養 人物 大師觀點 CEO觀點 人物特寫 政治社會 政治 政策 社會現場 調查排行 2000大調查 兩岸三地1000大 快速成長企業100強 CSR天下企業公民 標竿企業 金牌服務業調查 縣市調查 2000大調查資料庫 健康關係 健康醫療 兩性關係 心靈成長 時尚品味 時尚精品 旅行 設計 藝文 影視 運動生活 運動 生活 重磅外媒 經濟學人 BBCNews中文 日經中文 德國之聲 路透社 專欄作者 多媒體 數位專輯 互動專題 深度專題 品牌專區 數據圖表 資料新聞 數字說話 圖表動畫 調查報導 聽天下 重磅封面 財經週報 國際聚焦 天下好讀 記者開講 好主管的12樣禮物 創新突圍軍師 四端看天下 大數據，熱品牌 天下書房 天下影音 雜誌 策展 企業突圍 傳承接班 數位轉型 創新突圍 經營管理 Off學 風格 文化 旅行 美食 特色頻道 未來城市@天下 [email protected]天下 獨立評論@天下 創新學院 天下學習 我讀網 換日線 天下影音 微笑台灣 粉絲專頁 官方instagram 官方Line 台積電法說講得有多好？ ADR大漲5％，台積電最好的時刻還在後頭 管理 管理 新手主管該學會的「時間管理」　6大心法，愈忙愈有效率 升任主管，絕不只是頭銜的轉換而已，更重要的是工作本質的轉變。

新手主管除了該學會「時間管理」，最重要的是，千萬別讓屬下的問題變成你的問題，學會拒絕屬下的依賴性請示。

6390瀏覽數 圖片來源：Shutterstock 分享 其他 文 洪懿妍 Cheers雜誌 發布時間：2021-11-21 6390瀏覽數 下午1點半，靖荃錯過了用餐時間，獨自坐在座位上繼續忙碌。

下午2點，他要跟老闆開會，現在為了準備資料，已經快要焦頭爛額。

3點半，另外有個跨部門會議等著他，5點則是跟廠商約好了見面，討論下個季度的合作案，而在辦公桌的一角，還有幾份等他批閱的企劃案。

那幾份企劃案，已經靜靜躺在那兒一星期了。

自從接下主管一職後，靖荃馬上被排山倒海而來的工作量嚇到。

他沒想到，從專業工作者晉升到管理職，竟然會冒出那麼多工作來，他的時間永遠不夠用。

這時候，幾位部屬剛用完午餐，有說有笑地走進辦公室，看著他們愉快的神情，靖荃心裡陡然浮現一個問題：「為什麼我忙得要死，他們看起來卻好像沒事做？」 多數新手主管都會面臨靖荃這樣的困境，他們自動延長工時，努力壓榨自己，筋疲力盡之餘，甚至開始懷疑：「我是不是不適合當主管？」 事實上，升任主管，絕不只是頭銜的轉換而已，更重要的是工作本質的轉變。

「管理」這件事開始出現在新手主管的工作中：向下要管理部屬，向外要管理部門間連繫與合作，甚至還要向上管理上司。

不過，每個人的時間都有限，因此，在做好這些工作前，他們首先要學習的是時間管理。

廣告 經常處於兵荒馬亂狀態的新手主管，只要遵循以下的方法，一定可以做好時間管理，井然有序地規畫自己的工作。

方法1：拒絕屬下的依賴性請示，別讓屬下的問題變成你的問題 曾因「時間管理」（TimeManagement）一文創下《哈佛商業評論》（HarvardBusinessReview）單篇下載次數最高紀錄的威廉．昂肯（WilliamOncken）在文中明白指出，多數主管從未察覺，「自己大部份時間都花在處理部屬的問題。

」 許多主管成天被淹沒在屬下的請示、詢問、要求中，簡直無法脫身。

當部屬提出問題時，沒有經驗的主管往往會一口答應幫忙，殊不知，這樣一來，部屬的問題就變成主管的問題，主管只會愈來愈忙。

昂肯建議，不要讓部屬「分配」工作給你，而是要讓他明白，「問題是你帶進來的，還是應該由你帶出去，你可以向我求助，但我不會單獨採取行動，而是由你和我一起解決。

」 廣告 一位中小企業的經理就有過切身經驗。

曾經有位廠務人員拿了流程改善措施來請他裁示，他因過於忙碌，沒時間過目。

禁不起廠務人員一再催促後，他終於忍不住回答：「我可能永遠不會有時間看，你自己分析一下，提出一個方案吧。

」隔天，廠務就自己把問題解決了。

不過，《與成功有約》（The7HabitsofHighlyEffectivePeople）的作者史蒂芬‧柯維（StephenCovey）提醒，主管千萬不要獨裁地「把問題丟回去」，而是要和部屬持續溝通，建立部屬自行解決問題的能力，有效地進行授權。

否則，部屬一樣會不斷回來找主管，佔用主管時間。

方法2：列出工作清單（To-DoList） 詳列工作清單是管理時間時一定要做的，它會提醒你完成該完成的重要工作，而不是遇到什麼事，就做什麼事。

廣告 首先，你必須將所有該做的事情條列出來，依照重要性與急迫性來排定優先順序，然後盡量將心力投注在重要事情上。

為了更有組織一點，你可以先以週為單位，擬定每週計劃表，然後細部條列每日工作清單。

有個好建議是，選定星期五下午或星期一早上，花10分鐘，安排一週的工作計劃。

不過，千萬記得，不要將自己的時間填滿，一定要留下休息及因應突發狀況的緩衝時間。

如果一項工作過於繁重，你可以將它切割，分成一個個的小任務。

如果還是過於沉重，就再進行切割。

理想上，一項任務的完成時間最好不要超過兩小時，因為研究顯示，一般人全神貫注於某件事90～120分鐘後，精神就很難繼續集中了。

廣告 此外，將工作進行切割可以讓你一次把一件事做完，工作起來更快速、更有成就感。

還有一個小訣竅是，從比較困難的任務先著手，這會讓剩下的工作愈來愈簡單，心情就會愈來愈愉快。

方法3：將理想時間留給自己，拒絕外界干擾 從現在開始，用心注意你一整天的工作狀態，連續幾天後，找出你一天內精神最集中、工作效率最高的時間，然後將這段理想時間保留給自己，拿來處理最困難、最棘手的工作。

讓你的部屬知道你的理想時間，在這段時間內不接電話，不見訪客，不容許部屬的干擾。

要新手經理人堅持保留理想時間有時很難，他們往往不好意思拒絕同事或部屬。

不過，當你明白時間被打斷會造成什麼後果時，就有勇氣向他人說「不」了。

廣告 美國管理顧問公司巴瑟克斯（Basex）的首席分析師史比拉（JonathanSpira）就明白指出，被打斷30秒看起來好像微不足道，但事後你卻得花費更長的時間才能重新集中精神回到工作上。

「我們的研究顯示，大約是被打斷時間的10～20倍，」史比拉表示。

方法4：立即處理，不要拖延 隨著你的職責範圍愈來愈大，你要處理的文件，閱讀的資訊會愈來愈多，為了不讓這些文件堆積如山，你必須做好資訊管理的工作，重點就是：立即處理。

首先，在收到文件或電子郵件時，先花幾秒鐘看一下文件的標題及內容，判斷該份文件的重要性與急迫性，然後採取以下4個步驟當中的一個： 立即回覆 歸類、建檔 分派下去 扔掉或刪掉它 記住，每份文件或郵件一定都有去處，最怕的就是擱置，擱置也是浪費時間的元兇之一。

舉例來說，可以立即回覆的信件你卻沒有馬上處理，等過幾天後你要回信時，一定要花時間再看一次原信。

「再來一次」會浪費掉你很多時間。

除了文件外，新手主管會拖延的另一種情況就是，因為害怕而不想去面對的工作。

由於新手主管要處理許多他以前不曾碰過的事情，例如打考績、在會議上簡報、主動和其他部門連繫等，基於恐懼的心理，經常是能拖就拖，等到最後不得不面對時，事情已迫在眉睫，反而要在時間更緊迫的情況下處理，壓力更大。

《新經理人管理技巧》的作者莫瑞‧史岱納（MoreyStettner）建議，新手主管不要放大這些不愉快的任務，而是採取開闊的觀點：「在我一週50小時的工作時間裡，這只要花30分鐘就可以了。

」或是「我很幸運，這原本可能更糟呢。

」換個心態思考事情，你會發現很有幫助。

方法5：保持工作場所的整潔 雜亂的桌面與工作環境是時間殺手，但很多主管常忽略這一點，放任自己每天陷入混亂中。

如果你的桌上堆滿書籍、備忘錄、文件、過期刊物，那麼，時間就會在你埋頭尋找某項資料時溜走了。

而且，試想一下，如果你的老闆及部屬經常看到你東翻西找的找東西，有時還找不到，他們會怎麼看你？因此，把東西收好，放在容易找到的地方。

方法6：隨手記筆記 養成記筆記的好習慣，隨身攜帶筆記本，將你想到要做的事情、突如其來的構想、老闆的指示、部屬的問題，隨手記錄下來。

如此一來，你就不必日夜想著這件事，解除強迫自己記憶的壓力，也省下事後回想的時間。

而且，你也不需要為了怕自己記錯，再花一次時間跟他人確認。

認真說起來，時間管理並不複雜，你也不必非得成為全方位的時間管理達人，有時候，只要做對一件事，或養成一個好習慣，就能大幅提高工作效率。

許多成功的領導人面對繁重的工作還能一派從容，關鍵就是時間管理。

因此，初任管理職的新手主管，如果有心向上學習，切記一定要扎穩時間管理的馬步。

（本文轉載自Cheers雜誌） 相關熱門主題 延伸閱讀 Google都在用的復原訓練力，要讓員工上班心情好 善用通勤時間，也可以抓緊時間學習！４款實用學習App必載 ３招必學筆記術！他靠做筆記考上台大MBA、存千萬退休金 如何進入心流狀態？５個技巧，提高專注力與幸福感 遇到愛遲到、破壞紀律的問題員工，該怎麼辦？聰明主管用這４招搞定「大牌下屬」 訂閱天下每日報（每週一至週五發送） 天下編輯精選國內外新聞，每天早晨發送，也可以聆聽語音朗讀 訂閱天下每日報 編輯精選新聞，早晨寄送 訂閱 感謝您的訂閱！ 請查看您的信箱，我們將寄送驗證信給您，確保未來信件會送到您的信箱 #團隊 #領導 #績效 #主管 #職場 你可能有興趣 【環遊新北走近29種生活】都會綠洲看見新新店｜廣編企劃 最新訊息 領取首訂優惠3個月$399(原價$699) 訂閱天下雜誌電子報 天下雜誌當期內容的精華與延伸，每周三發送最具時效性的深度內容 立即訂閱 您已成功收藏此文章 您已成功取消收藏此文章 請先登入或註冊登入會員後，即可收藏文章 註冊 登入 請先登入天下雜誌會員 文章PDF檔案下載為全閱讀專屬功能，若您還不是天下全閱讀訂戶，請先訂閱。

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