也未必能毫不費力 打開行事曆，手把手教你時間管理（上）

我的時間管理啟蒙來自David Allen 的“ Getting things done 1～3 ”（以下簡稱GTD），那就像是一個大的框架， ... 下圖簡單介紹這個GTD 流程：. 換日線Crossing-最貼近你的國際新視野 主打 編輯部原創 策展專區 CrossingCampus 時事現場 海外職場 專欄作者 訂閱季刊 頻道 人物故事 People 國際趨勢 Trends 文史藝術 Humanities 生活風格 Lifestyle 觀點評論 Perspectives 編輯嚴選 Editors'Picks 換日線X施羅德 上架，夢想人生 關於我們 歷年季刊 團隊成員 大事記 搜尋 投書 歷年季刊 團隊成員 大事記 註冊 登入 立即加入會員取得專屬服務 立即加入 首頁 生活風格 生活 就算你極其努力，也未必能毫不費力──打開行事曆，手把手教你時間管理（上） WillHuang／LifeCoaching──人生管理 2019/05/24 20758 PhotoCredit： 工作至今6年，不能算有成就，但比起很多人，自己很幸運，有機會歷練這麼多、碰到很多貴人給自己機會；另一方面，也感謝自己除了不亞於任何人的努力以外，持續保持戰略視角與探索更好的方法。

我相信努力極具價值，但我也相信沒有戰略與方法，劣質的努力只會將生命燃燒殆盡。

本週要分享的是我其中一個強力武器。

我的時間管理啟蒙來自DavidAllen的“Gettingthingsdone1～3”（以下簡稱GTD），那就像是一個大的框架，在其前後所讀過的所有其他效率、效能相關的書籍，都像是在強化這個大框架裡的某些部位或要素。

前文：「越自律的人越自由」：在資訊爆炸、忙碌爆肝的時代，教你拿回生活的「自主權」 工作至今6年，不能算有成就，但比起很多人，自己很幸運，有機會歷練這麼多、碰到很多貴人給自己機會；另一方面，也感謝自己除了不亞於任何人的努力以外，持續保持戰略視角與探索更好的方法。

我相信努力極具價值，但我也相信沒有戰略與方法，劣質的努力只會將生命燃燒殆盡。

本週要分享的是我其中一個強力武器。

我的時間管理啟蒙來自DavidAllen的“Gettingthingsdone1～3”（以下簡稱GTD），那就像是一個大的框架，在其前後所讀過的所有其他效率、效能相關的書籍，都像是在強化這個大框架裡的某些部位或要素。

但是當時自己的時間管理執行可以說是災難，因為需要大量的紙、文件夾、及固定的收納處，對於頻繁出差的我來說，非但沒有達到提升效率的效果，反而增加了許多管理上的耗能。

最終只能採用一些簡單的碎片化方法，例如隨身攜帶筆記本和筆、每天早上列待辦清單、目標導向、文件命名歸檔等，雖然系統性的導入算是失敗收場，但也已經讓我的效率、產出及品質都高於常人。

雖然導入失敗，但我沒有放棄過找尋其他方法，終於在2016年，到一個我已經觀察了一年多的時間機構，「易效能」裡找到答案。

時間管理的基本框架 下圖簡單介紹這個GTD流程： 圖／WillHuang提供 沒有這個流程的基礎認知，我相信我們所下載市面上所有的時間管理app都不能發揮最大效益。

GTD的步驟有5個，易效能簡化為3個，這個不是太重要，我們直接從流程開始說明： 第一步：收集 大腦不是垃圾桶，記憶是大腦最低級的功能，尤其是在這個網路發達，信息隨處可搜的時代。

時間管理的要素之一是要事優先，而在那之前需要有「別想做完所有事」的覺悟。

如果我們沒辦法清楚記得7件以上的事情，又憑什麼認為我們能在數不完的工作、事件中將資源、時間分配給最重要的事？ 之前有同事進公司就開始處理遇到的所有事情，整天處於忙亂之中，並且長期不見改善。

這就是沒有進行收集、判斷優先順序、缺乏全局觀（戰略視角）造成的後果。

當他處理別人臨時上門的事情時，同一時間其他正在等著他處理的工作截止時間正在慢慢逼近，而他只能永遠處於似乎好像有什麼未爆彈在某處的焦慮之中，非但無法專注於當下的事、沒有傑出的產出與績效、也無法有任何喘氣空間。

所以，要做的第一件事情是建構一個外部儲存空間，紀錄、收集這些事。

我們的大腦用來評估、判斷、思考、計畫、學習與主導執行。

實施原則很簡單，將所有的第一手信息、雜事、瑣事、腦海裡浮現的全部放到收件箱。

而對於剛接觸的人可以分為兩階段，首次批量收集以及不定期清理： 首次批量收集 首次批量收集，目的是清理之前累積下來的所有事件。

這個收集可以來自物理空間、腦裡跟數位空間。

我建議預留2-3小時的時間跟自己相處、進行清理與收集。

物理空間像是很久沒整理的車庫、倉庫、要清洗的冬季衣物、要修理的電器；腦裡想的要買的東西、想去的地方、想嘗試的興趣、想聯絡的人、想學的技能、答應別人的事等。

數位空間則包含了沒有回覆的email、想看還沒看的電影或電子書、快要到期的coupon，加了我的最愛標籤卻還沒讀的開箱文、旅遊攻略等。

不定期收集 首次清理完以後，後面需要開始不定時的覺察、意識或接受來自自己及別人的各種信息、事件。

我們需要的是一個能夠隨時隨地幫我們收集新事件、信息的工具。

這個機制要滿足4個需求：一切、快速、隨手、可靠。

4個要素相輔相成，缺一不可。

相信有些人（包含我）嘗試過在很多不同地方，有很多不同的記事本，辦公室一本、包裡一本、房間、客廳、廁所各一本，有什麼事不管在哪裡都有地方記下來。

但是當要回想的時候就尷尬了，人在辦公室想起來上次有記到客廳的筆記本，但是暫時沒辦法回去看，回到家才又發現是在辦公室的筆記本。

這倒還好，只是心裡好像有東西在搔癢、覺得不痛快而已，但如果是重要的事情，那可能就有損失發生了。

另一方面，也有很多人碰到的場景是，可能正在進行其他事情、或是開車、通話等，突然想起一件重要的事、一些很棒的靈感、或是有人過來告知一項重要任務，明明知道重要卻沒辦法馬上紀錄，但手邊的事忙完可能又忘記那項任務了。

番茄工作法裡，要求在番茄鐘進行時需要快速紀錄所有「干擾」，但那是我們在桌邊才能紀錄，日常生活的紀錄工具就需要更靈活才可以，要掌握的就是輸入時需要夠快，不做任何信息加工、直接原汁原味收集，盡可能5秒內完成。

當然，還有很多其他情況能舉例，但相信藉由上面兩段，已經清楚闡釋了為什麼我們要滿足一切、快速、隨手、可靠四要件。

易效能裡強調道、術、器、用。

現在有道、有術，需要的是器（工具）與用（實際踐行），優化成自己的系統。

要將上述收集方法落地，最好的工具就是手機跟App。

我自己使用的是iOS的AppOmniFocus。

如下圖，介面右下角有一個小icon，就是進行收件箱收集的按鍵，點擊進去就能開始輸入事項，輸入的事項會進入到Inbox裡面。

第一次進行收集的人可以盡情地寫，不到300項不停。

而首次收集後的不定期收集，諸如日常生活中很多走在路上、上廁所時、洗澡時想到、老婆交代、同事提及需要處理的事情，我們也不希望左耳進右耳出，需要及時錄入，才不會天天被老婆罰跪主機板。

這個時候HeySiri就派上用場了。

事先將reminder跟OmniFocus做好連接，接著每次只需要說"HeySiri,remindme…"，這件事情就會自動跑到OmniFocus的Inbox裡面，我們只需要定期根據taskflow做檢視、拆解就好囉！當然，這只是舉例，讀者們可以用自己覺得合適的app或數位工具。

有在工作的人應該都經歷過因為各種事項同時要跟進處理，超過6、7件就開始焦躁的狀態。

定期清空大腦、放入Inbox後可以大大降低此類壓力，更有餘力專注當下處理更重要的事、或是判斷什麼事更重要再進一步處理。

圖／WillHuang提供 第二步：排程 在上述的收集進行完以後，我們開始進一步「明確」Inbox裡各事件的意義，而明確意義只需要問3個問題： 1.要不要做？ ●要做的事件繼續往下走流程，不做的進垃圾桶。

●不能做的（如文件、物品、參考訊息等），放到文件夾或是Evernote（但即便如此，也得「歸納文件」） 2.我要的結果是什麼？ ●明確目的，判斷分類： ─願景、夢想、中長期目標、責任與關注範圍（放到高空系統，建立關注與專案）（要更了解何謂「高空系統」，請參考前文） ─專案（大於X個步驟，步驟判斷依據則視個人能力） ─例行公事、瑣事（繼續往下游流程走到4D──Doit；Delete；Delegate；Defer，第三步執行面會解釋得更清楚） ─只有初步想法還在醞釀的放到將來也許。

3.下一步行動？ ●拆解與明確可執行的最小單位（專案管理的工作分解結構）；例如旅行：我今晚八點上網查旅行社聯絡方式+確認過年日期+查詢之前編列的2019年預算+……。

●標準描述結構為「主詞+動詞+受詞（物）+受詞（人）+時間地點」 ●如果這個行動看起來沒辦法立即執行，那就再進一步拆解。

排程過程中除了上述問題外，另一大重點為排定優先順序，找到那些重要緊急的事、慢慢將整體局勢，調整到投入「重要不緊急」領域的最大化。

另外從高空系統的維度，則可創建各年度目標、拆解成專案，並在每個專案下創建action。

專案類別可以做一些延伸，例如「例行公事／重複事件」。

這個類別裡有我特定時間需要做的重複事項，例如三週剪一次頭髮，需要提前預約、每個月要確認孝親、貸款、卡費如期繳交、每年的體檢預約等；而那些不需要耗費精神進行分類的一次性事件，則可以建立「跑道清單」進行歸類，例如跟同事說有人打給他。

圖／WillHuang提供 接下來，我們就要進入最後一步，也就是「執行」階段。

（下篇：再厲害的方法，沒落實前都是空談──打開行事曆，手把手教你時間管理（下）） 執行編輯：陳慈晏 核稿編輯：林欣蘋 PhotoCredit：Shutterstock、WillHuang提供 時間管理 GTD 效率 關聯閱讀 「越自律的人越自由」：在資訊爆炸、忙碌爆肝的時代，教你拿回生活的「自主權」 無法一步登天的「時間管理學」：普通人要看見才會相信，成功的人知道先相信才有機會看見 作品推薦 當你真正意識到「時間的價值」，金錢絕對是你最後一個想換取的東西 牛津大學每學年「放假」近半年，真的是「英國念書過太爽」嗎？——談「學習自主時間管理」的重要性 參考資料 TOP WillHuang／LifeCoaching──人生管理 澳洲上市集團8IHoldings-VICTaiwan總經理、2個女兒1個兒子的三娃奶爸、WalnutLondon聯合創始人、前生涯規劃授權咨詢師／講師、前500強EMS品質工程主管、前上市櫃公司代理發言人、前中央美術學院建築學院特聘講師。

目標──協助10萬人實現財富自由。

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