TO DO LIST 這樣用才對！ - 經理人

於是日復一日，清單上的待辦事項不斷累積、拉長，不知從哪一天起，每天 ... 把所有未完之事釐清，「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到 ... TODOLIST這樣用才對！ TODOLIST這樣用才對！ 2020-10-05T00:01:28+0800 2014-11-01T00:00:00+0800 https://cdn.bnextmedia.com.tw/mt/images/mt-192x192.png 經理人Managertoday 謝明彧 https://4.bp.blogspot.com/-1Cl2Rz22dik/VKzn6Rlw9rI/AAAAAAAAkvE/4nIR8Ih-Ou4/s1024/ 如果有人說你不會用「To-DoList」（待辦清單），你可能會在心裡立刻反駁說，「不就是把要做的事情都列出來嗎？怎麼可能不會！」然後轉頭看著自己的待辦清單（不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內 如果有人說你不會用「To-DoList」（待辦清單），你可能會在心裡立刻反駁說，「不就是把要做的事情都列出來嗎？怎麼可能不會！」然後轉頭看著自己的待辦清單（不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內），「嗯……今天還有12件工作要做，希望在下班前能處理完。

」 不過，你的這個希望通常不會實現，很有可能你撐到晚上9點才離開辦公室，卻還剩4件沒完成，只好移到明日再戰。

於是日復一日，清單上的待辦事項不斷累積、拉長，不知從哪一天起，每天早上你都必須先深吸一口氣，才有勇氣打開那張清單，因為光是看到還有幾十件事情等著要做，就讓你倍感壓力，「我怎麼可能做得完！」甚至，你到後來乾脆不打開你的待辦清單了，只做想到的、眼前的工作，眼不見為淨…… 「待辦清單根本就是在提醒我還有一堆事情沒完成嘛！對於幫我提高效率根本沒用！」或許，你曾經不只一次這樣在心裡抱怨。

但是這很有可能是因為你一直都用錯的方法來使用待辦清單；或者說，你一直都用錯的方法，來整理與管理你在工作上的「下一步行動」（NextAction）。

待辦清單不是備忘錄，是清晰列出「下一步行動」 我們學習各種時間管理與工作排程系統，無非是希望提高自己的成效、更快地做完工作，然後每天心情輕鬆地下班。

由美國時間管理大師大衛‧艾倫（DacidAllen）所提出的經典時間管理系統「GTD」，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無壓）一起兼得的方法。

GTD是「GettingThingsDone」（意即把事情通通完成）的縮寫，不只在全球有數千萬人奉為工作排程處理的圭臬，Google搜尋更可以找到高達500萬筆相關討論與應用。

透過GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多，依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度，享受「掌控一切」的安心感。

《PCuSER》主編黃鐘毅表示，幾乎在當前所有To-DoList軟體內的清單分類功能設計，都有受到GTD理論的影響。

GTD的第一個觀念，就是「明確化你的下一步行動」。

這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因，因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」，而不是明確的「行動」。

例如，你的待辦清單第一條是：「完成新產品提案企畫，下周三要提報」，你預計在早上9～12點完成。

實際動筆時，你很快就會發現，這其實只是一個粗略的項目，其中還會涉及許多行動：上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……，這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」，才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

把所有事情移出腦袋，讓自己心無旁騖 做事缺乏詳細的行動規畫，執行起來就容易掛一漏萬，陷入忙碌、焦躁的狀態。

「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時，就會帶來不良影響。

」艾倫強調，其實你的潛意識內，很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。

只要你沒有把所有未完之事釐清，「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到沒有壓力。

因此，GTD的第二個重要觀念，就是「把所有事情移出腦袋」。

艾倫表示，要讓自己無壓又有效率，首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來，不管大小、公私、清楚或只是個概念，全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。

一旦當你知道自己已經掌握了所有事情，就會感到安心，也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。

這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。

傳統時間管理系統強調「由上而下」，先找出「大目標」，再規畫「中目標」，最後落實為不同的「細部行動」。

GTD則強調「由下而上」，不管大事、瑣事通通拋出來，不必按照輕重緩急安排程序，目的就是好好清理掉它們，以免事情變成懸念，干擾你的專注力，到最後沒一件事做好。

這就是GTD最大的優點，也是GTD五大流程「蒐集→處理→組織→回顧→行動」設計的原理： 首先，先把事情移出腦袋，不管大小全部放進「工作籃」中，讓自己不再心有所繫。

再來，針對這些事務，判斷「能兩分鐘內當下完成」或「無法兩分鐘內完成」，把立即可以處理的處理掉，把無法立即處理的再區分為「不做」「委派他人」或「自行處理」。

最後才針對需要「自行處理」的事務，逐一拆解成具體的「下一步行動」，放入待辦清單與行事曆所組合而成的提醒系統中，讓自己知道什麼時候該做什麼事。

GTD的基本思維，可以歸納為《筆記女王的手帳活用術》作者林佩玲所說的一句話：「把想到的事情寫下來，把寫下來的事情做完。

」不依靠大腦記憶，只透過清楚的外部系統，讓自己在面對龐雜的事務時，從「不斷動腦」變成「只要動手」，照著待辦事項清單一項一項來，就能有效而且無壓的進行工作。

就算一天下來，還是有事情沒做完，也可以依據GTD原則，判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中，讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆，準備好明日再戰。

本文出自於： @@BOOKID:63@@ 圖片來源/JayelAheramviaFlickr,CCLicensed 領導帶人 經營管理 行銷業務 工作術 自我管理 專題 活動 文章 最新上線 熱門文章 專家觀點 專題 一日充電 每日一句 每日單字 每日電子報 知識加值 新商業學校 新書快讀 管理知識庫 課程團票 品牌活動 100MVP經理人 近期活動 雜誌 最新出刊 訂閱優惠 主題分類 經營管理 領導帶人 行銷業務 工作術 自我管理 時事話題 產業趨勢 特色內容 商管選書 管理辭典 職場英文 八分生活 關於巨思 內容轉載規範 服務條款與隱私權政策 廣告刊登 場地租借 徵才 客服信箱：[email protected] 讀者服務專線：886-2-87716326 服務時間：週一~週五：09:00~12:00；13:30~17:00 106台北市大安區光復南路102號9樓 找課程 訂雜誌 聽說書 文章 最新上線 熱門文章 專家觀點 專題 主題分類 經營管理 領導帶人 行銷業務 工作術 自我管理 時事話題 產業趨勢 特色內容 商管選書 管理辭典 職場英文 八分生活 一日充電 每日一句 每日單字 每日電子報 知識加值 新商業學校 新書快讀 管理知識庫 課程團票 品牌活動 100MVP經理人 近期活動 雜誌訂閱 最近出刊 訂閱優惠 關於巨思 內容轉載規範 服務條款與隱私權政策 廣告刊登 場地租借 徵才 客服信箱：[email protected] 讀者服務專線：886-2-87716326 服務時間：週一~週五：09:00~12:00；13:30~17:00 106台北市大安區光復南路102號9樓 追蹤我們 工作術 TODOLIST這樣用才對！ 2014/11/01 整理‧撰文 謝明彧 如果有人說你不會用「To-DoList」（待辦清單），你可能會在心裡立刻反駁說，「不就是把要做的事情都列出來嗎？怎麼可能不會！」然後轉頭看著自己的待辦清單（不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內），「嗯……今天還有12件工作要做，希望在下班前能處理完。

」 不過，你的這個希望通常不會實現，很有可能你撐到晚上9點才離開辦公室，卻還剩4件沒完成，只好移到明日再戰。

於是日復一日，清單上的待辦事項不斷累積、拉長，不知從哪一天起，每天早上你都必須先深吸一口氣，才有勇氣打開那張清單，因為光是看到還有幾十件事情等著要做，就讓你倍感壓力，「我怎麼可能做得完！」甚至，你到後來乾脆不打開你的待辦清單了，只做想到的、眼前的工作，眼不見為淨…… 「待辦清單根本就是在提醒我還有一堆事情沒完成嘛！對於幫我提高效率根本沒用！」或許，你曾經不只一次這樣在心裡抱怨。

但是這很有可能是因為你一直都用錯的方法來使用待辦清單；或者說，你一直都用錯的方法，來整理與管理你在工作上的「下一步行動」（NextAction）。

待辦清單不是備忘錄，是清晰列出「下一步行動」 我們學習各種時間管理與工作排程系統，無非是希望提高自己的成效、更快地做完工作，然後每天心情輕鬆地下班。

由美國時間管理大師大衛‧艾倫（DacidAllen）所提出的經典時間管理系統「GTD」，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無壓）一起兼得的方法。

GTD是「GettingThingsDone」（意即把事情通通完成）的縮寫，不只在全球有數千萬人奉為工作排程處理的圭臬，Google搜尋更可以找到高達500萬筆相關討論與應用。

透過GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多，依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度，享受「掌控一切」的安心感。

《PCuSER》主編黃鐘毅表示，幾乎在當前所有To-DoList軟體內的清單分類功能設計，都有受到GTD理論的影響。

GTD的第一個觀念，就是「明確化你的下一步行動」。

這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因，因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」，而不是明確的「行動」。

例如，你的待辦清單第一條是：「完成新產品提案企畫，下周三要提報」，你預計在早上9～12點完成。

實際動筆時，你很快就會發現，這其實只是一個粗略的項目，其中還會涉及許多行動：上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……，這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」，才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

把所有事情移出腦袋，讓自己心無旁騖 做事缺乏詳細的行動規畫，執行起來就容易掛一漏萬，陷入忙碌、焦躁的狀態。

「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時，就會帶來不良影響。

」艾倫強調，其實你的潛意識內，很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。

只要你沒有把所有未完之事釐清，「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到沒有壓力。

因此，GTD的第二個重要觀念，就是「把所有事情移出腦袋」。

艾倫表示，要讓自己無壓又有效率，首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來，不管大小、公私、清楚或只是個概念，全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。

一旦當你知道自己已經掌握了所有事情，就會感到安心，也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。

這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。

傳統時間管理系統強調「由上而下」，先找出「大目標」，再規畫「中目標」，最後落實為不同的「細部行動」。

GTD則強調「由下而上」，不管大事、瑣事通通拋出來，不必按照輕重緩急安排程序，目的就是好好清理掉它們，以免事情變成懸念，干擾你的專注力，到最後沒一件事做好。

這就是GTD最大的優點，也是GTD五大流程「蒐集→處理→組織→回顧→行動」設計的原理： 首先，先把事情移出腦袋，不管大小全部放進「工作籃」中，讓自己不再心有所繫。

再來，針對這些事務，判斷「能兩分鐘內當下完成」或「無法兩分鐘內完成」，把立即可以處理的處理掉，把無法立即處理的再區分為「不做」「委派他人」或「自行處理」。

最後才針對需要「自行處理」的事務，逐一拆解成具體的「下一步行動」，放入待辦清單與行事曆所組合而成的提醒系統中，讓自己知道什麼時候該做什麼事。

GTD的基本思維，可以歸納為《筆記女王的手帳活用術》作者林佩玲所說的一句話：「把想到的事情寫下來，把寫下來的事情做完。

」不依靠大腦記憶，只透過清楚的外部系統，讓自己在面對龐雜的事務時，從「不斷動腦」變成「只要動手」，照著待辦事項清單一項一項來，就能有效而且無壓的進行工作。

就算一天下來，還是有事情沒做完，也可以依據GTD原則，判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中，讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆，準備好明日再戰。

本文出自於： @@BOOKID:63@@ 圖片來源/JayelAheramviaFlickr,CCLicensed mdi-tag-outline 工作效率