英文書信也要看場合？5 分鐘帶你了解英文email 正式與非正式 ...

英文的正式（formal）用語，常用於較嚴肅，或者牽涉對象與我們不熟、有階級之分的場合中；非正式（informal）用語，則適用於較輕鬆、生活化的場合， ... 英文書信，是許多人難逃的職場夢靨，正在閱讀本文的你是否遇過以下3種狀況？ 寫英文email時，覺得只要通篇塞滿正式用語，就是職場安全牌？面對老闆或客戶，擔心自己的英文email寫得不夠正式？面對同事，擔心email用語太過正式而無法拉近距離？ 英文的正式（formal）用語，常用於較嚴肅，或者牽涉對象與我們不熟、有階級之分的場合中；非正式（informal）用語，則適用於較輕鬆、生活化的場合，或者與我們關係熟識的對象。

許多人誤以為正式用語只適合用在書寫，非正式用語則適合口語應用，其實兩種用語在口語與書寫上，都取決於使用的場合與交談對象。

本篇文章將從英文email常見的語意連接詞、動詞和英文書信主題3個面向，讓你迅速掌握正式與非正式用語的使用場合。

一、常見的英文email語意連接詞 雖然有些英文單字的中文解釋相同，但透過字彙的長度、使用情境的差別可以幫助我們判別每個單字的適用場合。

以下將列舉四組英文email常用的語意連接詞，帶你感受正式用語與非正式用語的語氣差異。

1.無論如何Nevertheless/Anyways 例句：無論如何，請你在週五前寄信向我確認你是否會參加會議。

正式用語：Nevertheless,pleasesendmeanemailbyFridaytoconfirmwhetheryouwillattendthemeeting. 非正式用語：Anyways,sendmeanemailbyFridaytoconfirmwhetheryouwillattendthemeeting. 2.因此Therefore/So 例句：因此，我認為我們需要修改我們的提案。

正式用語：Therefore,Iconsideritnecessaryforustoreviseourproposal. 非正式用語：So,Ithinkweneedtoreviseourproposal. 另外，意指「認為」的動詞consider比think更為正式；而用以表達「必要性」的說法，以形容詞necessary（需要的、必要的）帶出動詞的用法，也比needtodosomething更為正式。

3.而且、此外Inaddition/Also 例句：此外，顧客也很重視準時。

正式：Inaddition,ourclientsvaluepunctuality. 非正式：Also,ourclientsvaluepuntuality. 4.然而However/But 例句：你的點子很棒，但經理並不是很滿意你的報告。

正式：Yourideaisgood;however,themanagerisnotquitesatisfiedwithyourpresentation. 非正式：Yourideaisgood,butthemanagerisnotquitesatisfiedwithyourpresentation. 二、常見的英文email動詞 在英文裡，動詞的變化可以同時代表「動作」與「時間」，掌握正確的動詞用法，可以幫助我們在英文書信的表達上更精確。

看似同義的動詞，其實影響了整個句子的語氣、正式程度。

以下將提供四組正式與非正式的動詞，帶你了解英文正式與非正式用語的差異。

正式用語常使用一個動詞精準描述，而非正式用語則可見日常對話中的片語。

1.通知Inform/Tell 例句：來信是要通知您最新進度。

正式：I’mwritingtoinformyouofthenewupdates. 非正式：Justaquicknotetotellyouaboutthenewupdates. 2.代表Represent/Speakfor 例句：我將代表我的部門提出這項行銷案。

正式：Iwillrepresentmydepartmenttoproposethemarketingproject. 非正式：Iwillspeakformydepartmenttoproposethemarketingproject. 3.建立Establish/Setup 例句：經理認為建立會議的出席規範很重要。

正式：Themanagerconsidersitimportanttoestablishtheregulationonmeetingattendance. 非正式：Themanagerthinksit’simportanttosetuptheregulationonmeetingattendance. 4.要求Require/Askfor 例句：請您提供更多關於貴公司服務的資訊。

正式：Iwouldliketorequiremoreinformationaboutyourcompany’sservice. 非正式：I’mwritingtoaskyouformoreinformationaboutyourcompany’sservice. 除了英文書信用語以外，從句子的長度、語調，都可以判斷書信的正式程度。

其實，英文email的用詞不一定越正式越好；相較非正式用語，正式用語反而可能使句子變長，增加收件人的閱讀時間。

因此，在寫英文email時，我們應該衡量精簡性與收件人身份，決定應使用正式還是非正式用語。

三、常見的英文email主題 1.通知事項 情境假設：我們必須分別寫信給主管Mr.Smith以及很熟的同事Jason，告知對方現行企劃的新進度及附檔的會議紀錄；以下兩封信，可以讓你快速掌握通知事項的英文email，在正式與非正式用語上的差異。

正式用語： DearMr.Smith,  Withregardtothecurrentproject,I’mwritingtoinformyouofthenewupdates.Inaddition,I’veattachedmeetingminuteswiththeclientslastweekinthisemail.Pleasecontactmeifyouhavefurtherquestions. 親愛的Mr.Smith，關於現行的專案，我來信是要通知您新進度。

此外，我將上週和客戶開會的會議記錄附在信件裡了。

若有更多的疑問，請聯繫我。

非正式用語： HelloJason, Justaquicknotetotellyouaboutthenewupdatesofthecurrentproject.Also,I’veputtherecordoflastweek’smeetingwiththeclientsintheattachment.Feelfreetocontactmeifyouhaveanyquestions. 哈囉Jason，很簡短地告訴你現行專案的新進度。

另外，我已經把上週和客戶開會的紀錄附在信件裡了。

如果你有任何問題，歡迎聯繫我。

2.確認安排＆要求行動 情境假設：為了讓專案順利進行，我們必須寫信向客戶及同組的同事，確認共同出席會議的時間，並且要在信件結尾請對方回信，告知是否出席。

正式用語： DearSir/Madam, Representingourcompany,I’mwritingwithregardtothenewproject.Forfurtherdiscussion,Iconsideritnecessaryforustoarrangeameetingat6p.mthisFriday.Pleasesendmeanemailtoconfirmyourattendance,andI’llappreciateyourreplyatyoursoonestpossibleconvenience. 親愛的先生/女士，我代表我的公司來信的目的是有關新專案。

為了進一步討論，我認為我們需要在本週五晚上六點安排一個會議，而我想知道您能否參與。

請以電郵回信確認您的出席，若您能盡快回覆，我會很感激。

非正式用語： HelloJean, I’mwritingforthenewprojectthatweworkonjointly.Ithinkweneedtodiscussitwithourclients,andIwonderwhetheryoucouldattendameetingat6p.m.thisFriday.Pleasesendmeanemailtoletmeknowwhetherthearrangementsuitsyou. 哈囉Jean，我來信是有關我們一起合作的新專案。

我認為我們需要跟客戶討論，而我想知道你能否參加這週五晚上六點的會議。

請回信讓我知道你能否配合這項安排。

結語 其實英文書信的正式程度，應該根據適用對象與場合調整，才能在精簡傳達訊息的同時，維繫寄件人與收件人之間的職場社交關係。

面對客戶、上司或陌生的合作夥伴，正式的英文書信用語，能夠在完整傳達訊息的同時，展現我們的專業度；對於需要維繫社交關係的同事，適當的在英文email中，使用非正式用語，不僅能在更短的句子內快速傳達訊息，也拉近彼此的距離。

只要掌握好英文email的使用情境與對象，且善用正式與非正式用語，就能精確掌握英文email的撰寫口吻，讓你日後撰寫英文email更加如魚得水！ 延伸閱讀： Email太直白？如何專業、有禮貌的用英文指出對方錯誤？ Canyou/Couldyou哪個好？善用情態助動詞、被動語態，提升你的書面溝通技巧！ 掌握5個步驟和3大原則，教你寫出一封完整的英文求職信(CoverLetter) 本站所有文章未經授權，請勿任意利用、引用或轉載。

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