如何用五步驟搞定你的工作效率？（含免費檢查表）

今天的內容會分享《搞定GTD》這本書提到的5 步驟技巧、我實行的過程與工具，並附上 ... GTD 全名為Getting Things Done，是一套處理事情的方法，幫助你在面對各種事務 ... 282月2021 事業經營,生活平衡 如何用五步驟搞定你的工作效率？（含免費檢查表） 你一直希望能將事情有條理地安排妥當、按部就班地執行，卻常常有一種「雜亂無章、不知道從何開始」的困擾嗎？又或是腦海總塞滿各種想法、待會要處理的任務、以及需要暫時記住的事情，卻因為老是忘東忘西而倍感焦慮？ 多數時候，我們會有「被太多事情壓垮」的感受，是因為工作的「流程」出了問題：事情接踵而來時沒有妥善安放，於是事後必須花更多時間整理，才能從雜亂中挑出當下需要做的事情，而這也直接影響了我們的工作效率。

那麼該如何改善自己的流程系統、更有效率的做事呢？今天的內容會分享《搞定GTD》這本書提到的5步驟技巧、我實行的過程與工具，並附上免費檢查表，讓你能在自主練習時能更輕鬆地執行哦！ 那我們就馬上開始吧！ 何謂GTD五步驟？ GTD全名為GettingThingsDone，是一套處理事情的方法，幫助你在面對各種事務時，能根據SOP做妥善安排。

整個流程有5個步驟，如下： 捕捉：蒐集所有吸引我們注意力的事項。

理清：辨別每件事的意義、預期結果與可執行的最小行動。

整理：整理需要延後執行的事項。

執行：決定在什麼情況下要採取什麼行動。

回顧：每週檢視、收集與處理所有雜事，並安排下週要處理的事項 也許你覺得光看這些有點難以理解？沒關係，我當初看這本書時也因為內容講得比較多而細，還反覆嘗試幾次才找到自己的方法和工具XD所以，接下來我會和你分享我的操作過程，以及我用到哪些工具！但在開始之前，有幾點說明： ◾工具每年都會推陳出新，但基礎觀念不會有太大更動，因此如果我分享的工具你不習慣，歡迎使用適合你自己的工具哦🙂 ◾書中建議，在執行這個方法時應刻意挪出空檔、安排完整的時間（我自己是在週末進行），才能避免整理到一半又必須中斷去做其他事的情況，也比較能進下心來處理。

我如何整理與執行？ STEP1：捕捉 將所有待辦事項、腦海中的想法、四散在各處的臨時筆記、隨手記在紙上的會議邀約、隨意寫在筆記本的參考資料⋯⋯等等，都先暫存起來。

◾使用工具：暫時存放的資料夾、記事本或備忘錄（我是使用手機和電腦同步的備忘錄） STEP2：理清 釐清放在暫存備忘錄的事情，你可以思考： 這件事情的意義與目的性為何？是否有執行或存放的必要？如果沒有：請丟棄（例如：根本就不會用到的名片）如果有：繼續下一步剩下的事情是需要執行的項目，或只是參考資料參考資料：請放置一旁，待會整理（例如未來想做的事、閱讀筆記）可行動項目：繼續下一步這些可行動項目，能在當下「2分鐘內」行動嗎？如果可以：請立即執行，並在執行過後於備忘錄上刪除（例如：回覆不太重要的Email）如果不行：請決定是否需要「委派他人」或「延遲處理」，並進入下一階段。

STEP3：整理 整理上一階段留下來的事務，包括要存放的參考資料、要委託他人的事情、需要安排時間處理的專案⋯等等。

（這部分我花滿多時間在思考這些資料到底要怎麼分類哈哈，下面也會一併附上我自己的分類清單，希望能夠幫助到你！當然，你也可以根據自己的需求調整唷🙂） ◾使用工具：行事曆（GoogleCalendar）、待辦事項（ReminderAPP）、資料庫（Notion） ＃行事曆（GoogleCalendar） 只記載有特定日期和時間的事項或會議、絕對要做或必須知道的提醒（例如：這個禮拜五晚上7:00和小花有約、禮拜一晚上6:00要記得搶演唱會的票），不記載當天要做但沒有明確時間的待辦事項，或其他不重要的事情，以確保行事曆的重要性。

行事曆上只標註最重要的事項 ＃待辦事項（ReminderAPP） 需要盡快處理、但沒有規定時間的事項，或是近期在執行的專案。

我的待辦事項有以下分類： 這邊介紹的是ReminderAPP，它是iOS內建的工具，可以在主要任務下建立子項目，操作簡單易懂。

但如果你想使用功能更強大的待辦清單工具，我也超級推薦「TickTick」，你可以跟著下方文章一起打造你的待辦清單！ 延伸閱讀：事情永遠做不完？用TickTick五步驟完美改造你的待辦清單！ ＃資料庫（Notion） 存放近期專案用的參考資料、不太需要檢視的資訊、未來才要執行的計畫等等。

我的資料庫有以下分類： 資料庫我使用的是Notion，原因在於：我比較偏好「Allinone」的軟體，可以在同一個軟體裡，根據不同資料的特性選擇要用適合的格式（意思是我終於不用再Trello+Googlesheet+記事本或其他軟體了！感動😭）加上它免費版的容量很多，而且因為是儲存在網站上的關係，手機和電腦可以隨時同步！關於Notion的教學網路上有滿多的，可以找找看唷：） STEP4：執行 當你整理完以上所有資料後，每件事情應該都已經去到它該去的地方——行事曆上有既定的聚會、待辦事項上有近期要做的事情、等待清單中有需要等待他人回覆的事項、資料庫則存放各種不需要行動的參考資料。

接下來，就是日常的「執行」了！當有一大堆待辦事項（甚至臨時有突發狀況）要做時，我們該如何做出迅速且適當的抉擇？你可以根據以下情況行動： 判別工作類別與優先順序：判斷要處理的，是事先就已安排好的任務、突發事件，還是需要界定的事項（例如：清空收件夾、整理會議筆記、或拆解專案的執行步驟）？再根據事情的重要與緊急程度決定優先順序。

根據自身情況決定：例如目前的情境（現在手邊有哪些工具？是否需要外出？）、可用時間（執行任務所需的時間是10分鐘還是1小時？）、可用精力（我目前的能量狀態適合聯繫客戶嗎？或更適合打給航空公司更改班機、整理書桌抽屜等小事？） STEP5：回顧 儘管你在上個週末已經整理好自己的系統，但過一個禮拜之後，你的備忘錄裡有很大的機率又堆滿許多待整理的事情，而這時「回顧」就很重要了！因此，我們需要每週安排一天檢視與整理累積的事項（我通常排在禮拜日），過程如下： 收集與清理：整理放了備忘錄裡新暫存的資料、清空大腦思緒，將所有新專案、行動項目、等待事項、未來事項或其他未捕捉的東西都列入清單裡。

檢視行事曆與待辦事項：這週要完成的事情是否都已完成？下週有沒有需要事先知道的會議？等待清單裡是否有需要追蹤的項目？專案是否如期進行？更新事項：檢視其他清單或參考資料，是否有近期想啟動的專案？有沒有某些參考素材需要和專案清單放一起？ 看完以上內容，你是否也迫不及待想趕快執行自己的GTD系統了呢？ 趕快下載免費檢查表，一步步打造更有效率的工作流程吧！ 【免費支持】如果你喜歡這篇文章，歡迎幫我拍手5下，給我一點鼓勵哦：） Share YouMayAlsoLike 設計理想人生，從打造你的願景板開始！ 21/02/2021 資訊氾濫時代，如何慎選適合自己的知識與建議？ 09/07/2021 網站規劃指南：如何從無到有規劃個人品牌網站？（免費練習表下載） 17/11/2019 想做電子報行銷，除了MAILCHIMP和CONVERTKIT，還能有什麼選擇？ 16/12/2019 LeaveaCommentCancelComment 在瀏覽器中儲存顯示名稱、電子郵件地址及個人網站網址，以供下次發佈留言時使用。

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