什麼是GTD (Get things Done)？建立一套完善的時間管理系統

如果不是，則使用其他工具記錄任務，提醒自己稍後要做。

《Get Things Done》實際上有3 集，台灣翻譯只有第 ... PM的生產力工具箱📝Obsidian筆記系列👨‍💻PM日常/專案管理系列💡個人品牌寫作系列⏰.時間管理系列📚閱讀系列🖥UI/UX系列🤓學習系列什麼是GTD(GetthingsDone)？建立一套完善的時間管理系統朱騏FollowMar22,2021·7minread一、為什麼不應該用大腦記住所有的事情？在時間管理這件事情上，我們每個人都面臨到相同的難題：如何同時管理多樣的任務？每一個任務可能在不同時間出現、有不同的重要性、不同的處理狀態，因此處理方法可能都不相同。

下方有5件事情，請問你會如何處理：媽媽請你今天下班去幫忙買牛奶隔壁小明傳給你一個有趣的YouTube連結，叫你一定要看規劃1個月後的旅行準備半年後的證照考試在網路上閱讀到一篇高品質的老年退休規劃文章直覺地來看，1、2都是可以今天順手就做掉的事情。

3、4就稍微麻煩點，就平常晚上抽出些時間有空讀一下。

最後一篇跟我現在沒什麼關係，乾脆就關掉。

仔細想想，這樣做有哪些壞處呢？你會發現：任務發生時間離我們愈遠，我們處理的能力就愈差。

人的大腦其實不擅長記憶，更不用說要邊記憶邊處理任務。

1個月後的旅行不在現在開始訂旅宿、想行程，時間快到時可能就來不急了;半年後的考試不規劃進度按部就班，到後面就必須熬夜讀書;高品質的好文章現在跟我們沒什麼關係，但也許5年後就要開始有意識地規劃。

現實生活中的任務實在太多元了，光靠大腦想著如何解決，最後腦中反而一片混亂。

多數人就這樣兩手一攤，任務擱在那邊還是沒解決。

二、實用的時間管理系統—GTD我曾在《如何建立簡單的時間管理系統？3步驟任務處理流程-Input、加工、Output》介紹了初階的時間管理系統，它適合完全沒有相關概念的人。

如果你開始對時間管理有些概念、甚至產生興趣，一定要了解GTD。

2001年一位美國的生產力顧問DavidAllen(大衛・艾倫)出版了《GetThingsDone¹》，從此GetThingsDone(簡稱GTD)這套時間管理方法風靡全球，被數百萬個讀者實證有效。

《GetThingsDone》封面[^1]:中文翻譯為《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》GTD的概念其實不困難，它是一套非常有架構的任務處理流程，我們只要判斷任務的性質就可以找到下一步應該做什麼。

GTD系統這邊我簡單解釋這套系統的運作方式，推薦工具下個段落會介紹。

當一件「事情」迎面而來時，我們依照以下的流程來處理：Step1.放到「收集箱」所謂的「收集箱(inbox)」指的是集中管理資訊的地方，你可以使用數位筆記軟體、也可以使用紙本筆記本，只要你能在「一個」地方看到所有未處理的資訊即可。

例如便條紙的隨手筆記、老闆隨手交辦的事項、腦中靈光一現的想法…等，不論你在當下是用什麼工具記下來，一定要集中在一個地方。

當待處理的資訊被集中時，我們就能在有空的時候一口氣進行處理，處理步驟如下方。

Step2.這件事情能產生行動嗎？如果不行，你只有3個選擇：直接丟棄：這個任務跟我沒關係、無價值，別去想了！放到「也許/有一天」清單：如果你覺得這件事情有價值，但當下無法產生行動，可以記載一個清單上方便日後查找。

這則清單上的項目會隨著時間推移，在你意想不到的時候產生作用。

歸入系統：這則任務可以當作日後參考的資訊，可歸入自己的筆記系統中備存。

如果可以，進到Step3。

Step3.這件事情能在2分鐘做完嗎？如果可以，立刻把它做完。

如果不行，進到Step4。

Step4.這件事情有多個執行步驟嗎？如果有，則要納入「專案管理系統」，拆解專案並產生具體可執行的行動，可參考《為什麼你的「規劃」沒有效？將「規劃」當作是一個任務，並且設定執行時間》。

如果沒有，則進到Step5。

Step5.這件事情要由我來做嗎？如果不要，則交辦給他人，並且自己紀錄以進行後續追蹤。

如果要，則進到Step6。

Step6.這件事情需要在特定時間做嗎？如果是，則將任務紀錄在「行事曆」上。

如果不是，則使用其他工具記錄任務，提醒自己稍後要做。

《GetThingsDone》實際上有3集，台灣翻譯只有第一集，第二、三集中國有翻譯，在「得到App」就有電子書可以購買。

參考中國豆瓣網友的書評，第二集、第三集其實評價不高。

我的建議也是先讀第一集即可，後面兩集內容相當瑣碎，有時間再讀就好。

三、實踐GTD的軟體工具核心概念說完了，我們來討論一下執行工具。

許多人好奇：我到底要用哪些工具來「儲存資料」、「管理專案」、「安排行程」、「管理行動」呢？過去我習慣將所有的事情都放在Evernote統一管理，如下圖：過去我用來實踐GTD的工具但後來我發現這樣做會有3個問題：切入使用場景的速度太慢管理的複雜度太高降低持續找到更優解的意願你可以在下面文章看到我對於All-in-one生產力工具的想法。

為什麼我們需要這麼多的軟體工具？現在市面上的生產力工具愈來愈多，有些產品開始All-in-one將功能都加入，有些產品則是專注將一項核心功能做好，有餘力再稍微擦邊做點別的。

這不禁讓我開始思考：以Notion為例，除了一開始的筆記功能外，也加入專案管理功能(…link.medium.com因此我建議還是要根據不同的場景來使用工具，以下是我現在使用的工具：現在我用來實踐GTD的工具我的GTD系統有兩項重要的改變：專案管理工具：只要跟專案、任務、行動有關的事項，我全部都放在ClickUp進行管理，同時搭配紙本筆記進行每日工作。

參考文章：《優化你的「蕃茄鐘工作法」，使用高科技App+低科技紙本筆記》資料儲存工具：只要是參考資料，我全部放在Notion進行管理，Notion強大的資料組織能力非常適合做視覺化成列。

四、總結我曾在《如何踏出時間管理的第一步？拆解時間管理的基本觀念，寫下每天最重要的3件事情》說過：時間管理管的不是時間，而是選擇，我們只能選擇要做或選擇不去做。

你會發現GTD這套流程最終的結果，一定是一個具體可執行的行動，我們依據固定的步驟，以不變的程序應對萬變的任務。

當我們將這套系統熟練地使用在生活中時，任務被有序地處理，時間能產生更大的價值。

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