第三章個人時間管理Time Management

管理學大師彼得杜拉克 Peter Drucker 說「 Efficiency is do thing "right"」效率是很正確的做一件事情。

至於是不是做"對"事情，則不得而知。

像小偷也可以很有效率， ... 關閉廣告 活得精采，劉偉澍的學習網站 跳到主文 我的部落格有(1)海外旅遊，(2)企業管理文章、專題演講、商業智庫，‥‥等，學習有用的知識與技能，以及(3)攝影作品分享。

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部落格全站分類：醫療保健 相簿 部落格 留言 名片 Oct22Wed201413:15 第三章個人時間管理TimeManagement 第三章個人時間管理 TimeManagement   時間是最珍貴的資源，古人說：「一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰」，你我都無法用金錢買時間。

同樣的，每一個人都同樣的只有24小時。

因此在人生有限的歲月裡，怎麼充分的利用我們的時間，讓我們的生活更有意義，讓我們的日子過得更愉快些，是每一個人都會感到興趣的課題。

本文中我試著從管理學的角度，來談一談個人的時間管理TimeManagement。

  (一) 一天24小時 時間管理，首先我們來看一看一天24小時，我們每天是怎麼使用這24小時的。

以前說「8個小時睡覺，8個小時工作，8個小時休息。

」所謂理想的三八制。

現在根據醫學的實驗証明，睡眠只要熟睡，6、7小時就足夠，並不需要睡到8個小時。

工作8小時，如果你的工作只要8個小時，那你真是太幸福了，現在工商社會工作忙碌，一天工作超過10個小時比比皆是。

  我也試著先從weekday工作日，看看我是怎麼使用這24小時的? 我通常晚上11點前就寢，早上6點前起床，睡眠7個小時。

6點就出門上班到晚上8點前回到家，上班時間加上開車長達14小時。

我住台北但上班地點在中壢工業區，每天來回要花2個小時在開車，為了避開上下班交通擁塞，早出晚歸。

晚上8點到11點就寢，只有3個小時的私人時間。

以weekday工作日而言，我工作時間較長，休息時間較短，又是充實忙碌的一天。

同樣的，你也可以評估一下你是怎麼使用你的24小時。

  Timing Subject Actual Ideal (O)/U 11p.m.–6a.m. Sleep 7hrs 8hrs 1hrs 6a.m.–8p.m. Working 12hrs 8hrs (4hrs)   Driving 2hrs - (2hrs) 8p.m.–11p.m. Dinner,…etc. 3hrs 8hrs 5hrs Total   24hrs 24hrs Nil   到了weekend週末的時候，星期六上午我會處理一下家務，整理盆栽，把家裡打掃得乾乾淨淨，一塵不染，下午在台北大學商學院教3個小時，晚上看 HBOSaturdaynightmovie或是去看場電影、觀賞藝文表演，又是充實的一天。

  有些朋友問我，以前在外商公司上班，工作忙碌，怎麼還會有時間在大學教書?怎麼能夠經常出國旅遊?怎麼還有時間演講、寫文章? 在外商公司，公私分明。

我週一到週五full-time在工作上，週末週日則屬於我自己的時間。

在台北大學只教三個學分，一個星期只教3個小時，可以勝任愉快。

我每年有近二十天年假，我會在寒暑假時安排2到3次出國旅遊。

工作的時候，努力工作，休息的時候，充分休息，生活自然會比較充實，游刃有餘。

  (二) 時間的計劃與管理 1．         首先檢視你每一天的生活作息，然後一個星期，一個月，一年，看看你是怎麼安排你的時間(statusreview)。

2．         然後決定你要怎麼計劃你未來的一個星期，一個月，一年，計劃未來  (planforyourfuture)。

  很多事情都需要事先計劃，像剛才提到我每年安排國外旅遊，年初春節假期，南半球是夏天，我就去南美洲、南非，六月中我去了俄羅斯，然後下一次去北歐四國。

去年我出了一本旅遊書「Travel趴趴走，David帶你環遊世界，行遍天下」。

現在我打算從管理學的角度寫一本對大家都很實用，很有幫助的「個人管理」的書，我先後已經寫了幾篇文章。

一篇文章約3,000到4,000字，大概20到30篇，8萬到10萬字就可以編輯成書。

我利用假日，在沒有催稿的壓力下，兩個禮拜寫一篇，大概一年多時間可以完成。

健康很重要，可是很多人會推說沒有時間運動。

我同時擔任籃球社、桌球社社長，我固定每個星期五下班後，跟同事們、社友們以球會友，痛痛快快的打2個小時的籃球或桌球。

我相信你也一定有時間運動，只是看你的決心，要不要做而已。

前一陣子，看到很多同事去讀台大EMBA，或公司附近的中央大學，中原大學，元智大學的EMBA，讀EMBA很好，但需要兩年時間在職進修。

有些工作經驗後再讀EMBA可以把所學應用在工作上，有理論基礎，有實務經驗，相得益彰。

Trytoinvestyourtimetoenrichyourself把時間花在學習上是最好的投資。

學習也是要有計劃的，如果你想充實你自己的英文能力，花點時間去學好英文吧。

   (三) 管理的概念–效率Efficiencyvs.效益Effectiveness 在有了計劃之後(在什麼時候when?做什麼事情what?)，在執行階段之前(如何做how?在什麼地方where?和什麼人who?)，我先跟大家談一談管理學上很重要的兩個概念，efficiency和effectiveness。

  以前在工業管理，企業管理著重在效率efficiency，講求效率，講求事半功倍，工作很有效率，像汽車大王亨利福特一世HenryFord首創生產線大量生產massproduction，就是很有效率的革命創新。

現在除了講求效率efficiency之外，更要講求效益effectiveness。

  管理學大師彼得杜拉克PeterDrucker說「Efficiencyisdothing"right"」效率是很正確的做一件事情。

至於是不是做"對"事情，則不得而知。

像小偷也可以很有效率，一個有效率的偷車賊，10秒鐘就可以打開車門，偷車成功。

所以在企業管理上，除了要efficiency外，更要makesure確認是在做"對"的事情。

「Effectivenessisdo"right"thing」效益則是在做對的事情。

其實高階主管最重要的事情，就是要makesurecompanyisdoingtherightthingandmovingtotherightdirection。

所以我們除了要有效率外更要有效益，efficientlyandeffectively，dorightthingright。

  第一個dorightthing是做對的事情，第二個dothingright是做有效率的事情，第三個dorightthingright是有效率的做正確的事情。

在企業管理上是這個樣子，在個人的時間管理上也是如此。

  時間管理，是一門學問。

時間管理的真諦，並不是要你用最短的時間，做最多的事情。

而是要你選擇對的事情來做，甚至，要你少做一點不必或不該做的事情，把人生的每一分鐘過得有意義。

做對的事情(DoRightThing)，遠比你把事情作對(DoThingRight)，來得重要。

  前者，是指先選擇重要的事情來做。

後者，是指做事情的時候要用正確的效率及方法。

當然，要先選擇重要的事情來做，然後才來講求正確的效率及方法。

否則，埋頭苦幹的結果，很可能到最後白忙一場，快要接近完成的階段時，才發現眼前的目標，並不是自己真正想要的。

至於什麼是重要的事?我想答案完全視個人狀況而定，因人而異。

只要是對你達成人生目標與幸福有幫助的事，都可以算是重要的事。

把大部分的精神，投入在重要的事情上，盡量不要浪時間做無意義的事情，就是做好時間管理的起步。

  (四) 時間管理的基本原則 1．         Priority輕重緩急 事有輕重緩急，我們可以把要處理的事情，根據他的重要性分成重要的事情和較不重要的事情或次要的事情。

根據他的急迫性分為緊急的事情和不緊急的事情。

         急 NotImportant(3)   Urgent                    Important(1) Urgent        緩 Notimportant(4)   NotUrgent             Important(2) NotUrgent      輕     重   時間管理的基本原則是(1)先輕重，(2)後緩急。

先處理重要的事情，再處理次要的事情， 先處理緊急的事情，再處理不緊急的事情。

  以輕重為横軸，緩急為縱軸，優先順序則為 (1)  先處理重要的，緊急的事情， (2)  再處理重要的，不緊急的事情， (3)  再處理次要的，緊急的事情， (4)  最後處理既不重要，又不緊急的事情。

順序1&4是非常明確的，2&3順序比較有彈性，可視情況而定。

下一次你同時有很多事情，記得先輕重後緩急，先定出事情的優先順序priority，再做處理。

  2．         80/20原理 另一個很重的原理則是社會學上的80/20原理。

80/20原理廣泛的應用在企業管理上，也可以應用在時間管理上。

80/20原理是在一群事物中屬於「重要的少數」只佔20%，而屬於「瑣碎的多數」則佔80%。

倘若能掌握那些只佔20%重要的少數，就能獲得80%的成效。

但若致力於佔80%的瑣碎的多數，則只能產生20%的效果。

所以我們要花時間在產生80%效果「重要的少數」，而不要浪費太多時間在只有20%效果的「瑣碎的多數」。

  3．         例外管理 例外管理是指管理者應把注意力集中於「例外的」或「不尋常的」事項。

而「例內的」或「期待中可以接受的」事項，則不需花太多的時間。

  (五)    時間管理的策略 策略1：設定明確的目標 將時間用在與目標相關的工作上 目標-未來某個時間想要達到的一個特定、可以衡量的結果，目標越明確、越可衡量，你越知道如何去找資源、找機會來完成它。

目標的種類 時間：短期、中期、人生 對象：健康、家庭、工作、學習、公益，回饋社會、娛樂 設定目標的方法：  -必須正確且適合自己  -寫下來  -經常思考與檢討  -尋求良師益友建議  -定下完成期限   策略2：設定遠大的人生目標  -人生目標  -終身的事業目標  -屬於自己的人生目標、配合自己的專長和興趣 我的人生目標 發覺並堅持自己專長和興趣 -BillGates中學寫電腦程式，一個暑假賺5,000美金 -NIKE創辦人PhilipKnight暑期工讀上晚班，每天早上跑七英里路回家 -Polo創辦人RalphLauren上初中時，別人穿皮夾克耍酷，他穿蘇格蘭呢的百慕達短褲，領尖有鈕釦的襯衫 -StevenSpielberg12歲完成他的第一部電影。

高中畢業暑假三個月，每天到環球影城，假裝上班   策略3：記錄你的生產時間  生產時間：用於與目標相關工作上的時間  生產時間的記錄：每天一個數字（簡單、有效）   策略4：每天一定要擬定每日計畫 若無每日計畫，你的一天活動將會由別人決定 方法 -在記事簿上寫下3~6項今天要完成的事項 -尚未開始工作前擬定 -不必訂下確定的時間 -要有一、兩項是和自己目標相關的事項 -持續   策略5：使用記事簿  記事簿是時間管理最重要的工具之一  -最適當的形式-6孔活頁、7吋或5吋長  -四大部份-通訊錄、每週行程、每日計畫、備忘錄  -自己發展適合你的記事簿  -所有資料記在記事簿上  -隨身攜帶（查閱、記錄）   策略6：學習英文的效率-實用程度 -熟背國中英語課文（具備聽、說、讀、寫中上程度） -熟背技巧：大聲朗讀20次 -利用多媒體教材（英語900句型） -進階程度 「說寫」和「聽讀」分開學習 說、寫：將要講的話，或要寫的文章，寫下來，找美國人修改，修改後熟背 聽：MP3；空中英語教室、TIMEforStudents 讀：英文教科書、報紙   策略7：清理你的桌子  為何要整理桌子?  -縮短找東西的時間  -容易分心  -無法看出事情的優先順序 方法：只做分類（四類）工作：  -待丟棄  -待處理  -待歸檔(takecarebyyourself)  -待送出（後三類放在三層文件架上） 辦公室的佈置  -桌上只放電話、檯燈、電腦鍵盤  -桌上不要上放家人照片或飾品  -不要使用桌墊  -不要在自己辦公室內掛佈告欄  -使用兩個垃圾桶（長方形、A4紙箱）   策略8：資料分類，整理檔案，整理名片 為何整理不好? 資訊分類的問題：  -可歸於多類  -無法歸於任何一類  -放錯類別  -忘記文件放在什麼檔案  -分類花時間  -大多數歸檔文件不會再使用 分類原則--簡單、經濟、有效（快速、找得到）   策略9：絕不半途而廢 我撰寫《ZestforLife》一書的經驗，中期目標不可半途而廢。

在棒球比賽裡，得分不是取決於安打的數目，而是取決於奔回本壘的次數。

  策略10：一氣呵成   分次處理的缺點，寫作、寫報告要一氣呵成，學習電腦一氣呵成，養成一氣呵成的習慣，事後獎勵。

  策略11：充分做好事前準備 -事前準備─讓你計畫順利執行的先決條件  -出門前的檢查  -放假前應考慮周延  -如何避免「忘了帶」或「忘了事前準備」  -環境變換前考慮清楚  -想到立刻做  -想出「免記憶」的方法    策略12：避免拖延-回信的拖延 -立即處理的好處       -避免不重要的事變成緊急的事 -避免遺忘 -不必記憶事情的來龍去脈 -節省記錄的時間 -不必因為心中有事而始終掛念著 -剪報、繳停車費、繳稅…等等。

  策略13：遵守規定 對於自己無法改變的事情，不必浪費時間，如：校規、公司規定、上司指示交通規則、帳單繳費等。

  策略14：減肥的效率 -每天減0.1公斤，週六、日除外（目標明確）  -購買電子磅秤（可以衡量）  -每天早上起床上完廁所量體重（準確衡量）；若有必要，晚上睡前亦可加量一次  -每天盡量「快走」（運動更佳）  -晚餐僅吃蔬菜、水果（蘋果或芭樂）及少量肉  -假日出去玩（不要多睡）  -讓大家都知道  -找同伴一起減肥   策略15：學習電腦的效率-請人直接教你  -只學所需要的  -十指輸入  -自然輸入法（或任何自動選字軟體）  -許氏鍵盤（僅用英文字母的注音法）   (六)    時間管理的方法與技巧 在介紹了efficiency和effectiveness的概念，時間管理的原理原則後，我列了10項時間管理的方法和技巧，供大家參考使用。

  (1)  今日事今日畢 要養成「今日事，今日畢」處理事情的習慣，能夠在今天做完，就不要拖到明天。

同時注意事情的到期日 dueday，要在到期日前確實完成。

  (2)  一石二鳥，節省時間 有些事情，你可以同時進行。

像我在housekeeping的時候，會同時打開音響聽音樂。

坐按摩椅時同時看電視，上下班開車時同時收聽中廣新聞網。

  (3)  要有績效 我有時候看到那些工作時間很長卻績效不彰的人，覺得很替他們難過。

一位「事倍功半」的人和一位「事半功倍」的人，他的工作績效整整差了四倍。

同樣的道理，如果你賺的錢是別人的5倍10倍(錢滾錢)，花的錢是別人的一半(換季onsale打對折去買)，那麼你累積的財富才會是別人的十倍百倍。

  (4)  要有時間觀念，要守時 跟別人約好時間要守時，我很討厭不守時的人。

通常我會在約好時間10分鐘前到達。

主持會議要準時開始，準時結束。

時間就是生命，對別人的時間表示尊重，也就是對別人的生命表示尊重。

  (5)  要養成好的習慣，習慣成自然  每天早睡早起，三餐定時定量。

養成好的運動習慣，習慣成自然，自然會有時間運動。

  (6)  一次做一件事情 有些事情你要專心處理，一次只做一件事情，直到把事情做完。

不要東摸摸，西摸摸，事情都只做一半，一事無成。

  (7)  瑣碎的事情，儘量集中處理 像週日上午，我一大清早到基隆河河濱公園騎腳踏車運動，迎著晨曦，呼吸新鮮空氣，沿著基隆河單車專用道，來回1個小時20多公里，回來順路吃早餐，新東街傳統市場買水果，民生社區家樂福買鮮奶。

回家後澆花，換鳥籠，拖地，洗澡。

然後看報紙，同時聽輕音樂。

燙衣服，‥‥，一上午處理十幾項瑣碎的事情。

下午專心寫篇文章，同時放古典音樂，時間一點都沒有浪費。

  (8)  記筆記，takenote 有時候我們會忘記一些待辦事項，像我會隨身帶一張空白紙記起來。

有些ideas想到時記起來，適時再作處理。

要買的東西，shopping時一次購足。

  (9)  避免干擾，選擇性說"不" 我在專心處理一件事情，不希望別人打擾時，偶而我會把門關上。

一些不相干的電話，我會告訴對方我在忙不方便。

不速之客造訪時，長話短說，不要花太多時間。

  (10)要量力而為，能勝任愉快 以前我在法商學院教兩門課，星期三晚上，星期六下午。

星期三白天上班，晚上還要教課，實在太累了。

現在只教星期六下午一門課3個學分，可以勝任愉快。

以前我還在企管顧問公司兼些講座，現在都推掉了，有更多的時間可以做自己想做的事情。

  在網路上有一些生活作息上最好的時間，我覺得不錯，收錄下來，供大家參考如下。

1.唸書的最佳時間 早上醒來頭腦一定會昏昏的，但去洗把臉後，就會清醒多了，這時也是頭腦最清醒的時候，而在此時唸書或是記東西都會比較容易。

 2.運動的最佳時間  在早晨的時候出去散散步是不錯的，因為早晨的空氣是最新鮮的，在散步時多呼吸些清新的空氣，不僅可以提神，對身體又很有幫助，但切記不要做劇烈的運動。

 3.吃水果的最佳時間  飯前一小時吃水果最有益，因為水果是生食，吃生食再吃熟食，體內就不會有白細胞增高的反應，有利於保護人體免疫系統，增強防病抗癌的能力。

  4.鍛煉的最佳時間  傍晚時鍛鍊身體是最好的，因為人的各種活動都受〝生理時鐘〞的影響，無論是身體的適應或體力的發揮都在下午近傍晚時分最佳。

 5.洗澡的最佳時間  晚上臨睡前，洗一次溫水澡能讓全身的肌肉和關節放鬆，有助於安然入睡。

 6.減肥的最佳時間  飯後45分鐘。

在二十分鐘內散步行程1,600米，最有利於減肥。

如過二小時後再散步二十分鐘，則減肥效果更佳。

 7.睡眠的最佳時間  午睡最好從午後一小時開始，這時身體感覺較遲鈍，很容易入睡。

晚上則以十時至十一時上床最佳，因為人的深睡時間一般在夜裏十二時至淩晨三時，而人在睡後一個半小時進入深睡狀態。

 8.刷牙的最佳時間  應在每次進食後三分鐘內，因為飯後三分口腔內的細菌開始分解食物殘渣中的酸性物質，腐蝕溶解牙釉質。

 9.護膚的最佳時間  人體皮膚的新陳代謝夜間十二時至凌晨六時最為旺盛，因此睡前護膚有促進和保護皮膚新陳代謝及保護皮膚健美的作用。

 10.飲茶的最佳時間  飯後立即喝茶不科學，因為飯後立即喝茶，茶葉中的鞣酸可與食物中的鐵結合成不溶的鐵鹽，降低鐵的吸收，時間長了容易誘發貧血，等飯後一小時，食物中的鐵質已基本吸收完畢，這時喝茶就不會影響鐵的吸收了。

  「核心職能」e-Learning課程分享，請傳閱，謝謝。

  3C課程名稱 3C核心職能e-Learning課程連結網址(eachcourse1-houre-Learning) 1.溝通技巧 http://www.youtube.com/watch?v=HusAPrfNFNo&feature=youtu.be 2.改善人際關係 http://www.youtube.com/watch?v=c6_kjc9y9Z4&feature=youtu.be 3.樂在工作 http://www.youtube.com/watch?v=ZmWKEhHupXA&feature=youtu.be 4.簡報技巧 http://www.youtube.com/watch?v=XupPGFSdglU&feature=youtu.be 5.生涯規劃 http://www.youtube.com/watch?v=k-rAtKTtRkE&feature=youtu.be 6.壓力管理 http://www.youtube.com/watch?v=eeZ1HqZBTGM&feature=youtu.be 7.問題分析與解決 http://www.youtube.com/watch?v=Yg030hhNSjs&feature=youtu.be 8.創新思考 http://www.youtube.com/watch?v=goUo6p-3Iac&feature=youtu.be 9.時間管理 http://www.youtube.com/watch?v=T0mH8MT_YVI&feature=youtu.be 10.談判技巧 https://www.youtube.com/watch?v=eUZ5-W9Efpw 11.成功工作習慣 https://www.youtube.com/watch?v=6F4hBhYPFbY 12.執行力 http://www.youtube.com/watch?v=YbVDilL9fKs 13.情緒管理 https://www.youtube.com/watch?v=5YKfVb-9qu4 14.品牌管理 http://www.youtube.com/watch?v=rARmYZatKzg&feature=youtu.be 15.公司治理 http://www.youtube.com/watch?v=n3VsP-lMDhM&feature=youtu.be 16.健康管理 http://www.youtube.com/watch?v=ImrnIjwb_9I&feature=youtu.be 17.企業經營分析 http://www.youtube.com/watch?v=txsQ6g6rtK0&feature=youtu.be 18.領導變革 http://www.youtube.com/watch?v=6I4cr53qfkI&feature=youtu.be 19.開源節流 http://www.youtube.com/watch?v=zObbFj6fTVU&feature=youtu.be 20.激勵員工士氣 https://www.youtube.com/watch?v=-KPnBD4Nevo&feature=youtu.be 21.職場核心職能 https://www.youtube.com/watch?v=eOQ_lqlE3zg&feature=youtu.be 22.人力資源管理 https://www.youtube.com/watch?v=vc3_8kYD93U&feature=youtu.be 23.健康管理 https://www.youtube.com/watch?v=hlBJ4X8YSZc&feature=youtu.be 24.商業書信撰寫 https://www.youtube.com/watch?v=X4IKXyWlV6s&feature=youtu.be 25.市場預測 https://www.youtube.com/watch?v=kbHcmvGq8zk&feature=youtu.be 26.行銷策略 https://www.youtube.com/watch?v=okSUAsZvbiA&feature=youtu.be 27.客服技巧之一 https://www.youtube.com/watch?v=Ip7HWVEaXcQ&feature=youtu.be 28.客服技巧之二 https://www.youtube.com/watch?v=Lia1mRCckcE&feature=youtu.be 29.年度預算編列 https://www.youtube.com/watch?v=DJlftY5HPFs 30.太陽能產業發展 http://www.youtube.com/watch?v=B_6DrF124G4&feature=youtu.be 台灣的經濟發展與經濟問題 https://www.youtube.com/watch?v=4_zpCwnauRs&feature=youtu.be   劉偉澍，朋友都叫他David，昱晶能源科技副總經理，昱鼎能源董事，中華民國企業經理協進會前秘書長、現任理事，商業智庫首席顧問，EMBA班主任，前中鼎工程監察人，   前中美晶監察人，前品爵汽車董事，前福特六和汽車公司財務長兼Mazda汽車與Jaguar汽車副總經理，同時任教于國立臺北大學商學院，教授企業管理、國際貿易等課程，並常受邀在工商企業界作專題演講。

曾榮獲中華民國國家傑出經理人，國家管理獎章。

著有1.「臺灣汽車工業發展文集」，2.「Travel趴趴走David帶你環遊世界，行遍天下」，3.「活得精彩，做好個人管理」，4.「管理技能實務-職場必備的18項核心職能」四書。

「活得精彩，劉偉澍的學習網站」http://dwsliu.pixnet.net/blog http://www.facebook.com/dwsliu     最後希望這些個人的經驗與方法，也能夠對你的「時間管理」有些幫助。

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