Google Keep 筆記任務更強的活用10 招技巧心法教學 - 電腦玩物

Google Keep 雖然目前只能在網頁版、 Android 等平台上使用，但已經成為不少朋友愛用的筆記、備忘錄，甚至簡單的任務管理服務，在電腦玩物中就常常有朋友跟我分享他們的 ... 跳到主要內容 GoogleKeep筆記任務更強的活用10招技巧心法教學 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 8月02,2015 回到：[年度精選]用30個你意想不到方法打造Google辦公室 GoogleKeep雖然目前只能在網頁版、Android等平台上使用，但已經成為不少朋友愛用的筆記、備忘錄，甚至簡單的任務管理服務，在電腦玩物中就常常有朋友跟我分享他們的GoogleKeep使用心得。

而大家最喜愛GoogleKeep的原因，無非是他的簡潔、快速、穩定同步，對於記錄瑣事、管理清單確實都是有幫助的。

而且，在GoogleKeep簡單易用的便利貼外表底下，其實也隱含了許多有效的任務管理方法，和值得更多活用的筆記技巧：例如他的顏色筆記可以應用在以視覺提示和分類重要任務的作用上，而他的多人即時編輯筆記功能更可以成為團隊共享筆記利器。

你對GoogleKeep簡單外表下隱藏的強大功能都已經完全掌握了嗎？今天這篇文章，就從我自己的經驗出發，分享10個幫助我們更活用GoogleKeep，讓他成為更強大的筆記、任務管理工具的方法教學，提供大家參考。

2015/9/25新增：期待已久的筆記服務！GoogleKeepiPhoneiPad推出 2015/12新增：簡單有效Google時間管理系統：Keep+Inbox+日曆 2016/4/27新增：GoogleKeep與Inbox新增網頁擷取與稍後閱讀提醒 2016/6/30新增：GoogleKeep自動分類筆記幫你智慧工作，中文也通 2017/3/2新增：GoogleKeep整合進GoogleDocs！提升寫作生產力最佳輔助 1.便利貼牆：筆記與任務，排程與封存 關於GoogleKeep的基本操作，可以先參考我最早寫過的這篇基本功能教學：「GoogleKeep靈感的雲端待辦清單筆記推出！測試心得」，而其實只要學會最基本的這個新增筆記、排序筆記、封存筆記功能，我們就可以把GoogleKeep看起來像是「便利貼牆」的畫面變成任務管理清單。

我會透過手動拖曳排序，把目前最需要關注、準備執行的任務卡片移動到最上方，這樣不就是一個最簡單有效的任務排程畫面，而且還可以切換成「清單檢視」，這樣就更像我們熟悉的待辦清單。

並且當某一張卡片裡的任務完成時，可以按住後往左或往右拖曳，就能「封存」這張卡片，也就是讓筆記從便利貼牆上消失，放入「封存」資料夾備查，這樣便利貼牆上永遠可以保持等待執行的待辦清單卡片。

2.核取方塊，待辦清單 另外在GoogleKeep中可以在筆記裡建立有核取方塊的待辦清單，這時候搭配前面用主畫面做任務排程的方法，每一張卡片是一個大任務，整個便利貼牆畫面是大任務的重要性排序。

而卡片裡面就可以利用核取方塊建立「完成這件任務需要的步驟清單」，這樣就有了簡單的任務層級分類。

當然，我們也可以利用這些核取方塊來記住生活中一些瑣事，例如行李準備清單、購物清單等等。

筆記是生活最重要的助理，這一點是無庸置疑的，值得在生活上好好活用（延伸參考：不再找不到東西的整理術：我用Evernote收納這些生活雜物）。

3.筆記的多人即時協同合作 尤其當你在生活或工作上需要跟家人或同事一起合作時，GoogleKeep就可以把上面的任務筆記、清單筆記轉換成可以多人一起即時線上編輯的協同合作筆記。

這部分的教學可以參考：「即時多人編輯筆記！GoogleKeep共用協作驚喜推出」，例如我之前和老婆一起準備自助旅行的行李，因為Evernote沒辦法「即時」協同合作，因為我們想要兩個人一起在線上同時編輯這份清單，於是我們就改用GoogleKeep來滿足需求。

4.顏色設計與任務類型管理 而當筆記任務愈來愈多時，除了把完成的筆記任務「封存」外，還可以利用一些方法來強化便利貼牆上的分類規則。

我第一個會利用的就是「筆記的顏色」，透過不同的顏色可以凸顯關鍵的筆記，或是把相關的任務群組在一起。

我的方法是用筆記任務的類型來決定筆記的顏色，例如和「電腦玩物經營」有關的卡片都是綠色，和生活待辦清單有關的卡片都是黃色，一些日記內容是白色，而特別的專案則再給予特別顏色。

這樣的好處是，一看便利貼牆上綠色的卡片在哪裡，就能找到「電腦玩物」最重要的筆記。

更進一步的，現在GoogleKeep可以用顏色做搜尋過濾，在搜尋欄位中過濾出綠色，也幫助我像是分類群組一樣快速找到電腦玩物相關的筆記。

5.標籤功能與GTD搜尋 我覺得用顏色分類是最簡單、最直覺的，通常我就是使用顏色來判斷筆記任務的類型。

但有時候需要一些更細緻的分類過濾時，我才會輔助使用GoogleKeep上的「標籤」功能，例如幫某些筆記加上「緊急」的標籤，每天記得過濾看一下有哪些緊急的筆記，以防自己忘記重要的事情。

標籤如何使用的教學，可以參考：「如何活用GoogleKeep進行專案管理、重複記憶練習?」。

6.時間提醒和週期性循環提醒 作為任務管理的用途，GoogleKeep當然也可以設定時間提醒，但我覺得更好用的是他可以設定「週期提醒」，讓我們循環的記住某一件重要的事情。

我自己設定週期提醒的應用方法是用在「某些我想要重複學習的東西」，例如最近學到的一個很重要的觀念，我會設定重複每週提醒，讓自己每一週都看到這段話幾次，這樣就慢慢讓自己複習，並記住這個觀念。

7.地點提醒 至於生活或工作上瑣事的提醒，我更喜歡利用GoogleKeep裡的「地點提醒」，設定當我到達某一個特殊地點時，才彈出這張GoogleKeep筆記提醒我，常常能幫助我記住要在某一個地方執行的任務。

例如旅行中，到達某一個地點後要記得採買的伴手禮。

地點提醒的設定方法如下：「GoogleKeep在正確地點時間提醒你，新增提醒事項教學」。

8.製作草稿 在前一陣子，GoogleKeep網頁版中加入了把筆記轉換成Google文件的功能，這個功能我也會加以利用。

因為我常常要寫稿，現在我就會在GoogleKeep上快速先寫大綱與草稿，這適合我在行動中也能隨時拿出手機把想到的內容寫進草稿中。

接著回到電腦上打開GoogleKeep把這則筆記轉換成Google文件，就能在「GoogleDrive」上完成文章了。

這個草稿轉換的功能可以參考：「讓GoogleKeep成為GoogleDocs最佳草稿中心！」教學。

9.把照片轉成文字，把語音轉成文字 另外一個在GoogleKeep值得期待的功能是：「把語音自動轉文字」、「把照片自動轉文字」，之所以說值得期待，是因為我覺得實用性上還沒有那麼完美支援中文，但可以期待未來對中文用戶也很有用。

例如我可以用GoogleKeep拍下一張照片，接著在筆記裡右上方選單選擇「擷取圖片文字」，這時候GoogleKeep會分析照片內容，並且把文字轉換成數位文字！只是目前看起來以英文支援為主。

另外就是我可以開啟GoogleKeep的語音筆記，這時候我一邊說出筆記內容，GoogleKeep不只會儲存我的錄音檔案，還會自動幫我把錄音內容轉換成數位文字。

這部分的中文支援就比較好，我真的會運用在需要語音快速製作筆記的需求上，例如走在路上打開語音筆記說出要買的東西，自動轉換成採買文字清單筆記。

10.單機離線應用程式 最後，Googlekeep不只是Android手機上便利的筆記與任務App，來到網頁版後，我們只要在GoogleChrome安裝GoogleKeep的應用程式，那麼我們就可以在任何電腦上像是單機軟體一樣的使用GoogleKeep，甚至離線編輯與管理筆記！（延伸教學：GoogleKeep離線瀏覽與筆記，Chrome離線軟體版推出） 我們不難發現為什麼很多朋友喜歡GoogleKeep，因為他簡單好上手卻有強大功能，懂得活用他的顏色、標籤、提醒的話甚至可以當作任務管理系統，對於快速的筆記也十分方便。

希望上面10個我自己運用的方法可以對大家有所幫助，或許有些功能你還沒發現，有些心法能夠有所啟發，也歡迎大家一起來討論你的GoogleKeep運用方式。

回到：[年度精選]用30個你意想不到方法打造Google辦公室 轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang（異塵行者），及附上原文連結：GoogleKeep筆記任務更強的活用10招技巧心法教學 文章分類： 待辦事項 筆記技巧 筆記術 資訊管理與網路工作 AndroidApp googlekeep EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 aptx1132015年8月2日上午11:50請問站長如何搭配Evernote使用呢？感覺Evernote也有部份功能類似回覆刪除回覆EsorHuang2015年8月2日下午4:52Evernote對我來說還是最重要的第二大腦，筆記、想法與資料的統一知識庫，並且也是我的專案管理中心。

Keep對我來說則是功能性的，例如偶爾需要地點提醒，偶爾需要快速速記，就功能性的先記在keep，但我不奢望他能長久管理，最後重要的還是會統一到evernote刪除回覆回覆aptx1132015年8月2日下午6:13謝謝你的回覆，的確如果是需要提醒到哪購買哪些東西、辦哪些事的話Keep比較方便。

以速記來說，記得站長先前有寫過用Doit來協助Evernote，那這兩種方式好像就差不多?最近使用Evernote的感想果然還是排版沒有word好用，以寫文章來說還是比較適合寫草稿和紀錄成品。

刪除回覆回覆EsorHuang2015年8月3日清晨6:22Doit我就是專門用來寫行動日記，因為喜歡它的那種輸入情境一個工作上可能需要：準備階段、草稿階段、成品製作、紀錄階段、未來搜尋階段，Evernote在成品製作上不是他的強項，但是滿足了其他階段的需求，而其實反而大多數工具都專注在成品製作，然而其他四個階段卻是每個人都不可或缺，而且難以管理的，這就是Evernote的價值刪除回覆回覆回覆管理2015年8月2日下午3:19問關於專案管理應用上，異塵如何擇選trello、googlekeep？後者之前有使用但未深入，前者則是透過您的介紹後才開始使用，有介紹給同事，但他後來仍選擇使用googlekeep（似乎這個對他較容易入手）可以的話，我也想固定一個軟體使用就夠回覆刪除回覆EsorHuang2015年8月2日下午4:54這個其實就看每個人的需求，看你最喜歡哪一個，哪一個可以滿足最重要的那個需求，對我來說，專案管理最重要的還是在evernote上。

trello比較像是團隊合作時需要一個共同公告的看板時使用，keep則像上述的回答那樣是功能性使用。

不過，每個人可以有他不同的選擇，我相信這些一定是因人而異的。

刪除回覆回覆鳳凰騎士2017年9月28日中午12:15我個人的建議：小專案，成員少，工作項目單純者，可以只用GoogleKeep的共用筆記當成團隊的佈告欄或便利貼使用。

大專案或成員較多、工作項目複雜者，還是用Trello比較好，因為每張便利貼(卡片)之上，可以分群組管理，更靈活、細緻。

刪除回覆回覆回覆T@KASHI2015年8月3日上午10:04個人希望他顏色能在多點回覆刪除回覆回覆Mr.P2015年8月4日上午8:20語音轉成文字的部分，如果在GoogleNow同時安裝台灣跟中國兩地的中文語音辨識（可offline，所以在中國也不會被封鎖功能），會隨著口音選擇繁體中文或簡體中文（個人經驗約80%成功率），我自己需要經常切換輸入繁體與簡體中文，無意間發現當我使用台灣口音的時候，會輸入繁體中文，當我使用中國北方口音的時候，會輸入簡體中文。

這點挺方便的，八成以上可行（個人案例）...話說同時安裝美國與英國的英文語音辨識，也會隨著口音拼寫出英式英文與美式英文，個人拿colour/color還有centre/center來嘗試，還真的會自動在地化...PS.朋友說用台灣人口音說英文，安裝新加坡的英文語音辨識，準確度會比美國英文高出許多。

給站長參考參考...很好玩。

回覆刪除回覆Mr.P2015年8月4日上午8:25寫錯了...不是新加坡，是GoogleNow裡面Voice的印度版或菲律賓版的英文。

刪除回覆回覆回覆Kasha2015年8月4日中午12:16作者已經移除這則留言。

回覆刪除回覆回覆Kasha2015年8月4日下午2:06你好!請教有關設立網誌和寫網誌.我需要交一份考察的功課,需要寫網誌/Blog作為提交文本,用來記錄/報告3天的實地考察,背景考究和個人觀點.能呈現文字,照片,和註解(參考出處的連結),並能夠重複修改.外觀清楚容易閱讀/觀看便可.我第一次開Blog,希望找到容易上手,不需寫網頁的程式/技術,便可以上手的實用/易用平台開Blog,請問哪個Blog服務適合?有請網主推介.謝謝！回覆刪除回覆Life2015年8月10日凌晨2:53用Blogger阿，連帳號都有了不是。

刪除回覆回覆回覆Kasha2015年8月11日下午3:32試用中，簡單好用。

謝謝！回覆刪除回覆回覆匿名2015年8月30日晚上8:52keep對於在外快速筆記真的好用,如果是note系列,還可以安裝GMDGestureControl手勢+keepdraw取出比就開啟keep繪圖筆記更快更直覺！如果能像隨手寫一樣手寫大小整齊就更完美了,好像有點貪心阿～回覆刪除回覆回覆小貍貍2015年9月16日晚上8:04keep真的超好用的，是我主畫面必釘選的小工具!回覆刪除回覆回覆Unknown2015年10月11日凌晨2:49可惜EVERNOTE9/30退出台灣市場了,更傳可能會是倒掉的獨角獸,到時資料不知要轉移到哪?googlekeep?回覆刪除回覆EsorHuang2015年10月13日上午11:31他沒有退出台灣市場啊，只是關閉了台灣的實體辦公室，但台灣的服務還是都在喔，也還是有中文客服刪除回覆回覆Unknown2017年3月23日下午2:03關掉無用的辦公室才是正確的選擇刪除回覆回覆回覆匿名2015年11月27日下午5:04請問站長目前有無在使用GoogleTasks呢？Keep似乎無法與其整合…回覆刪除回覆EsorHuang2015年11月27日下午5:46目前兩者確實是沒辦法整合的刪除回覆回覆回覆匿名2016年3月8日下午4:02請問keep能同步至calendar嗎？都找不到能同步的！必須自己在同步至calendar回覆刪除回覆Unknown2016年10月2日晚上11:14我也想知道刪除回覆回覆回覆匿名2016年8月22日下午6:22請問站長如果keep資料遺失有沒有可能去哪邊救回來回覆刪除回覆回覆lilianxuanjing2016年9月18日下午2:28站長您好，第一次讀到您寫的文章，非常清晰有條理，而且很受用。

我想請問您，目前Googlekeep、Evernote跟Gmail、Googledoc哪個可以進行全文搜尋？感謝您！回覆刪除回覆EsorHuang2016年9月19日下午4:38都可以喔刪除回覆回覆zhou2017年12月7日下午4:02中文搜尋有bug：不在開頭或不是緊接著英文、空格、符號的中文字詞就搜尋不到。

刪除回覆回覆回覆楊小麵2016年12月8日晚上8:32請問我想要把多個記事一起分享給同事，用了ctrl+a選取之後"協作者"選項就消失了，所以也就只能一篇一篇點擊分享嗎？不知道有沒有更快速的方法呢？謝謝回覆刪除回覆回覆楊小麵2016年12月8日晚上8:50作者已經移除這則留言。

回覆刪除回覆回覆同學2017年3月22日上午11:12站長你好：我想請問keep的容如何調整字型大小我看到你的圖片中文字大小不同可是我目前一直找不到該選項可否提供操作方式謝謝回覆刪除回覆回覆Unknown2017年4月21日上午10:42請教站長要如何將A帳號的KEEP全部分享給B帳號？謝謝回覆刪除回覆回覆匿名2017年7月7日下午1:56是KEEP愛用者，主要是手機上使用隨記的功能。

因為常是拍圖片紀錄在手機上佔用的空間越來越肥大到數G，常因此跳出容量不足無法更新手機app蠻困擾的。

。

。

是否有讓他存到記憶卡的選項呢?Thanks!回覆刪除回覆Unknown2017年7月7日下午2:12非iphone手機可以從「設定」-「管理應用程式」將keep移去sdcard刪除回覆回覆回覆zhou2017年12月7日下午4:03中文搜尋有bug：不在開頭或不是緊接著英文、空格、符號的中文字詞就搜尋不到。

回覆刪除回覆回覆Elaine2018年5月25日下午5:50想請問，為什麼我用google帳號，網頁版和APP確無法同步??謝謝你回覆刪除回覆回覆ABC2018年12月24日凌晨1:56請問如何将已封存的資料夾重新放回在便利貼檣呢？回覆刪除回覆回覆108號實驗品2021年4月21日上午8:02站長你的文章被盜了回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章 全家沖印、7-11列印照片誰好用？立可得與ibon教學+比較表 作者： EsorHuang 12月21,2018 現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。

但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

........................繼續閱讀全文內容 利用Logseq超快速同時標註PDF、筆記引用文獻、連結寫作大綱 作者： EsorHuang 9月30,2022 在以雙向連結為特色、適合卡片盒筆記法的數位筆記中，「Logseq」是一款我自己用起來相對順手的選擇。

之前介紹過後，陸續看到有電腦玩物的讀者利用它來整理研究所的上課筆記，也有工程師朋友利用來整理自己的職涯目標專案，還有老師利用來整理自己的各種教案等等。

做為知識整理工具，確實是一個很棒的選擇。

........................繼續閱讀全文內容 如何找到對我有效的時間管理技巧與工具？只需改變一個關鍵作法 作者： EsorHuang 9月28,2022 我常常被問到這樣的問題：排了待辦清單還是沒有用，安排好時間還是做不到，到底應該如何有效的做好時間計畫呢？不管運用了什麼時間管理技巧、工具，好像都是一開始有點效果，但很快地就回到原點，還是狀況百出？ ........................繼續閱讀全文內容 內建Windows10螢幕錄影功能：用遊戲列錄製軟體教學影片 作者： EsorHuang 9月09,2017 我自己有製作教學影片、錄製遊戲影片的需求，所以在電腦玩物比較過：「10大螢幕錄影軟體推薦比較」，基本上那篇文章涵蓋了Windows、Mac、Android與iOS上的螢幕錄影軟體。

今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

........................繼續閱讀全文內容 高效工作者如何讓自己不怕休息，並設計防止沉迷機制？ 作者： EsorHuang 9月24,2022 《一流的人如何保持顛峰》這本書裡提出一個公式：「壓力＋休息=成長」。

我們需要給自己一些勉強可以完成的挑戰，給自己一些壓力與不適應，才能在這裏面發現新的問題，而新的問題就是帶來成長的機會。

........................繼續閱讀全文內容 Draw.io中文線上製作流程圖首選！專業水準完全免費 作者： EsorHuang 2月13,2015 最近在研究可以畫出流程圖、架構圖、線路圖、網站模板等圖表的製作工具，一開始先研究單機的免費製圖軟體，發現知名的「Dia」、「Pencil」、「DiagramDesigner 」似乎剩「DiagramDesigner」還有繼續更新（感謝網友提醒：Dia也偶爾會有更新），但只能在Windows上使用，這也讓我轉而開始研究可以跨平台的線上工具。

線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 作者： EsorHuang 1月21,2020 之前在電腦玩物撰寫的「免費！中文影片語音轉文字字幕，支援超大影片與長時間錄音」，是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具，透過語音辨識，產生的字幕檔案雖然還需要校對，但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

........................繼續閱讀全文內容 GoogleMaps我的地圖完全教學！規劃自助旅行攻略 作者： EsorHuang 3月26,2016 在之前寫完「善用Google航班搜尋找出理想便宜機票的10個技巧」一文後，我想繼續挖掘Google幫我們規劃自助旅行的潛力。

今天這篇文章，就深入的來聊聊Google的「我的地圖」服務，這是一個可以讓我們「自訂地圖」的工具，在地圖上任意繪製地標、路線，對商務需求來說可以打造出一張一張資料地圖（例如我之前在製作一本新書時建立的「台灣推薦空拍地點地圖」），對生活需求來說，則可以讓我們規劃自助旅行路線！Google「我的地圖」在規劃自助旅行路線時可以解決許多問題：國外地點名稱地址常常難懂，用自訂地圖就能自己取一個好辨識的名稱。

在規劃路線之外，自訂地圖還能補充許多旅遊圖文資料，讓這張地圖就是旅遊手冊。

好看的自訂地圖一方面旅行時帶來好心情，二方面事後就是最好的旅遊回憶之一。

自訂地圖還能跟朋友共享合作，讓彼此都能在手機上查看這次旅行地圖。

........................繼續閱讀全文內容 Outlook職場必備郵件整理圖解教學，網頁版11個排程管理技巧 作者： EsorHuang 7月29,2020 因為我所任職的公司是使用Outlook郵件系統，所以我當然也想把自己在Gmail上的清空收件匣方法，套用在公司的郵件系統上。

多年前，我曾經用Outlook電腦端軟體（當年是用Outlook2010），實際測試過一套工作流程：「Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學」。

不過現在新版的Outlook，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟Gmail一樣的郵件管理流程了。

所以今天這篇文章，就用版本比較一致的Outlook最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。

如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的Outlook：個人帳號登入（網頁右方會有廣告條）：https://outlook.live.com/公司帳號登入：https://outlook.office365.com/01.指定時間稍後處理郵件：首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。

例如：下週會議才要使用的郵件。

兩週後才要開始處理的任務。

次要的，之後有空再處理的。

我就會利用［延遲］，把郵件延後到指定的時間。

這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail的對應功能為：「改變Gmail預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾」，非常有幫助的功能。

02.封存處理完成、不需要處理的郵件：有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。

有些郵件是已經處理完成了。

這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。

這時候，就要把這些郵件［封存］起來。

Outlook中也預設了一個［封存］按鈕，點擊後，郵件將會從收件匣消失，放入［封存］資料夾。

不用擔心郵件不見，以後搜尋關鍵字，一樣可以找出這些郵件資料。

Gmail中也有封存的功能，善用封存，我們的信箱將會更簡潔、更好工作，可參考：「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的Gmail郵件」。

03. 釘選重要郵件，常駐處理：有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。

這時候，可以利用Outlook中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。

有兩個地方可以 ........................繼續閱讀全文內容 Rize聰明的時間追蹤工具，幫助你提升專注，建立更好的工作習慣 作者： EsorHuang 9月21,2022 很多時候我們其實並不真的掌握到自己把時間花費在哪些地方，只是覺得時間一直在溜走，但說不定我花了很多時間在郵件與即時通上，說不定我不知不覺上網佔了太多時間，說不定我在工作中常常自己在很多工具、任務之間切換而不夠專注。

........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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Flipboard終於整合Zite！讓我的封面故事有我的個性 為知識渴求者重新設計的歸納法瀏覽器：Tangram 你知道可以在Google地圖看到自己的「貢獻」了嗎？ 讓YouTube流量省大半：OperaMax幫手機省錢加速 Google相簿四個新整理功能：可以手動排序照片了！ 幫EvernoteTrello奇妙清單加上番茄鐘的PomoDone 脫離Google+與Gmail！GoogleHangouts推出網頁版 這樣開始更好Windows10開始功能表11條密技完全版 Apple用戶必知功能：iCloud回復誤刪檔案與通訊錄 如何在Google地圖新增我的商家？店家宣傳必備教學 意想不到的創意App都在新GoogleAndorid實驗室裡 Google重新發明地址Plus+Codes行動時代門牌號碼 Splendor璀璨寶石熱門桌遊App文藝復興時代的商戰 Firefox40推出為Windows10量身打造的極簡大視野 Google新功能讓行動會議更簡單：簡報App視訊直播 愛樂電台App收聽新體驗：送古典樂迷的免費隨身聽 虛擬桌面快捷鍵攻略：Windows10必學第一工作技巧 走過台灣桌遊開箱：說400年台灣歷史故事的遊戲玩法 Wunderlist讓你學OmniFocus新增任務不需開啟軟體 讓自己開心的筆記術，今天開始寫你的快樂筆記本 讓你看懂即時颱風動態Windyty驚人動畫播報天氣網站 Monospace優雅專注的極簡寫作App，同步Dropbox 別讓靈感跑掉！最新版手繪轉數位心智圖AndroidApp 5GB10GB20GB傳送超大檔案的免費免註冊上傳空間 GoogleKeep筆記任務更強的活用10招技巧心法教學 免費下載Photoshop筆刷、材質、圖樣10大素材網站 7月 43 6月 43 5月 39 4月 40 3月 56 2月 42 1月 51 2014 520 12月 43 11月 40 10月 45 9月 36 8月 41 7月 44 6月 54 5月 41 4月 42 3月 43 2月 49 1月 42 2013 496 12月 33 11月 35 10月 37 9月 40 8月 35 7月 39 6月 37 5月 59 4月 49 3月 43 2月 38 1月 51 2012 551 12月 43 11月 39 10月 39 9月 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