搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活 - 美股實習生

是否常常達不到預期目標？ 覺得行事曆根本沒用？ 《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》提供你一個可以把事情做得又快又 ... Skiptocontent Home活出更好的自己實用撇步搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活 文章最後更新於2022年-01月-04日(閱讀時間16分鐘) 過去的工作，人們很清楚該完成什麼工作事項，水果要採的、機器要修的、箱子要裝貨、牛要擠奶。

清楚該做什麼、要做多少、目前做到什麼程度，以及工作是否有完成。

現在的工作大多為知識型工作，工作無邊無際，沒有人可以清楚界定甚麼叫做完成。

就跟考前的準備一樣，沒有人膽敢說自己準備好了。

知識型工作的性質可能會使工作加倍、同時手上有6件以上的待辦事項。

這些知識型工作的任務不是別人賦予的，而是自己決定的。

因為目標、產品、客戶、市場、科技不斷變動，進而影響了公司組織架構、型態以及各式職務。

今日的專業人士，即使40-50歲都還要持續成長，讓目標更貼近主流價值。

提高看待工作成績標準，注意到有更多事需要改變，開始對數不清的任務產生嚴重的負面情緒。

『你現在在做的事情，是當初雇用時講好的事嗎？』 知識型工作，不會長時間都做現在在做的事。

越來越看清工作性質，也越來越難預估完成工作所需的心力。

是否已經到了工作、生活必須二選一的崩潰邊緣？ 是否常常達不到預期目標？ 覺得行事曆根本沒用？ 《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》提供你一個可以把事情做得又快又好的方法，不用再是工作、生活二選一！ 如果你想保有生活樂趣、維繫身心平衡，就要繼續閱讀下去。

本篇重點 提供一套行動管理系統：蒐集、處理、組織、整理、行動管理能力取決於五階段的連結，只要其中一項連結潰堤，決策出來的行動就不會是最佳選擇。

教你如何使產值最大化，拾回生活的主控權用notion製作的《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》系統模板要送給你！載點： 模板範例查看(可能會跳出一個視窗，請點選網址繼續前往外部連結)(為了讓你查看，所以我信件匣的資訊都留著，應該要用拖曳方式將信件匣清空，拖曳到指定位置) 空白模板下載(搭配此篇文章，你才知道怎麼填寫) 開啟網站後，點選右上方的Duplicate，複製模板到你的Notion帳號裏頭。

如果你沒有用過Notion，可以參考這篇─基礎使用教學│Notion免費筆記軟體 目錄 第一步、蒐集所有吸引注意力的資訊記事情，不如想事情。

二、處理資訊內容，決定如何運用是否可採取行動？三、組織資訊並且據此整理四、行動行動抉擇的三個模式五、檢討專案企劃的六步驟別再亂承諾別人你會做到！總結第一步、蒐集所有吸引注意力的資訊 我們很常把要做的事情記在腦海裡，而不寫下來，把頭腦當倉庫在使用。

造成你的身體會認定你該一直處理這件事，提醒著你，即便這件事你無能為力。

人不能同時做好兩件事，一旦有這些雜事*卡在腦袋瓜裡，就會造成一種來路不明的精神壓力，如影隨形，讓你什麼事情都做不好。

甚至你還不自覺有壓力的存在。

*所有經你允許，進入你精神及現實世界，還沒弄清楚對它的期望、下一步行動的事，就定義為『雜事』 唯一會注意到自己承受壓力的時候，就是擺脫壓力之後，瞭解一切可以是多麼不同的局面。

記事情，不如想事情。

焦慮是因為缺乏主控權、組織力、事前預備及行動而產生的。

釋放我們的腦袋，把所有雜事都收到一個叫做「收件匣」的地方。

所有未完成的事項，不論公私性質、規模大小、緊急與否，都要放進收信匣。

如果不能放置，必然會藏在內心深處的某個角落，就得花心思記得。

一旦能與「應該要…」、「必須要…」、「一定要…」連結在一起，就是一件未完成事項。

在蒐集這個階段，不應該有優先順序、重要性、急迫性安排。

蒐集的目的 得知有多少工作等待處理知道盡頭在哪裡不再因為擔心忘掉沒做的事，而有精神壓力避免散置在各處的問題，收信匣夠用就好，且要固定放置在可以隨手紀錄的地方。

才能養成習慣。

把每件事都蒐集起來，頭腦就不必當倉庫用了。

就能將所有需要注意的事都集中在一個地方，自然會提高專注力。

不過，收信匣是處理站的第一步，不是儲藏室。

事情不能無限期留在收信匣裡，如果沒有採取行動，這些事絕對會悄悄爬回心頭。

信件匣必須定期清理，回復原始的蒐集功能，以便循環使用。

記得收信匣是單向道，未完成的事情出去後，就不要再放回收信匣，才不會雜務越堆越多。

接下來的步驟，會逐一清理、界定任務性質，再決定採取何種行動。

「事情很少會因為時間不夠而受阻，而是因為無法決定該採取什麼行動。

」 模板填寫示範。

二、處理資訊內容，決定如何運用 接下來這個步驟，要清空「收件匣」。

一項項想清楚，區分每件任務是什麼、該怎麼辦。

許多高階經理人，在清空手邊的雜務後，第二天就在構思關於公司未來的遠景及改革。

這就是解決工作量後自然的反應。

由上而下逐項檢視：如果打破規矩，會變得只處理想處理的東西，就一定會留下一些未能及時處裡的事，於是工作又開始堆積在辦公室和桌面上。

一次只處理一件事。

絕對不能再放回收信匣，事情做一次就好的原則。

信任直覺最佳法則：凡有疑問，丟掉它。

凡有疑問，保留他。

選一個吧！ 是否可採取行動？ 如果答案是毋須採取行動，則可以再區分成3細項。

❶垃圾區 現在不可行、將來也不可能做到。

直接將它丟棄不必保留。

要做的事永遠比做得到的多。

因此，對自己的選擇感覺自在即可。

❷孵化區-也許/將來某一天會做 暫時毋須採取行動，但也許以後會需要。

有錢有閒、有心情，哪些事是你真正想做的？這些想做的事，都可以列於此。

特定時間的行動：參加會議特定日期的行動：聖誕節的活動籌辦特定日期的資訊：參加宴會的名單 像是特定時間的行動，可以是一個備忘錄。

將這些孵化區的事情分配到行事曆上，提醒你要未來要行動。

❸參考區 也許是有用的資訊，將來派得上用場。

如果不能立即將資料歸入檔案，很可能以後也永遠不會做。

要放在能立即取用的地方。

如果是巨量資訊的存檔：可以設定相關主題的資料，像是食譜資料區，也可用標籤輔助。

如果答案是可以採取行動，那個行動會超過2分鐘嗎？ 2分鐘的思考時間，會感覺多了些主控權、輕鬆自在，注意力集中，更想真正為這個問題做點事。

行動不超過2分鐘 如果終究得做，不如現在就做。

2分鐘是效率切割點，儲存累積反而要花更多時間追蹤。

養成習慣後，你可能會在生活中不知不覺有多1小時的錯覺。

行動超過2分鐘 只要進到這裡的未完成事項，都一定要做兩個設定： ❶期望達成的目標 核對行動是否朝預定方向走？ ❷10秒鐘抉擇，下一步行動為何？ 如果不能決定下一步行動，即使簡單的事也常會陷入膠著（回到雜事型態）！ 決定並非行動，因為行動要花時間，決定不必。

下一步的決策標準 明確度：要是具體可行的事才行。

責任生產力授權：詢問下一步是什麼？可以化解自己的受害者心態 一旦決定下一步的行動後，就要製作提示，分類置入組織系統中。

Q：責任歸屬不在我方怎麼辦？ 事情可否委派/外包給最合適處理的人？下一步決策的權利根本不在自己身上。

如果上述條件都符合，可以將該項目列於委派區-等待回音的清單。

等待回音的清單要標註 日期在等誰做什麼檢視進度，有沒有必要催促？ 「真正的不禮貌是允許事情沒討論清楚，大家還可以大步離開。

」 Q：要延後執行的事項怎麼辦？ 還未發生，不確定性高，就可擺入未定事項清單。

作為日後行動選則。

可以延後執行的就擺入行事曆，，不能讓管理資訊超載。

如果是大型任務無法馬上完成，可以做成專案計畫，拆解成小步驟，一一擊破。

後面會有專案計畫的設定流程，現在只需要將其擺在延後執行的區域即可。

模板填寫示範。

將信件匣寫下的內容，直接拖曳到處理資訊內容區塊 三、組織資訊並且據此整理 清空收信匣時，就會產生一堆的清單或資料。

毋須採取行動，垃圾區、孵化區、資料區。

可以採取行動，立即處理區、任務提示清單、委派區、延後區。

這些區域形成完整的系統，組織手上的所有任務。

如果有50-150項行動等待執行，分割下一步行動清單比較合理。

例如所有的電話聯絡清單、閱讀檢視清單、家裡任務。

而這些任務提示清單的目的，不在反應事情的輕重緩急，只是要確保每個問題閘都有預留的席位。

才能信任自己，對於該不該做什麼的決定。

尤其在會議和會議的空檔，5分鐘時間，就可以挑選適合的清單解決上面的項目。

按照地點去編排的清單，像是通勤清單，可以迅速瀏覽哪些事情可以做，而不會因為在外面無法處理洗衣服的事項(家裡任務清單)而苦惱。

別再保留每日應完成事項：任何事都要有更動的彈性，如果行事曆上的清單沒做完，隔天又必須改寫，是非常令人挫折又浪費時間的事。

如果不必在當天完成的行動，將減低當日應完成事項的急迫性。

行事曆應該是塊聖地，只反映當日的職責。

模板示範。

step1 將可以行動的事項，加上目標和行動。

(你可以點開我做的範例，我有加在各項裡頭) step2 將拆解的行動方案，擺入適當位置， 如果今天要行動，就將下一步的步驟放入行事曆。

如果下一步驟是在等待回應，就移到等待回應的清單中。

如果是要延後的，就在行事曆上做提醒。

我自己比較習慣用google的行事曆，在『我的日曆』的地方，設定不同顏色的工作清單， 這樣一看到顏色就會知道是隸屬工作還是個人時間，也可以區分是否為今日一定要辦完的急事，亦或是等待回應的催促通知。

在『再次怦然心動：麻里惠的社區整理魔法』的影集當中， 麻理惠提到可以在工作和工作間，安插一段會讓你怦然心動的事項（像是小獎勵），可以是喝杯下午茶、看個小影片、關心家人的電話， 短暫的休息，能讓你更有動力將今天的未完成事項繼續完成。

不妨在行事曆加上一個『怦然心動魔法清單』吧！ 四、行動 要如何開始行動呢？ 行動抉擇的三個模式 ❶選擇眼下行動的四個評量準則 限制：場地、時間、精力（剩餘多少能量？）、輕重緩急（效益最大？） ❷評估工作的三個型態 ➤事前規劃過的工作 製作下一步行動清單 ➤臨時發生的事 每日的上百封的電子郵件無法標示出輕重緩急，我們不能忽視任何一項請求、抱怨或指示，甚至沒有人可以維持預先擬定的行動清單，而不會被老闆的一個指示全盤打亂。

解決複雜的方案在於「寬廣的視野」。

先釐清主要目標和價值，才能開始思考，並依工作任務下達指示，賦予意義或是指出方向。

如果很清楚自己要做什麼，為什麼不去做別的，意外只是另一個發揮創意及超越自己的機會。

當你接受事情的演變，就已經在心裡決定這些事情比其他事重要了。

人生無法避免干擾。

只能盡量有條理地利用零碎空檔，練就快速在各項任務中打轉的本事。

➤界定工作 處理信件匣及行動方案 ❸檢討工作的六個層次 視帶來的長遠影響而定，在不同的高度，審視任務的價值。

一週回顧時或許會看到工作延宕的部分，但行動管理系統裡仍有保鮮期限，直到事情完成或取消為止 跑道：當前的行動一萬呎：手上的任務，短期目標兩萬呎：責任範圍，焦點區三萬呎：一到兩年的目標。

個人未來方向和意願。

四萬呎：三到五年的目標五萬呎：一生：為什麼自己仍然存在？所有期望、願景、目標、任務、行動都是從這裡出發，並回歸到這一點。

人生其實只有兩個問題 一、知道自己要什麼，但不知道如何得到 二、根本不知道自己要什麼 由上往下檢討：一開始就弄清楚事情，別出了狀況才去了解，就是行動管理的益處。

由下而上檢討：可以清除思緒的滯礙，允許創意專注在更有意義的抽象願景上，改變心態，可以加速駛向目標，進入格局更大的競賽。

我第一次聽到要從未來目標往回檢視自己現在在做的事，是不是有朝未來目標前進，是在BOS巴菲特線上學院─時間管理及目標設定免費小課程聽到的。

當時被自己浪費的時間所嚇歪，難怪這些目標只能是夢想。

幸好開始調整後，想完成的事就完成了許多！ 所以你們也要去檢視看看自己是在浪費時間？還是在累積？ 「才華洋溢的人在最不忙碌的時候，才是最活躍的時刻。

」——達文西 五、檢討 直覺決定我們的每一項行動。

難題在於，該如何由希望這是正確抉擇，變成信任這是正確的抉擇。

成功關鍵在於每週回顧，你才能更信賴這個系統。

蒐集並處理所有雜務：還有多少事項未完成，收拾散置的紙片、處理筆記、行事曆過往數據、行事曆未來活動，達到清空腦袋的負擔檢討系統運作，確保系統流暢更新清單內容：檢討任務以及大型成果清單、等待回音清單、也許/將來某一天清單、懸而未決的清單清楚掌握現況、視野更完整：創意與勇氣，放大格局去檢討回顧 「人們必須學會信任自己的直覺，決定事情的可行性及是否採取行動。

」 模板示範。

每週回顧你的清單，還有多少未達成，檢視自己的效率。

將你的清單名稱放入->填入該清單內的總數->填入還有多少沒進到下一步行動的任務至「未達成數」的格子中->後面會自動計算落後進度->填入檢討，並作調整 專案企劃的六步驟 每個成功的專案從裡面看都像一場災難。

一、界定目標和原則 問為什麼的好處：界定成功定義、樹立決策標準、整合資源、激勵人心（一件事有好理由，才值得費力氣）、釐清焦點、擴充選擇 別人的行為如果違背你的處事原則，就會變成壓力的來源。

原則在於提供正面行為的參考點。

如何與他人合作，確保企劃成功？行動時是否全力以赴？當目標提供方向和內容時，原則是界定行動準則及卓越行為的標準。

二、想像期望成果 目標關注動力，原則監督過程，願景則提供期望的藍圖 使得頭腦像電腦一樣有搜尋功能。

例如：工程承包商很可能注意到這個房間的施工細節。

網狀啟動系統就會有自動機制產生不可思議的力量，導引個人向目標邁進。

釐清期望：不斷界定目標，不停地檢討資源配置，以便近況達成任務。

從任務完成日之後的角度看這項任務設想完全勝出演出不要去想『可是』想像時要能描述特色、面向及性質 三、腦力激盪 『如何』的問題。

沒有界定目標和願景、不作腦力激盪，就想直接想出好辦法，只會讓創意難產，導致壓力倍增。

把想法寫下來，詢問別人的意見，使腦力激盪的成果更有生產力。

可搭配心智圖。

分配認知： 頭腦會依狀況分配產量，如果只是憑空構思，潛意識可能會因為沒有東西紀錄成果，而抗拒動腦，不能深思。

問你數學題目，沒有紙和筆的情況下，你會一直重複134560+124803等於…等於3..要持續好幾題、要討論超過60秒都挺難的； 拿筆和紙記下來後，就可以堅持好幾個小時，也能解出更複雜的一元二次方程式。

別加入主觀的認定和批判，因為大家會想找尋正確達站，結果會扼殺了創意。

腦力激盪的重點在礦展，不在緊縮。

量多取勝，暫莫論質：保留所有構想，直到決定該怎麼做為止稍後再分析和組織 四、組織 找出最重要的部分決定分類標準組織元件優先順序力求詳盡 五、找出下一步行動/決策 決定資源該如何配置以推動任務。

仰賴直覺，並沒有太多壓力，『自然計畫模式』，10秒就能知道下一步要做什麼。

跑道管理（著手當前行動），讓人們誠實面對自己、促使劃清責任歸屬。

任務計劃的改進重點在於捕捉創意。

非正式計畫模式（一般閒聊，而非正式會議），不嫌多：釋放壓力、創意無窮。

六、啟動行動 下一步行動的責任屬於別人，無論如何必須弄清楚是誰的責任，這是等待回音清單的主要用途。

究竟要做多少計畫？細節要規劃到什麼程度？很簡單，就做到心裡乾乾淨淨沒有一絲壓力為止。

「領先的秘訣在於起而行，起而行的秘訣是將複雜的重責大任分解成易於執行的小事， 然後從第一項開始著手。

」——馬克・吐溫 別再亂承諾別人你會做到！ 壓力來自不當的承諾。

你會感到焦慮和罪惡感並非來自做不完；而是對自己爽約的自然結果，破壞了自我信任。

知道自己承諾了什麼，履行諾言就簡單多了。

不輕易承諾：凡是不要看太重，事情就會少很多不知道自己的總工作量，就像持有一張不知道信用額度的信用卡，又不知道已經累積多少消費金額重新議定承諾：不算是爽約，放到也許/將來某一天的清單。

記不住的承諾，並不表示可以不負責任。

「你可以決定做一件事，也可以決定不做。

」——亞里斯多德 總結 從來沒有人教過我們要先釐清面對的問題有什麼意義，再決定如何行動。

導致我們一踏進辦公室時，那些待辦事項及尚未處理的工作，就虎視眈眈在覬覦我們了。

常常達不到預期目標？ 1.接受的任務總是比理解的多。

每項任務無論大小，都會分享注意力。

太多雜務令人分心，很難專注思考高層次的問題。

分心的事越多，反而製造更多壓力。

2.效果不彰的個人組織系統，創造出驚人的潛意識抗拒心理。

打從心裡不願意承擔吃重的企劃或目標，接下來就很可能做不好。

3.價值觀被界定清楚，會提高我們看待工作成績標準，注意到有更多事需要改變，開始對數不清的任務產生嚴重的負面情緒。

行事曆為何不管用？ 管理雜事的真正關鍵在於管理行動。

收件匣的事項直接搬到行事曆，只是在提醒你未解決的事項。

一直想一些完全沒進展的事，挺浪費時間和精力的，而且沒去做該做的事，只會加重焦慮。

雜事不能組織，因為沒有轉化為結果和行動。

這中間的轉換才是真正該做的事。

當你看到手電筒裡電力耗盡的舊電池時，才赫然發現該買電池了，實在不夠聰明！ 如果你夠聰明，就應該再來得及的時候，提醒自己該做的事。

例如整理出一張商店採購清單，提醒自己經過商店時，要記得採買。

現在，把你腦袋瓜裡的待辦事項、手邊一張張的備忘清單全部！全部！放入收信匣，光是這個動作，就可以讓你釋放無比的壓力。

主管總是把一開始該做的行動決策，拖成最後一分鐘的危機處理！ 人們經常會受到反應過度（太在意）或反應不足（太粗心）的事控制。

如果心裡有事，思緒被該做的事給佔滿了。

必須驅離還沒完成的事項，放入一個可靠的系統裡嚴格要求自己立即作出決定，轉換成可以行動的項目，好計畫下一步的行動釐清承諾，決定如何做、希望獲得的結果/結局一個提醒自己的系統定期回顧挑選一天當中最重要的三項必做事項，不要塞滿自己 作者也有提到， 系統簡單、方便就好。

如果某份文件歸檔需費時超過六十秒，你寧可選擇先堆在一起再說。

檔案抽屜不要太滿。

當你打開檔案抽屜，看到排列整齊的樣貌，開抽屜找東西就有趣多了。

延伸閱讀：維持工作也能怦然心動的小秘招再親密的人也別分享工作空間，人都喜歡有自己的空間。

我們身體裡有聰明的部分，負責設定工作；也有反應慢的那部分就要學會運用秘訣，計誘自己做該做的事。

例如：想維持規律的運動，「換裝後」就會想出門；要帶出門的東西前一天就放在門口附近，看到就會想起郵件信箱的收信匣，信件數量不要超過螢幕長度，區分可行動或無須行動檔案夾善加利用零碎時間，選擇能在時間內完成的小事來一一擊破 上述內容我是整理自《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》2004版本， 想了解更多作者提到高效率的做法，可以參考最新增訂版書籍《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》 我很好奇大家使用上述的系統來管理你的人生後，它對你的改變是甚麼？！ 在下方留言告訴我好咩~ 文章導覽 ←Previous文章Next文章→ 可能你也有興趣 關於作者美股實習生價值投資者/愛吃鬼/喜歡大象，美股價值投資資歷兩年。

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