終結低效率工作漩渦：「GTD」時間管理之術| YOTTA友讀

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你或許也會有同樣的感覺，總覺得自己明明不懶惰、而且也不喜歡拖延，但總會納悶——自己的時間到底去哪了？感覺自己忙東忙西，忙得像條狗，到頭來卻沒有辦法做自己真正想要做的事情，諸如陪陪家人、定期健康檢查、看一本書都沒辦法如期完成。

其實你只是陷入了低效率的工作漩渦，這也就是我們今天要討論的主題「GTD——時間管理之術」（GettingThingsDone），「完成每一件事」或是「儘管去做」。

他一共有五個步驟，我將會依序說明，只要大家按著步驟進行的話，就可以科學的利用時間、不再忙東忙西！第一步驟：收集甚麼事情都可以丟進你的收集箱，例如老闆交代的事情、老師交代的作業、與同學的分組報告、遛狗、遊玩、既定行程，你想得到的雜七雜八的事情都可以放在你的收集箱裡。

最簡單的方式就是拿起手機的備忘錄紀錄，只要遇到該做的事情就紀錄上去，隨身攜帶筆記本紀錄。

除此之外你也可以使用其他種工具，像是EVERNOTE、記事本、文件夾、便條紙等等。

但是，最多不要超過五種收集箱。

收集的用意在把大腦的壓力釋放到其他媒介上，能讓自己更能專心，千萬不要以為自己的大腦很聰明能記得所有事情，事實上。

你很容易就忘記了。

第二步驟：整理當你收集好你應該要做的事情，一天整理一次即可，最好是在一天開始作業時就整理清楚。

其中有七種類別你分別要記得：兩分鐘內。

等待事項。

特定日程。

單步驟事項。

多步驟事項。

某一天事項。

參考資料。

第三步驟：組織大略整理完後，接著就是管理分類你剛剛整理出的東西。

1.兩分鐘內基本上能在兩分鐘內處理的事情，就馬上處理吧！只要有收集到就馬上解決掉。

2.等待事項無法兩分鐘內完成，且這件事需要委託他人完成的。

並定義事件屬性，「進展狀態」、「事項類型」、「責任人」。

3.特定日程此事件需要在特定的日期去做，這時就需要利用桌曆、手機、或是電腦版的月曆進行管理。

4.單步驟事項無法授權出去、並非在特定日期完成、需要盡快完成的事情、屬於一個人就可以幹完的事。

5.多步驟事項無法自行完成，且不是由你一個人決定時程的，通常會分解成多個時間與地點。

如果你覺得多步驟太麻煩了，可以劃分成數個單步驟事項來進行。

6.某一天事項特別的點子、或是未來才打算實現的計畫等等。

7.參考資料這部分就比較簡單了。

你只要建立起可以收藏你所有有興趣、或是有幫助的參考資料的收集箱，並試著替自己分類成自己想要的標籤！像是可以利用EVERNOTE收集所有你有興趣的東西，並分門別類方便你日後要找尋資料。

前面的部分你都可以利用手機、筆記本當作自己的收集箱，將要做的事情丟在裡面，然後就可以進行整理與組織。

不過我這裡還是教給大家一種最簡單的辦法。

拿出五種的小卡，利用不同顏色分別分類為：兩分鐘內（白）、等待事項（紅）、單步驟事項（黃）、多步驟事項（綠）、某一天事項（橙），再用C字夾將他們夾住。

特定日程就用月曆本、參考資料就放在EVERNOTE或是GOOGLE裡面。

第四步驟：回顧與檢討組織完畢後，就是回顧上面你剛剛分出來類別裡的東西。

每天工作結束前回顧一次，每周檢討自己一次，GTD有沒有妥善進行。

第五步驟：執行（DO）而實際上在執行的階段中，要執行的內容只有三個。

第一個是：執行你GTD裡設定好的東西。

第二個是：執行你GTD裡面沒有但實際你需要做的事情，例如：主管交代的事情。

第三個是：整理你下一步要執行的東西，也就是重複GTD裡前四步驟。

ENDGTD是屬於「無壓力」系統，因為在你執行階段的時候，不會再為其他事情造成分心、效率低下。

因你在執行時，所有事情都在GTD系統裡。

就算有突發不在GTD系統裡出現的事，一般情況下也不會造成多大的問題。

若是你能養成這樣的好習慣，恭喜你，完成了一種科學的時間管理技巧，相信你在實踐的途中也能感受到GTD的魅力吧！GTD之所以更多地被我認為是一種習慣：是因為你在任何時點的工作都是已經計劃好了的。

只要有了空閒時間，就先看看日程；沒事的話，再看看地點相關的單步事項；再沒事的話，就看看多步事項，選取某個事項做項目分解；還是沒事的話，就找找someday裡面的東西有沒有可以現在來作的了；還是沒有的話，就只好開始蒐集任務了。

總而言之，你要養成好習慣：盡量不要幹你GTD系統以外的事情。

除非你的GTD系統不夠完善，很多事情你根本沒有計劃進來，那麼這個時候，你就需要對你現在，今後短時間內、中長時間類，甚至一生的事情作一個規劃，並且把它們納入到你的GTD中來。

今天要問的問題便是：試著規畫你自己今天的GTD吧！YOTTA你最專業的學習夥伴，提供優質內容與有趣觀點，擴大豐富你的視野。

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延伸學習：一生受用的學習技巧｜時間管理、五力養成與實作。

封面圖片來源：pexels文章標籤上一篇下一篇相關課程：堂｜相關文章：篇管理訂閱已訂閱訂閱文章標籤分享：上一篇下一篇