Google 文件｜解密那20個你可能不知道的文件功能！(上)

Google Workspace的編輯工具逐漸取代Word, Excel, Powerpoint成了工作中最常接觸 ... 郵件系統轉移到Google Workspace (原G Suite)，文件(Google Doc)、試算表(Google ... 解決方案商業挑戰從地端至雲端伺服器#雲端搬遷遠端辦公室#邁向新常態行銷分析#追蹤標籤數位體驗#網站與應用開發熱門雲端安全#零信任安全架構其他解決方案雲端託管服務#切換作業PRO企業團隊溝通和生產力#數位協作工具DevOps技術#無代碼&低代碼地理資訊系統#GISAI&機器學習#大數據處理查看更多...解決方案合作夥伴OneSignal#消息推播最新DocuSign#電子簽名最新Okta#GartnerTopLeaderIAM最新Outsystems#領先低代碼開發平台Freshworks#客戶服務熱門Asana#視覺化工作進度Mixpanel#分析工具查看更多...GoogleCloudMCAcademy#培訓最新GoogleMapsPlatform#位置服務GoogleWorkspace#原GSuiteTOPGoogleCloudPlatform#$500美金免費額度GoogleWorkspaceforEducation#RemoteLearning遠端會議視訊系統#遠端會議最佳選擇資源中心分類網誌網路研討會實體活動最新資訊MCTV最新活動閱讀全部...最新資訊GoogleWorkspace雲端儲存空間加購政策調整思想科技榮獲2022年度「OutSystemsTopUprisingPartner」殊榮思想科技榮獲GoogleCloud雲端搬遷專業認證–CloudMigrationSpecialization閱讀全部...成功案例合作夥伴工作機會關於思想科技關於思想科技為什麼選擇思想聯繫我們繁體中文X聯絡我們Google文件｜解密那20個你可能不知道的文件功能！(上)GoogleWorkspace的編輯工具逐漸取代Word,Excel,Powerpoint成了工作中最常接觸的軟體，其中Google文件的使用率更是佔了其中的70%以上！你是把它當作是Word的替代方案，繼續用著那些類似的功能，還是把它當成是可以提高辦公效率、加速工作轉型的武器呢？29月,2019網誌隨著越來越多企業將原本的郵件系統轉移到GoogleWorkspace(原GSuite)，文件(GoogleDoc)、試算表(GoogleSheet)以及簡報(GoogleSlide)等文書處理工具也逐漸取代Word、Excel、Powerpoint成了工作中最常接觸的軟體，其中Google文件的使用率更是佔了其中的70%以上！在如此頻繁的使用情境下，您是把它當作是Word的替代方案，繼續用著那些類似的功能，無趣的敲打著鍵盤，還是將它當成是可以提高辦公效率、加速工作轉型的武器呢？今天思想科技的這篇文章（應該說是這兩篇，因為內容太多了，所以打到此刻我決定拆成上下兩集介紹）將帶您一探Google文件的「隱藏」功能，分享其實即時線上編輯對於Google文件而言只是個基本配備，但也正因為有這樣扎實的基礎，我們才能蓋起夠高的建築，打造企業專屬的雲端辦公環境。

希望在讀完文章後您能有所收穫，減少自行摸索的時間，並將更多時間投注於創新。

Well,let’sgetstarted!一、新增字型為您的文章賦予靈魂當點擊字型的下拉式選單時，我們會發現英文跟中文加起來只有大概10幾種選擇，這聽起來非常可怕，因為字體就跟手寫的字一樣，可以傳達作者的情緒，當這篇文章無法找到匹配的字體，就會彷彿像週日晚上睡前迎接周一的時刻—失去了靈魂。

但！其實Google文件已經內建了許多字體，只是為了使用者體驗，選擇將它隱藏。

點擊「工具列->字型->更多字型」開啟這項功能，您將發現字型的新大陸是多麼的新奇且多樣！二、範本如果可以套用一份適合的範本，為什麼每次都要從0開始？工作中您可能有些文件需要重複編輯，或許是會議記錄表又或是加班申請表（希望不要…），為了避免日後要重複將相同的表格複製到新的文件中，您可以直接將表格製作成範本，並取名為「範本–加班申請表」、「範本–會議記錄表」等，如此一來便能在未來一樣的工作中直接套用，大幅節省時間！三、目錄忍術！頁面跳轉之術！！在製作一篇許多內容的文章時，您可能會需要目錄功能隨時跳轉到想要抵達的位頁面，而不是不斷滾動滑鼠、瞇著眼找著那些關鍵字，不過其實目錄不算是Google文件的內建功能，而是其中一項外掛程式，您可以點擊Tableofcontents下載。

下載完成後，點擊「外掛程式->Tableofcontents->Showinsidebar」，目錄即會出現在文件的右方囉！四、新增/移除頁首讓文章提升辨識度透過頁首，您可以讓文件更有象徵意義，舉例來說，之前我們思想科技與CheckPoint要合辦資安活動時，提交的企劃書上就可以把兩間公司的Logo放上去，提高這份資料的辨識度。

新增頁首的方式有兩種：一、在Google文件上方點擊兩下以直接開啟；二、「插入->頁首與頁碼->頁首」您也可以隨時更新頁首、頁尾的尺寸喔！移除頁首：移除並沒有一個特定的按鈕，只要將頁首內的文字刪除並用點擊文件的其他處，就不會再顯示囉～五、清除格式整齊劃一的文章風格有時候在使用Google文件時，會需要複製別處的內容到文章中，但因為格式不同常常導致出現字型、字體甚至顏色的不同的現象，面對這樣的問題其實只需要反白那些需要變更的文字，點擊「格式->清除格式」，輕鬆解決格式不一致的現象！六、探索文件內的線上搜尋對Google文件的所有使用者而言，「探索」有著非常強大的功能！它能使您直接在文件內進行線上搜尋，不用在網頁間不斷切換，有效提升工作效率；此外，他還有類似GoogleSearch的功能，只要輸入關鍵字便能直接在您的雲端硬碟尋找相關資訊的文件，而且無論是自己的或是同事共享的檔案都能被搜尋到！點擊「工具->探索」開始享用探索的威力吧！七、建議操作讓您的建議添加色彩（物理上）或許您曾經懷疑，Google文件右上角的那隻筆到底是什麼功能？其實他就是所謂的「編輯模式」，讓您知道您正在編輯文章，可以直接輸入內容，而這次要介紹的則是另一個模式—>「建議操作」。

在建議操作下，您在文章內進行的任何編輯（新增、刪除或變更）都會上色，讓您（或是其他共享此份文件的同事）知道這些是提供的建議，修改者、編輯時間等相關資訊也會在右側顯示。

透過這樣比較『溫和』的方式，您將能在Google文件有更多發揮的空間～之後若確定內容沒問題，點擊打勾選項就會直接匯入囉！八、註解「這邊需要改一下喔！」若您想在Google文件中提出問題、紀錄重點或是在您曾經更改之處做上標記，就能選擇新增註解。

透過在右方顯示相關資訊，它將更醒目的出現在文件內，提醒在這部分有重點需要留意。

新增註解的方式很簡單～只需將想要註解的文字反白，就會看到右邊出現一個「＋」的小符號，點擊之後就能完成註解囉！此外，您也能直接在註解中標記同事，只要在欄位中輸入”@”或是”+”，然後再輸入對方的郵件地址，Google就會發信提醒該同事，到時候要記得開權限給他喔！九、註腳「J…J格是…？」文章中若有專有名詞需要另外解釋，可以將該名詞反白後「插入->註腳」，該名詞的右上方即會顯示數字，頁面下方則是您可以輸入解釋的位置，這樣就能創造出像是小說中註腳的效果，也不用擔心在文章中硬要解釋該名詞而降低閱讀的流暢度！十、新增資料夾將相關文件整理在同一處這其實也是Google文件的衍生功能，提供您將相關文件放置在同一個資料夾內，方便整理與規劃，在與同事分享資料時也可以將整個資料夾直接共享！以上就是我們『解密那20個你可能不知道的Google文件功能！(上)』的內容，歡迎大家趕快到Google文件親自體驗，並在未來將這些功能當作是武器，好好在工作中展示出來吧！而下集，我們也會盡快把它趕出來的！！！圖片來源：Unsplash,螢幕截圖熱門方案最受歡迎文章GoogleMapsPlatform最新數據篩選功能快速了解各平台API用量26月,2022【4WStrategies】利用GoogleCalendar輕鬆掌握同事行程！跨出WFH第一步273月,2020如何在「混合辦公制度」中保持工作的敏捷性和效率?149月,2021思想科技成為Jamf全新合作夥伴，幫助企業建立更安全的Apple使用環境235月,2022獲取最新資訊訂閱我們的電子報沒有垃圾郵件，只為您提供最新的科技資訊。

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現在為了因應客戶多場景多管道的互動模式，智能客服透過以雲端運算、人工智慧、大數據等新數位技術為基礎和客戶服務的融合、進化提供更強大的客服體驗。

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