為什麼卻畫不出要徑？ - Project Club 專案管理輕鬆學

提到“專業級”專案工具軟體大家想到的通常便是：Microsoft Project，的確！這是一套微軟在Office家族中“唯一”針對專案管理所開發的工具軟體，功能十分強大，因此，在 ... 我明明會使用MSProject，為什麼卻畫不出要徑？ 游老師談專案管理 MSProject 說到專案工具同樣是畫甘特圖為什麼比起Excel簡單實用，『MSProject』卻是如此有距離感！導入費用高，操作又不易！MSProject真的只是用來畫甘特圖的工具嗎？在PMP中我們學了許多專有又神氣的名詞：『關鍵路徑、資源撫平、快速跟進、子母專案、實獲值分析』然而這些名詞回到專案中又該如何落實呢？ MSProject用來做什麼？ 提到“專業級”專案工具軟體大家想到的通常便是：MicrosoftProject，的確！這是一套微軟在Office家族中“唯一”針對專案管理所開發的工具軟體，功能十分強大，因此，在費用上當然不像其他Office產品如Excel、Word般平易近人！然而，有趣的是，當我問一些人使用MSProject來做什麼？答案通常是『不是就用來畫甘特圖！』 紅龍為什麼比吳郭魚貴？ 因此，有些人便這麼問我：同樣畫甘特圖，Excel不是也可以做到嗎？ 我在課堂中便舉一個例子，如果只是把MSProject用來畫甘特圖… 就好比人們到水族館，看到一隻超級昂貴的紅龍，卻問老板紅龍也是魚啊！同樣都能吃，為什麼紅龍的價格比吳郭魚貴這麼多，如果你真的這樣問，相信老闆定會覺得這個人太沒Sense了吧！ 因此，如果只將MSProject用來畫甘特圖，其實是沒有發揮MSProject的功能！ MSProject到底解決哪些問題? 以下的列出幾個可以解決的專案管理問題： 以“逐步完善”手法，規劃排程模型(ScheduleModel) 找出專案排程中的“關鍵路徑”又稱“要徑”。

隨時透過“專案平移”，快速重新規劃排程。

結合“關鍵鍵”手法，掌控關鍵資源時程變化。

針對多專案(子母專案)進行“沙盤推演” 針對多專案資源進行“資源撫平”與重新計算排程。

針對延誤專案任務進行“矯正措施”。

以“實獲值”手法呈現專案進度資訊。

結合“敏捷手法”與“看板管理”隨時掌握變更資訊。

結合“雲端專案管理”掌握多專案績效表現。

看了這些內容，會不會覺得功能中有很多名詞，不一定完全懂在說什麼，所以的確看起來就覺得很“專業”吧！沒錯！我的目的只是想表示，MSProject這套“專業級”的專案工具軟體，需要搭配著專案管理思維來學習才能真正的發揮軟體的功能哦！   我會使用MSProject，為什麼卻畫不出要徑？ 我最常聽到人們在使用MSProject最常問的問題便是：“我會使用MSProject，為什麼卻畫不出要徑？”(如果你想要深入了解“要徑”或“關鍵路徑”，可以再上網查更多管理知識哦！) 深入了解之後，發覺問題都在一開始的就把MSProject當做“進階版”Excel軟體來操作，像是：每個任務都是[何時開始]再加上[何時結束]，不錯！透過MSProject果真畫出一條長條圖，接下來，每個任務都這樣依樣畫葫蘆，果真，就畫出甘特圖了！(其實PMBOK稱之長條圖) 下圖中利用MSProject畫出來的長條圖… 這樣的操作方式在MSProject稱之[手動排程]，主要用於當資訊還不完整時，暫時規劃之用，一旦資訊完整時，一定要調整為[自動排程]！其實這樣的觀念就已經讓不少人不太理解，因為[手動排程]也可以同樣畫出甘特圖，所以即然完成了，就交件好了！然而…這樣的操作方式是無法計算出要徑的，主要的原因在於專案任務都還在收集資料中，所以稱之[手動排程]，由於資訊還未定，因此無法畫出要徑。

其實MSProject在[手動排程]的功能圖示中有一個小提示(幾乎沒人會看)：更新選取的任務以便其手動排程，您為[開始]、[結束]、及[工期]所輸入的值就不會自動更新！ 然而，總是有不少學過專案管理名詞的人抱怨MSProject這套專案管理工具… “為什麼畫不出要徑？” 其實便是因為專案任務還在手動排程階段所以無法產出要徑。

如下圖所示：雖然我們啟動了[關鍵任務]的功能，但MSProject呈現的關鍵任務就是不對！   那把任務都改為[自動排程]問題便解決了嗎？那可是不一定哦！ 同樣的，我們先看看MSProject是怎麼說明[自動排程]：根據相依性、條件約束、行事曆和其他因素，自動計算此任務的開始、完成和工期值。

重點是：自動計算哦！ 只是，有不少人會有一個錯誤觀念：一開始專案中的部份任務，因為被要求需在何時完成，如果同樣用Excel的操作思維：直接輸入每個任務[何時開始]再加上需要[何時結束]，在[自動排程]的模式下，任務便會被加上一個[限制式]，有可能是[不能早於…開始]或是[不能早於…完成]，就像下圖所示：   如果游標停留在符號中，將會看到限制式的說明 無論如何，有些人會認為反正甘特圖也畫出來，可以交件了，然後…透過MSProject所呈現的關鍵路徑資訊還是錯誤的，如下圖所示：雖然我們啟動了[關鍵任務]的功能，但MSProject呈現的關鍵任務就是不對！ 那！到底用MSProject正確規劃出來的關鍵路徑有什麼不一樣呢？在下圖的實例中，我們可以清楚的掌握每個階段中的任務哪些是關鍵任務(紅色)，哪些是非關鍵任務(藍色)，換言之，如果專案需要壓縮時程，我們僅需針對關鍵任務進行趕工，整個專案的排程便會提前，這才是MSProject帶給我們在專案管理中最有價值的部份。

用自己思維還是專案管理思維？ 曾經有人跟我這麼抱怨：“科技始終來自於人性”，因此，MSProject照理說應該要配合人們的使用習慣來發展才對，為什麼還要我們花時間學習呢？ 只是，許多人忽略一件事，MSProject其實是根據專案管理的思維發展出來的軟體，我們要學習的是專案管理思維，並學會如何落實與呈現，更重要的是：學會這些，幫助我們更好解決在專案中所遇到的問題！ 曾聽有些人說：“我已經是PMP了！為什麼MSProject這麼難用，還要花不少時間學習？”我在PMP的學習過程中的確學到不少專有名詞：關鍵路徑、資源行事曆、資源撫平、快速跟進、實獲值分析…，然而，這些名詞到底如何實現呢？我在學習PMP的課程中不會教，但我自己身為國際專案管理師PMP，我想要學會如何落實，這點MSProject幫助我做到！我相信只要願意，你也可以！ PMP的重點在於管理名詞的解釋，我們除了學會之外，還需學會如何做到！       延伸課程 MSProject專家菁英班     相關文章： ● 專案經理必懂的十大報表-專案里程碑進度表篇(一) ● 專案經理必懂的十大報表-專案甘特圖表篇(二) ● 專案經理必懂的十大報表-工時燃燼圖(三) ● 專案經理必懂的十大報表-追蹤甘特圖表(四) ● 專案經理必懂的十大報表-人力資源用量表人力資源用量表(五) ● 專案經理必懂的十大報表-待執行工作報表(六) ● 專案經理必懂的十大報表-工程支出累計曲線-S曲線(七) ● 專案經理必懂的十大報表-剩餘工時量表(八) ● 專案經理必懂的十大報表-實獲值分析報表EVM(九) ● 專案經理必懂的十大報表-成本與進度績效指標圖表成本與進度績效指標圖表(十)     作者：游振昌 ●專案管理顧問有限公司執行長 ●中華國際專案經理人協會理事長  ●ProjectClub發起人暨資深顧問  分享 comments 站長推薦文章   怎麼把人生經營成一場成功的專案？ UX是什麼，Google特別開線上認證？ 團隊意願不高，如何導入專案管理？ 超速學習的重點，是過程還是結果？ 我會使用MSProject為什麼畫不出要徑 阿比林矛盾情結(發展專案聲明的步驟) 讓企業敏捷起來的影響地圖 16種專案管理方法論 ProjectClub職場菁英學習地圖     熱門課程推薦 可重複觀看的線上課程 Excel樞紐分析全攻略 可隨時隨地重複觀看，沒有時間限制。

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