《NOTION 入門練功坊– 4天練成效率工作王》Day 3: 專案管理

聽說Notion很好用，但不知道該怎麼開始? 網路上找了一堆教學，卻還是看不懂？ 快來跟著「Notion 4天入門練功坊」一起自學練功! 快速上手專案管理， ... Home 4天課程:工作效率 《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》Day3:專案管理 4天課程:工作效率 《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》Day3:專案管理 by牧羊妮 33月,2021 33月,2021 今天是《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》的第三天，我想跟大家聊聊專案管理。

你會學到(可快速點選連結): 一、人生是一連串的專案管理 二、只有NOTION能打造環環相扣的專案系統-Relation功能介紹 三、手把手教學，用Notion來管理你的專案   一、人生是一連串的專案管理從工作到生活，都是由一個個專案所組成。

我很喜歡《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》這本書對專案的定義:1年內，需要採取不僅一項行動才能達成預計成果的任務。

因此，一般人所認為的小事，也會和大事並列於專案清單上。

舉例來說:在B2C的產業:專案可以是協助營收成長的系統功能開發或是行銷檔期活動在B2B的產業:每一個客戶，都可以是一個獨立的專案以個人生活來說:培養新興趣、投資理財和或籌畫一場溫馨的小旅行都是專案專案管理是門專業，今天不談如何做好專案管理，而是想跟大家分享專案管理的「基本原則」。

為什麼基本原則重要?就像橋水基金創辦人達利奧所說的:「關鍵不是我知道的有多少，而是我知道應如何處理自己不知道的事」。

了解最基本的原則，便能有助於我們處理自己不知道的事!專案管理的基本原則:專案扮演了一個承上啟下的重要角色，上承你的工作或生活目標，下啟你的每日行動。

從《搞定》對專案的定義也可以看出來，行動與預期成果(目標)這2個因素是關鍵!目標、專案與每日行動環環相扣，沒有目標，你不知為何而做；沒有行動，空有專案規畫也沒用。

而要如何打造一個系統，將目標、專案、與每日行動串聯起來，便是今天分享的重點!   二、只有NOTION能打造環環相扣的專案系統–Relation功能介紹在還沒接觸Notion之前，我每進行一個專案，就要同步用到許多工具:用Google試算表繪製專案甘特圖，用Trello或Jira管理開發進度、用Gainsight管理客戶…等。

跨系統的運作總是讓我很苦惱，不僅沒辦法一目了然地追蹤與安排所有進度，很多內容都需要重複輸入，超浪費時間。

直到遇到了Notion，就像從度數不夠的鏡片，換成一副度數足又輕量好看的眼鏡，整個打開了新視野，也節省了我許多時間! Notion有2個很棒的系統規劃功能，一個是在昨天《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》DAY2介紹的Createlinkeddatabase:將一資料庫的內容，引用到其他頁面。

另一個就是今天要介紹的Relation功能:建立不同資料庫間的串聯，打造環環相扣的系統。

舉例來說，去年我爬了20座百岳，今年還想再去探索15座!因此，最近在規劃爬「南霸天-北大武山」的行程。

爬山有一定的風險，事前要做的功課很多，包含山屋抽籤、入山申請、天氣與地圖查詢、與行程安排…等。

透過串聯(Relation)的功能，我便能輕鬆將爬北大武山這個專案中，所有瑣碎的待辦事項整合起來，並與年度目標做連結，打造一個完整個系統。

  三、手把手教學，用Notion來管理你的專案只有資料庫與資料庫間能用串聯(Relation)功能。

因此，為了要將專案與每日待辦清單連結，我會將專案與每日待辦清單皆設計成資料庫的形式。

 要如何製作高效率的待辦清單資料庫，請參考文章:《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》DAY2:高效待辦事項系統 1.建立專案管理資料庫:在頁面中打”/“選擇:Table–Fullpage將所有專案(ex.想爬或爬過的山)建立在表單中在專案資料庫的表單中，我會設定:專案名稱與範圍定義、日期、預估費用、狀態、串聯每日待辦清單與年度目標每個專案都應界定好3個重要的元素:範圍、時間、金錢，也就是俗稱的專案鐵三角。

若是較小的專案，我會在專案名稱上寫清楚範圍。

ex.爬北大武山設定執行或檢核日期，幫助自己檢視是否在進度上。

ex.爬山前4天要做好所有登山計畫，基本上只剩下打包行李費用:預估與統計每個專案的花費。

ex.統計爬北大武的交通、住宿及登山費用，再思考是否有預算能增加去屏東吃美食的行程專案狀態:所有專案皆會匯集於此資料庫中，不管是真的想做的，或是突然靈光一閃想到的。

透過4種專案狀態來管理與排序，包含:進行中、暫停、未來要做、完成 2.將專案與目標和每日待辦清單串聯(Relation)新增表格欄位(Property)選擇「Relation」，並串聯你的每日待辦清單資料庫，例如，於《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》DAY2做好的”極簡控!待辦清單(Database/資料庫)”串聯完成後，在專案資料庫的欄位(Property)中，會自動出現與待辦清單串聯的新欄位(參考下圖一)；而在待辦清單資料庫中，也可以看到一自動出現，與專案串聯的新欄位(參考下圖二)。

 若你的年度目標也是用資料庫來整理的，便可依據上述步驟，將年度目標資料庫與專案資料庫串連。

 3.將待辦清單連結到對應的專案(Createlinkeddatabase+Relation)根據《搞定》對專案的定義，每個專案最少要有一個行動。

因待辦事項的內容遠多於專案，因此我傾向從待辦清單的資料庫中，來連結專案內容。

將待辦清單資料庫關連(createlinkeddatabase)到該專案(ex.爬北大武山專案)的頁面中設定並篩選機制:專案=北大武山*若沒有設定篩選機制，則會出現你所有的待辦事項。

建立與該專案相關的任務行動: 因我們是在篩選結果下新增待辦清單，所以每個任務皆會自動串聯到你剛剛設定篩選的專案ex.爬北大武山這個專案。

回到待辦清單的首頁(ex.《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》DAY2做好的”極簡控!待辦清單”首頁)，爬北大武山的專案行動便會依你設定好的待辦日期呈現。

 我們每天都要做許多大大小小的決策。

若沒有系統，我們將被迫對生活中所有事物個別做出反應，就好像第一次體驗到每件事一樣。

但相反地，如果把這些狀況分類、並且有好的處理系統，就可以幫助我們更快地做出更好的決策，因而獲得更好的生活。

目標、專案與每日行動，組成了我們生活中很大的一部分，三者環環相扣。

要怎麼樣打造一個系統化的架構，讓你一次看清楚3者的關係與運作，就是打造生產力系統的關鍵! 第三天的《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》就到這裡結束，我們明天見🙂 《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》練功傳送門:  DAY1:待辦事項清單DAY2:高效待辦事項系統DAY3:專案管理DAY4:高產出的本事–會議規劃與記錄 想學好Notion，你絕對不能錯過! Notion功能教學Notion應用Notion入門練功坊 FacebookLinkedinLINE 你可能也喜歡 《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》Day4:高產出的本事–會議規劃與記錄 《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》Day2:高效待辦事項系統 《NOTION入門練功坊–4天練成效率工作王》Day1:待辦事項清單 4留言 Gimmy 53月,2021-9:33上午 很喜歡妳寫的這一篇，尤其是這一句：「目標、專案與每日行動，組成了我們生活中很大的一部分，三者環環相扣。

」 通常設定一個目標是「從上至下」，設定一個大目標，再拆解成一個個的小目標，最後在生活中的每一天落實。

但我們忽略的是，執行應該還需要「由下至上」再反饋回去，檢視這個目標是否能夠達成、合理，來反饋現實與理想的的差異。

看到妳畫的那一張圖，簡單易懂，突破了我自己的一些盲點誤區，感謝分享。

Reply 牧羊妮 53月,2021-6:54下午 謝謝Gimmy的喜歡跟分享🙂 週末愉快! Reply Charles 15月,2021-9:04上午 完全被圈粉了感謝分享🤩 Reply 牧羊妮 35月,2021-7:22下午 哈哈哈~謝謝你的喜歡🙂 封你為公開紛絲1號! Reply 分享你的想法或留言給我CancelReply 牧羊妮 Hi朋友! 我是迪卡儂電商共同創辦人，也提供一線品牌在數位成長上的顧問服務。

更是一名效率怪胎，熱愛實驗各種生產力提升法！ 擅長結合Notion與各種高效策略，讓人生過得更優雅從容。

喜歡發揮這與生俱來的天分，幫助客戶打造出最給力的Notion數位秘書。

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