以「一天工作六小時」為前提，安排一週行程 - 關鍵評論網

因為一天行程當中，有公事也有私事，是混雜在一起的。

若只安排工作，行程表很容易全部被工作填滿，而犧牲掉私人生活的時間。

因此，安排行程時，請 ... 集團資訊關於我們集團介紹我們的團隊旗下媒體關鍵評論網everylittled.INSIDE運動視界Cool3c電影神搜未來大人物歐搜哇旗下節目多元服務Ad2Taketla拿票趣關鍵議題研究中心Cr.EDShareParty與我們合作內容行銷與廣告業務異業合作加入我們新聞中心日本版新上線EnglishEdition簡體/正體2018/03/19,職場PhotoCredit:rawpixel＠PixabayCC0 精選書摘TNL精選書籍，讓你站上文字巨人的肩膀，遠眺世界。

看更多此作者文章...訂閱作者收藏本文文：清水久三子表現越好的人，越是投注心力於行程安排接下來將具體解說，我力行的時間管理方法。

在第一章曾提到，若工作分散，就會浪費掉工作「開始與結束」的時間，因此建議相同的工作盡量集中處理。

這個概念也適用於行程安排。

應該很多人到了公司後，第一件事就是想：「嗯，今天要來做什麼好呢？」若工作量少，時間充裕，到公司之後再想當天的工作內容也無妨，但如果碰到被時間追著跑的情況時，不要以「天」為單位，而是以「週」為單位管理行程安排比較有效率。

如此一來，就可以省去開始工作前的思考流程，或是開電腦尋找檔案的時間，能夠馬上心無旁鶩的埋首工作，一天工作的起跑速度當然就快。

那麼，在正式介紹「行程安排」的方法之前，請先記住下面三個詞彙： ToDo：待辦事項。

Task：將待辦事項分解成可執行單位、有明確時程的工作任務。

Event：會議等有明確時間表的活動安排。

雖然上述的用詞定義因人而異，但請暫且這樣理解這三個詞彙。

接下來將為各位說明，該如何將這三個概念運用於安排工作行程。

步驟一：無論公事或私事，把所有待辦事項統統列出來以一個月到數個月為單位，無論是公事還是私事，把想得到的待辦事項統統列出來寫在紙上。

因為一天行程當中，有公事也有私事，是混雜在一起的。

若只安排工作，行程表很容易全部被工作填滿，而犧牲掉私人生活的時間。

因此，安排行程時，請同時俯瞰所有公事、私事之後再行安排。

若未能掌握好自己行程的「整體全貌」，就很容易「嗯，那件事的安排是什麼？」在意的事情在腦中一直揮之不去，容易擾亂思緒。

這個心理現象被稱之為「蔡格尼效應」——比起已經完成的工作，大家的注意力更容易受到未完成或中斷的工作吸引。

因此，把所有在意的事情條列出來，然後在安排行程的最初就規畫進去的方式最有效率。

我通常會將ToDo分成「工作」、「家人」、「自己」、「交流」四個類型，條列出待辦事項。

「怎麼可能全部條列出來」的猶疑是多餘的。

必須要做的事情其實也沒那麼多，之後有想到再追加上去也行。

總之，不要想太多，先寫出來就對了。

PhotoCredit:方智出版步驟二：大型工作以「月」為單位安排接下來把待辦事項中，大型工作的截止日排進行程裡。

這個時候，利用跨頁的月計畫行事曆非常方便好用。

大型工作指的是，例如：企畫書的製作、撰稿等，需要一週以上的工作時間，而且截止期限非當週的預定工作。

一週之內就必須完成的工作，則是放進稍後將說明的週計畫當中。

這裡的重點在於，不要一開始就栽進瑣碎的行程安排裡，要以月為單位俯瞰整體。

藉由列出、俯瞰所有的待辦事項，可以讓你更集中注意力在眼前的工作。

每當有新的待辦事項進來時，請把截止期限追加到行事曆上。

若截止期限並不多時，用整年度的行事曆來安排也無妨。

配合自己的工作量，能夠總覽整體行程安排即可。

步驟三：週計畫是工作的關鍵接下來是以週為單位的行程安排。

如下頁圖所示，我通常是一邊看月計畫行事曆，一邊排下週的預定。

我的時間安排都抓得滿準的，因此使用比常見的聖經本尺寸寬幅還大，可以補換內頁的ASHFORD「HB×WA5」直式週計畫行事曆。

PhotoCredit:方智出版首先，把既有的活動排進週計畫行事曆裡；接下來，一邊確認月計畫行事曆上的截止期限，一邊將待辦事項分解成數小時之內可完成的工作任務。

分解待辦事項時，可以參考前面提到的「發散」「收斂」「具體化」三種思考方式作為基準。

分解完之後，依據方才說明的四種工作任務分類，寫在不同顏色的小便利貼上。

使用便利貼，可以隨機應變，變更工作任務的執行時間。

因為活動有特定對象，無法自由變動時間，但是排定工作任務的行程，就像拼拼圖一樣必須做許多調整，利用便利貼是安排行程非常方便的工具；而且，如果臨時然有會議排進來時，便利貼也比較方便變更行程。

利用顏色分類的好處在於，容易「察覺」變化。

例如：代表「自己」的綠色分類便利貼數量較少，就代表著自我提升與健康管理的時間不足。

我總是在週末安排下一週行程，習慣了之後，不到三十分鐘就可以安排完畢，甚至覺得排行程很快樂。

我把週計畫行事曆的安排當作是「設計」自己的生活，在下一節，將為各位介紹安排行程的訣竅。

倍速心得12與其被追趕，不如跑在前頭，確立目標，安排好行程，讓你能夠快速開啟思考開關，面對不斷逼近的截止期限，也不會亂了手腳。

一天工作「六小時」我是以「一天工作六小時」為前提，安排一週的工作與活動。

各位可能會有疑問：「一天工作不是八小時嗎？」但其實把工作排滿八小時，很容易超出負荷，而且無法應付突發狀況。

我通常是在上午、下午分別安排三小時的預定工作。

接下來就介紹，我在安排工作與活動時，力行的四個基本原則。

工作安排的祕訣①把會議都集中在同一天因會議的時間必須「配合對方」，無法自己決定，但如果可以自行決定時，我會盡量把會議都集中在同一天。

特別是公司外部會議必須外出，會議與會議之間的一小時空檔，跟平常在公司內開會的一小時空檔不同，會議的密集度有差異。

一整天外出，一整天開會，一整天文書作業，把相似的工作集中在一起處理，就不需煩惱要準備一大堆東西，該怎麼穿衣服，或是該帶什麼東西出門，可以更有效的利用時間。

工作安排的祕訣②設想自己的「心情指數」，安排活動我之前上班時的公司祕書非常優秀，在接受媒體訪問的行程之前，會刻意幫我迴避重要的會談或是很有壓力的會議；現在我也依循著這個原則，評估活動或工作任務做起來順不順手、有無壓力，排列等級與組合，讓自己能夠在最佳狀態下工作。

此外，在一週當中，幫自己安排個放鬆心情的「好日子」也很有效果，為自己製造一些動力，持續面對彷彿永無止境的工作任務。

例如：在一週工作的中繼點「星期三」，或是一週工作的終點「星期五」，安排喜歡的才藝課或聚餐，當作是努力工作後的犒賞。

利用「想在那之前完成工作，放鬆心情、盡情享受」的心理，開啟思考的開關，加速工作腳步。

工作安排的祕訣③把交通時間也寫進行程裡12»全文閱讀 Tags：時間管理行程安排待辦事項行事曆週計畫工作時間會議心情指數交通時間從此不加班的IPO工作術More...成為會員，在關鍵評論網暢所欲言成為會員成為會員落入中國設下的債務陷阱，國家面臨破產的斯里蘭卡不會是最後一個受害者1則觀點2025年再生能源目標跳票，絕不只是王美花說的「分母變大」而已1則觀點日本宅老所石井家：回到舊日本時代的美好，找回被遺忘的鄰里關係1則觀點一位立場博客紀念立場新聞1則觀點當「跨性別免術換證」風潮吹到台灣，我們應該照單全收還是酌情實施？1則觀點從親中黑金「贏回正義」的民進黨，可曾想過為何全面執政後「破事」仍在延續？2則觀點【專訪】美國部落客TheRamenRater：吃過4000種泡麵、做了20年評鑑，讓泡麵變得更好吃的訣竅是？3則觀點詹順貴：公投挑起的撕裂還沒癒合，民進黨團連放逕付二讀兩把火重傷自己1則觀點店家規定「低消一杯飲料」，作家陳安儀質疑「點千元餐不算？」引發討論3則觀點顏寬恒成為中二選區「安心亞」，測出八萬票就是顏家的「天花板」1則觀點