Notion 實踐GTD 時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學

而現在，讓我把GTD 經典的五個時間管理流程，用Notion 來示範如何實踐：. 「1. 捕捉」：. 我們必須清空大腦，盡可能把引起注意的事情捕捉下來，放在 ... 跳到主要內容 Notion實踐GTD時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 4月03,2020 在電腦玩物撰寫了一系列的Notion專案應用文章後，相信電腦玩物的讀者們，也跟著我一起了解Notion上的頁面、資料庫、時間提醒等等核心功能的變化。

今天這篇文章，讓我來做一個方法論的總結，如果要利用Notion執行自己的完整時間管理系統，那麼： 如何實踐經典的GTD時間管理方法？ 並且可以有效的規劃出自己的每週行動清單？ 我在電腦玩物上常介紹的幾個生產力工具，我都為他們研擬過GTD方法論的系統實踐： EvernoteGTD方法教學：我的「搞定」時間管理實踐2016版 如何用Trello做子彈筆記？我的TrelloGTD方法範例看板分享 全新Gmail、GoogleTasks與日曆的時間管理系統實作教學 Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學 而現在，讓我把GTD經典的五個時間管理流程，用Notion來示範如何實踐： 「1.捕捉」： 我們必須清空大腦，盡可能把引起注意的事情捕捉下來，放在收集箱，並且盡可能100%的收集。

「2.理清」： 對每一件收集的事情進行思考判斷，如何採取行動？何時採取行動？下一步行動是什麼？ 「3.整理」： 把分散的行動、任務，組織成專案，確立有價值的目標與成果，並開始聚焦目標。

「4.檢視」： 回頭檢視整理好的系統，安排好未來一周的行動。

「5.執行」： 如此一來會建立一個值得信賴的系統，依靠這個系統安心地去執行設定好的任務，更專注在重要任務上。

這篇文章，不會再仔細說明Notion的操作功能，想先了解操作細節的朋友，可以參考我的幾篇文章： 基礎入門認識Notion把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具Notion筆記軟體推出網頁全文擷取外掛與自動匯入EvernoteNotion全新個人免費版，開放無限數量的block筆記內容頁面關鍵功能教學：NotionSyncedblocks三大活用案例教學，超省時間的跨頁面同步內容Notion推出自動反向連結功能，如何利用在專案管理、知識研究？如何活用Notion反向連結，快速建立聚焦目標的每日行動清單Notion自訂範本2大活用：養成每日好習慣、快速拆解任務SOPNotionTimeline時間軸功能，繪製專案進度甘特圖的11個技巧完整整理邏輯Notion專案管理法，用資料庫還是分層頁面？3種實際應用案例解析用Notion整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學用Notion把筆記整理成像Google日曆、Trello看板與Airtable表格進階應用案例從零開始用Notion快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記Notion職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法Notion實踐GTD時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學Notion實踐子彈筆記術的模板教學，不是從子彈行動清單開始從Evernote筆記轉移到Notion系列Evernote筆記轉移到Notion（一）：使用習慣相對無痛匯入教學從Evernote筆記轉移到Notion教學(二)：設計脫胎換骨資料庫從Evernote筆記轉移到Notion教學(三)：上手筆記編輯15個超能力從Evernote筆記轉移到Notion教學(四)：必用7大搜尋技巧 第一步：捕捉，建立收集箱 GTD方法的第一步，是清空大腦，把所有事情「先」放入「收集箱」，然後再進一步的統一拆解與整理。

在Notion中，每一個專案頁面中，都可以插入［Database（資料庫）］，這個功能很適合用來當作收集箱。

例如我在「烘焙料理專案」中，常常看到很多食譜想要試試看，我就設定一個［食譜收集箱］，找到有趣的食譜，如果有時間，就收集到這個收集箱中，然後在下一步進行拆解與整理。

每一個Notion專案頁面，都可以有一個收集箱功能的專案資料庫，用來快速收集這個專案的各種任務。

但是，在所有專案頁面之外，我們還可以另外設定一個專門叫做「收集箱」的頁面資料庫。

用來幹嘛呢？用來先收集那些： 暫時不屬於任何專案，但可能要做的事情。

當下沒時間整理到專案，先有一個快速收集的地方。

例如下圖這樣的專屬收集箱頁面。

專屬的收集箱，因為只是要收集暫存的任務，所以盡量簡單即可，最好不要設定什麼Property（屬性）。

這裡的任務，到時候是要歸類到真正所屬的專案。

而「收集箱」的目的，是讓自己先清空大腦，統一記住，然後下一步才容易理清。

第二步：理清：設計標籤進度、時間提醒、待辦清單 那麼，當收集箱裡收集了一些尚未整理的項目，下一步當然就是要「理清」他們。

首先，打開專屬的暫存收集箱，把確認要做的任務，［移動］到所屬的專案頁面或專案資料庫。

例如，我先在專屬收集箱收集了一個蛋糕食譜，決定真的要練習這個食譜，我就利用［Moveto］的功能，開始移動這個項目。

我已經有一個烘焙料理的專案，在專案頁面有一個［烘焙食譜］的資料庫，移動時，搜尋關鍵字，找到要移動過去的頁面或資料庫，然後移動到所屬專案。

這個步驟的關鍵是，收集時可能時間不多，就先收集在統一的收集箱，讓收集箱成為一個緩衝。

但是等到有空檔時，就要把任務移動到專屬的專案中。

而只有移動到專案中的任務，才是真正要開始做的任務。

但接下來的步驟更為關鍵，放入專案的任務，可以利用Notion進行三種理清： 標籤 加上進度標籤，為任務排序 時間 時間提醒，為了記得去做 列出待辦清單 確認完成與否 我們可以打開一個移動到專案資料庫中的任務項目，利用［Tags（標籤）］功能，來設定進入，確認哪些任務應該是優先執行的？哪些在準備中？哪些已經可以驗收？ 用標籤設計進度排程的方法，可參考：［Notion職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法］。

如果需要特定的時間提醒，記住去作其中某個行動，這時候只要在筆記後面加上［＠要提醒的時間］，就能設定好一個提醒。

當然，既然是要執行的任務，就要開始規畫如何去做的下一步行動清單。

這可以利用Notion的待辦清單功能實現。

關於拆解下一步行動清單的技巧，可以參考：［理清4種下一步行動，替換不會行動的拖延清單］。

第三步：整理：歸納出一頁式的專案頁面 在上一步中，我們針對一個一個收集後決定要做的任務，開始納入專案，開始規劃每一個任務的進度、時間、行動清單。

但是，一個有效的時間管理系統，只在任務層級整理是不夠的，更重要的是： 要把專案目標的視野設計好，設計得聚焦、簡單、清晰。

這時候，我們可以利用Notion把各種資料庫、待辦清單、子頁面，整合在一頁中的方法，建立［一頁式的專案管理頁面］。

每個大專案都只有一頁，再延伸出下一層的目標、任務、子專案、行事曆、資料庫等等內容。

你可以參考下面這段教學影片，看看如何把千絲萬縷的各種專案內容，統整到「一頁專案」中，建立清晰流暢的專案視野（[影片]快速上手Notion進階活用教學：學生如何整理上課筆記、規劃課表、準備考試，範例教學與下載）。

第四步：檢視：設計出每週子彈行動清單 專案系統整理好了，但真正的執行還是在每一天的行動。

為了讓每一天的行動更明確，做出更好的選擇，最好的辦法就是：事先選擇。

也就是進行每週檢視，每個禮拜檢視一遍前面建立好的一頁一頁專案，從裡面挑出真正要執行的行動與任務，納入接下來一週的行動清單。

那麼，如何在Notion設計「每週的子彈行動清單」呢？ 可以這麼做，在Notion中新增一頁Page（頁面），取名做每週子彈行動清單，把這個頁面的格式直接設定成［Calendar-database］。

進入這個每週子彈行動清單的行事曆頁面，在每個禮拜一的地方，新增一個項目（Addanitem）。

把這個項目叫做［某一週的行動清單］，在Date屬性上，設定開始時間為禮拜一，結束時間為這一週的禮拜日。

這樣一來，這個項目就會顯示為一個禮拜的進度條。

接著這一週的行動清單，我會全部規劃在這一週的項目頁面中。

設計方式如下，用Heading1格式設定好禮拜一到禮拜日的標題。

然後在每一天下面列出當日待辦清單。

可以利用Notion的排版功能，排出九宮格式的版面，這樣更好檢視一整個禮拜的行動，並且要拖曳移動行動到不同日期時，也很方便。

當然，這時候每一天的行動，應該都是跟我們前面建立好的專案、任務有關，所以利用［＠專案、任務名稱］，插入相關項目的記事連結。

就這樣，在這個專屬的每週子彈行動清單頁面，用行事曆的方式，管理每一個禮拜為單位的行動清單項目。

之後也可以在這個行事曆中，回顧之前做過的每週行動。

因為每個禮拜都會建立新的當週行動清單，為了節省時間，我們可以設定［範本］，直接直接複製即可。

然後，當週的行動清單項目，我會加入［Favorites］，這樣就可以隨時呼叫出這個禮拜的行動清單，也能由此快速連結到相關專案、任務頁面。

每一週只要替換放入［Favorites］的當週行動清單即可。

第五步：執行：這是一個不會遺漏的安心系統 透過前面四個步驟，逐步建立好的系統，就是一個不會遺漏，可以安心執行的系統。

在執行時，打開Notion系統，無論頁面再多，我優先打開［Favorites］中的當週行動清單，在這裡我可以看到預先選擇的行動，並且快速連結到需要的專案、任務頁面。

除了當週行動清單外，我可以透過［Allupdates］，查看提醒到期的項目，這樣之前設計好的時間提醒，就能輔助我更不會遺漏。

把當週行動清單、時間提醒顧好，如果都完成了，可以打開其他專案主頁面，從一頁專案出發，就能快速掌握整個專案的進度、時程、資料庫。

最後，有時確認一下［收集箱］，看看最近收集的項目，有沒有確認要做的，需要排入專案的，然後移動到專案，開始整個GTD的時間管理流程。

結論： 以上，就是我自己研擬的NotionGTD時間管理實踐流程，提供大家參考。

這邊也提供我測試的每週行動清單範本，給有需要的朋友參考。

如果你想了解更多時間管理的方法與工具，則可以進一步參考：［2020如何幫自己設計一套時間管理系統？無關工具的方法論］、［關於「時間管理」不是什麼？我的七條反思］、［20種待辦清單App軟體推薦：評論不同需求時間管理利器］。

（歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：Notion實踐GTD時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學） 文章分類： 時間技客 時間管理 專案管理 專案管理軟體 優質時間的練習 GTD notion EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 jimlee322020年4月15日上午8:59謝謝你的文章。

最近發現一個網站https://roamresearch.com/目前還在學習如何使用，希望有機會也看到您撰寫這個網站的使用心得。

回覆刪除回覆EsorHuang2020年4月20日上午10:10我之前有初步研究過，不過一時之間找不到應該會來解決什麼問題，也沒有想到可應用的具體案例，所以可能還需要研究一下，或是歡迎提供您的想法刪除回覆回覆回覆淺藍2020年9月13日下午3:38notion能直接用control+V,直接貼圖嗎??回覆刪除回覆Unknown2021年11月8日下午3:07可以刪除回覆回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

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今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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於是常常會有學員問我：「如何利用"標籤"（Tag）來管理大量的筆記資料呢？」今天這篇2021回顧，我想統整自己實驗、實踐、調整了10年以上的標籤運用系統，分享一個「標籤」整理的方法論，並且無論 Evernote ，還是Obsidian、 Notion 這些擁有標籤（或類似標籤）功能的工具中，其實都可應用。

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而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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