Evernote與GTD工作與時間管理-實作篇 - 達比資訊有限公司

GTD(Getting Things Done)是一套工作的時間管理方法，它可以幫助你有效的管理並處理所有工作上、生活上的事情，這裡不談它的理論，只談 ... 最新消息 「產品」與時俱進，隨時分享最新產品「資訊」 公司消息 企業資訊化 產品資訊 資訊工具應用 GTD(GettingThingsDone)是一套工作的時間管理方法，它可以幫助你有效的管理並處理所有工作上、生活上的事情，這裡不談它的理論，只談用Evernote(筆記本工具)來實踐GTD時間管理方法，直接實作的目的是希望可以讓讀者能舉一反三： 不了解GTD的話，可以先參考「GTD時間管理的目的與方法簡述一文」 Evernote優點 Evernote具備以下優點，讓我們在實踐 Evernote具備以下優點： 雲端整合：可以從手機、電腦…等各種裝置記錄筆記，可以實踐GTD的第一個收集流程。

各式的記錄格式：有提供錄音、手寫、網頁擷取、螢幕擷圖、各式文件格式夾檔…等，可以滿足快速收集的目的。

三階層的記事方式：可區分記事、記事本(多筆記事)、堆疊(多本記事本)三層，可輕易達到分類的目的。

提醒功能：可實踐GTD的行程規劃，且市面上也有許多免費的APP(例如SunriseCalendar)也支援GOOLE的行事曆與Evernote的提醒功能。

標籤功能：在實踐GTD的整理、組織分類，扮演極重要的角色，它將會實踐「組織分類」、「情境分類」、其它分類，後續實作會說明。

  實作範例(軟體服務)-步驟一：建立實體記事本 實體記事本是為了收集、整理分類用 主要建立以下實體記事本或堆疊： 文件收集匣(Collect)：每天早上、中午、下班前整理歸檔到「GTD整理區」堆疊。

GTD整理區堆疊：裡面包含多個記事本，主要因應各部門獨立處理記事本，所以依部門劃分： ​​行銷業務部 軟體開發部 公司管理部 客服部 客戶專案​​ ​參考資料區：歸檔「非執行」事項，純粹參考用，例如技術文章。

​實作畫面： 實作範例(軟體服務)-步驟二：建立GTD分類標籤 標籤的分類方式會決定後續檢視處理的方便性 主要區分以下項目： 下一步行動(NextAction)。

將來/也許行動(Sometimes/Maybe)。

等待行動(Wait)。

待規劃行動(Pool，規劃好之後轉任務或專案來執行) 專案/任務(Project)。

今日執行(Today)。

實作畫面： 實作範例(軟體服務)-步驟三：建立情境類標籤 當我們的行動超過25個的時候，為了瀏覽管理方便，可依情境分類 我們在分類時，一開始可以依建議的情境分類，後續熟悉管理之後，再自行調整： 工作：在工作(公司)場合執行的行動。

家裡：在家裡處理的行動。

跑腿：賣場、商店…等。

閱讀：書藉、報表…等。

任何地點：不限場合都適用。

實作畫面：   實作範例(軟體服務)-步驟四：建立其它類標籤 再依自己習慣的分類方式建立標籤：選擇性 小編提供自己在用的標籤類別： 柯維矩陣(重要、緊急)。

業務客戶管理流程。

客戶專案上線流程。

實作範例(軟體服務)-步驟五：模擬資料收集 模擬公司各單位發生的實際行動，實務上應拆個人工作屬性整理 小編模擬以下幾種狀況： 簽下A公司某某專案。

維護中客戶新需求，待確認規格與報價。

整理當月份維護合約到期客戶，處理新約。

上月份應收帳款。

潛在客戶來電詢問系統，待回電。

  實作範例(軟體服務)-步驟六：整理與組織 整理的方式注意一次整理一個項目 主要區分以下項目： 簽下A公司某某專案： ​​在「客戶專案「記事本新增記事(A公司某某專案) 設定標籤「重要」、「專案」、「公司窗口」 實作畫面： 維護中客戶新需求，待確認規格與報價： ​​將客戶新需求記事移到「客服部」 設定標籤「指定窗口」、「下一步行動」、「待規劃行動」、「重要」 實作畫面： 整理當月份維護合約到期客戶，處理新約： ​在「公司管理部」記事本產生「2016年5月份客戶維護新約整理」記事本。

設定標籤「下一步行動」、「等待」 實作畫面： 上月份應收帳款： ​​在「管理部」產生2016年4月份應收帳款記事本。

記事本內夾入EXCEL檔案。

設定標籤「下一步行動」、「行程」、「重要」… 實作畫面： 潛在客戶來電詢問系統，待回電。

​​作法同上。

設定標籤「下一步行動」、「電話」、「設定行程」…等。

實作範例(軟體服務)-步驟七：檢視(Review) 前述步驟完成後，檢視就會很方便判斷執行的優先順序 檢視順序： 行程表：最優先的項目。

再檢視「今日」標籤：昨天以前執行中未完成的項目，已經delay了。

再依重要程度、當日時間狀況、個人精力來決定當日處理項目，將項目標籤設定成「今日」。

檢視畫面：前面步驟自然在evernote就能形成結果，相當方便： ​ 實作範例(軟體服務)-步驟八：執行(Do) 執行後歸檔結案，形成一個工作處理循環 將當日執行完畢的項目，一一變更該行動項目標籤為「已處理完畢」   善用工具來實作GTD時間管理方法，可以有效達到工作的處理效率，利用EVERNOTE還有其它效果(例如實作工作協同作業、歷史專案或客戶需求搜集納納、專案案例分享…)，可謂是一舉多得，後續有機會再與讀者分享。

  JamesLin. Back Prev Next