我踐行5 年的時間規劃術，從理論到具體落地全教你 - Medium

如果是電子日曆，得從一周中選一天展開，再從上午、下午滑到晚上，才能看清楚一天的規劃。

Google 日曆需要先展開一天，往下滑動才能看 ... 見識之旅-能走多遠，取決於人的見識科技深度白話文產品管理思維成長商業與行銷你能懂的經濟學攝影雜記投資儀表板我踐行5年的時間規劃術，從理論到具體落地全教你翟晟FollowNov24,2019·12minread這是見識之旅的第28篇原創文章-1-這套方法我從2016年開始實行，迄今超過1000個日子，迭代了無數個版本。

這是一套行之有效的時間規劃術，我實踐了5年，2021年即將邁向第6年。

只要無印良品這間公司還在，他們家的周記事本每年都繼續出，我就會繼續實行這套方法。

2016到2021年，我這6年來的A5立式月周筆記本這套方法起初很陽春，後來經過不斷迭代日益豐滿，用上了很多我後來學習到的概念。

如果方法迭代跟App改版一樣也有版本號的話，這套方法應該是10.0.0以上版本。

對我來說，這套方法已經化為我不加思索就會執行的習慣，裡頭的理論概念已成為一個又一個自發的動作。

接下來，我會把用到的概念仔細說明，並把概念怎麼用也講清楚。

透過這篇文章，你會收穫到一套可實踐的方法，並且學習到這套方法運用到的概念的相關知識。

講概念也講實踐，就是要弭平知識與實踐的落差。

我深知獲得知識不難，難的是把它落地實現。

妥善運用這套方法，將可以讓你的年度目標不再是空談。

減重不再是「下一個年度目標」，今年就能把它完成。

-2-這一切的起心動念，來自於高三為考大學衝刺時，國文老師發給我們一張周計畫表。

一張以周為單位的空白A4表格，時間從周一到周日，每天被劃分為一小時一小時的空格。

這是我開始安排時間的起點。

每次影印實在浪費高三寶貴的時間，我接著在文具行找到一本周計畫本，一本接著一本，直到考完大學，我仍然保持這個習慣。

2015年底，我在找以年為單位的計畫筆記本時，在無印良品找到這本月周筆記本。

一開始只是簡單地填上待辦事項，接著在遇到困難時，閱讀書籍並參考許多時間規劃的方法，最後成為我自己的時間規劃術。

使用無印良品的周筆記本有哪些優勢？首先就是「覆用性高」。

養成一套不假思索就能執行的方法，需要時間和練習。

如果習慣了一套方法，結果廠商倒閉或產品停售，這就意味著要重新適應一套新方法。

大品牌的好處就是，我每個明年都可以買到同一款商品，這給了這套方法更高的覆用性。

採用無印良品這個大品牌的筆記本，只要無印良品還在，這套筆記本繼續生產，我每年都可以使用這個方法。

為什麼不用Google日曆這類電子行事曆？我嘗試過，而且同時搭配小米手環的日曆提醒功能，但後來發覺不適合我。

除了例行公事設為重覆事件可以省時間外，其他任務都要一件一件新建，用了一段時間我實在覺得難以適應。

如果是要跟他人協作，這麼做的確有額外好處；如果只是自己要看，倒不如手寫來得快。

電子產品，是近幾十年來才有的東西，而文字發明以來，人類就非常熟悉手寫。

相較於打字，人腦更適應手寫，這給了手寫的優勢：手寫有助於促進大腦思考。

手寫促進思考，有好的思考才有高品質的時間安排。

規劃時間，不是只是填空，更重要的是思考「時間投入是否有助於實踐長期目標」。

相對於電子日曆，手寫行事曆要修改比較麻煩，但這也是手寫的優勢之一。

因為修改麻煩，所以盡可能不插入臨時任務，這讓我更專注於原定計畫，更能把事情完成，而不是做出一大堆半成品（WIP，WorkinProcess）。

修改手寫行事曆，塗塗改改比電子日曆麻煩，反而能控制半成品數量，讓我更加專注。

周筆記本將一周的時間按小時攤開來，這讓我可以用全局視角看清一周規劃。

如果是電子日曆，得從一周中選一天展開，再從上午、下午滑到晚上，才能看清楚一天的規劃。

Google日曆需要先展開一天，往下滑動才能看清楚一日完整安排電腦版的Google日曆可以做到全局視角，但一想到要看日程安排，就得把電腦拿出來，這太麻煩了。

如果要用電子日曆，我想絕大多數人會偏好手機。

電子日曆的介面上，今天、明天和後天的任務沒辦法一次看清，這帶來一個缺點：缺乏全局視角。

於是，在規劃一個需要多日才能完成的任務時，我們很難把這項任務妥善拆解到不同日子裡。

周計畫本的全局視角，是電子日曆的介面很難給予用戶的，但也是安排大型任務時必須具備的視角。

手寫除了事前的思考品質更好以外，在事後也有益處。

規劃的任務，在事後就成了「紀錄」，它給了我回顧的機會。

周日晚上，我會花一個小時回顧這周的安排執行的怎麼樣，反思這樣的安排是否合理。

完成率高，我會想想給自己安排的東西太容易；完成率低，我會反思是不是自己又做了太多臨時起意的小事。

蘇格拉底曾說：「未經反思自省的人生沒有意義。

」有了紀錄，反思的過程將更加具體，幫助提升反思的品質。

規劃的任務在事後就成了紀錄。

有紀錄，反思自省才會具體有效。

一周結束時，看著這周的紀錄，我常常會訝異「哇，原來這件事要這麼多時間！」又或者是「咦，這件事比我預估的還要容易，這麼快就完成。

」這讓我有機會在下次要做同樣一件事時，能夠有跡可循，避免再次浪費那麼多時間，提升做事情的效率。

經年累月，這就是我收穫的「時間意識」。

時間意識強的人，可以更好地安排時間，提高做事情的效率。

這不是憑藉自己的主觀感受空泛地說「據我的經驗，這件事大概要一個禮拜」，而是具體地講「這件事情我過去做過，一天做3個小時，3天能完成」。

從回顧紀錄的過程中，培養自己的時間意識，將會一步一步提升做事情的效率。

最後，在開始進入到具體執行的步驟之前，我們要來探討一個問題：做時間規劃時需不需要把工作和生活分開？我的答案很明確，不用把工作和生活分開，因為時間流只有一個。

如果將工作和生活分開，我們就必須不斷在這兩塊時間做分配，一旦分配的不好還會有心理壓力，這是一個極大的誤區。

事實上，我們的時間是一個連續不斷的「流」，無法被二分法簡單劃分，而我們要做的事情，就是在這個流裡面排序「所有事情」。

時間規劃就像騎單車，只要不會倒，有不斷向前即可，短時間內偏重哪一側無妨。

這樣安排時間，不僅更符合「時間流」的特性，也讓我們省下很多平衡問題的糾結。

講完了使用周筆記本手寫的好處，接著說明具體執行的步驟，一共可分為5步：年拆解、月拆解、周拆解、執行、回顧。

●年拆解：從年度目標到月度目標當我拿到一本新的周筆記本，通常是9月、10月。

這個時間點，剛好可以思考隔年的年度計劃。

年度計畫的訂定方式有很多，我從2017年起使用的方法是OKR（ObjectiveKeyResult）。

無論你要採用哪種目標制定方法，務必要把它清楚寫下來。

接著，把一整年的年度目標拆解成12個月的月度目標。

拆解目標的時候，建議要在前期分配比較多時間。

例如學習一項技能，一開始比較生疏，就需要給入門期安排比較長的時間。

周筆記本的前面部分是月曆，月份會從去年的12月，到明年的1月，一共14個月，良好地銜接過去一年與未來一年，設計得非常貼心。

在月曆的左側，寫上該月預計完成的月度目標，完成拆解年度目標為月度目標。

在月曆的左側，寫上該月預計完成的月目標不能一口吃下一整頭大象，第一步先將年度目標拆解成月度目標。

●月拆解：從月度目標到周任務月度目標還是不夠細，無法直接執行。

大方向的目標，沒辦法直接指導我們的行動。

於是，我們要把月度目標再拆成「周任務」。

注意，這裡說的是周任務，不是周目標。

目標是大方向的戰略，例如轉換學習專業；任務是具體的戰術，例如制定一份新專業的學習書單。

周計畫本的後面部分是周曆，在左側空白處寫上該周預計完成的周任務。

周曆左側空白處寫上預計完成的周任務將月度目標化為周任務，我們就知道自己這個禮拜要做什麼了。

●周拆解：從周任務到動作以任務為單位，我們可能還是不容易去做，因為任務對大腦的認知還是有負擔。

舉個例子，以一名資工系學生，要跨領域學習金融專業來說，要制定一份金融領域的學習書單，這其中包含：閱讀經驗分享文章、觀看經驗分享影片、查找金融領域學生的必學科目，查找各科目的經典或推薦書籍、查找租借或購買書籍的方式、一個「周任務」，包含這一系列這麼多「動作」。

動作與任務最大的差別在於，動作是可以直接開始落地執行的，我們可以很容易就去做；而任務則會在我們一看到的時候，讓大腦一頭霧水不知從何下手。

把周任務拆解為一個一個動作，方便我們一看到就能執行，就能從根本上避免了「拖延症」。

我會一邊看著左側的周任務，一邊思考任務可以被拆解成哪些動作。

然後，在周計畫本以1小時為單位的空格中，填入一個一個「動作」。

周曆空格中填入的都是動作，大腦認知負擔小，一看到就能開始執行，犯拖延症的可能性自然就降低。

將目標化為任務，再將任務拆解為一個一個動作。

既考慮了整體目標，又填補了要執行的細節。

將周曆左側的周任務，拆解成每天要執行的動作周筆記本空格的單位是一小時，這也幫助我縮小我的時間顆粒度。

所謂的時間顆粒度，是一個人管理時間的基本單位。

有些人的時間顆粒度用天算，有些人的時間顆粒度用小時算，有些人的時間顆粒度用分鐘算。

比爾蓋茲的時間用秒算，他的時間顆粒度是5分鐘。

難以想像這樣的生活嗎？《烏龍派出所》裡，中川的企業家爸爸，工作和休息的時間都抓得非常緊，緊迫到秒，就是那樣的生活。

在這以前我使用時間的方式很粗放，下午去打球就打到天黑，時間顆粒度以時段分。

經過長期使用周筆記本，填了一個又一個空格，我逐漸掌握以小時分配時間。

經年累月，現在我習慣把一個空格分一半，以半小時分配時間，將時間顆粒度再提升至半小時。

●執行：用顏色將成效視覺化在一周開始前，我們填寫上一個又一個動作。

那麼，怎麼在一天結束後，一眼就知道自己的完成狀況呢？我的方式是用紅色簽字筆和黑色簽字筆把事情劃掉。

一天結束時，做完就用紅筆劃掉，沒做完就用黑筆劃掉。

最後，把沒做完的事安排在這周的其他時間。

當一件事情是第一次填寫，我會使用黑筆，而經過二次調整的事，我會用藍筆。

如此一來，一天的開始就能一眼就能看清楚什麼事是昨天拖延下來的，必須要優先完成。

週二的藍筆項目，就是周一留下來沒做的事情，一眼就能看清楚●回顧：從日到周，從周到月，從月到年，最終收穫幸福的一年在一天結束時，清點一天的完成狀況；在一周結束時，盤點一周的完成狀況；在一個月結束時，覆盤一個月的完成狀況。

一次又一次重覆，讓自己一天一天進步。

這一套方法，讓我可以從全局視角規劃整體，又自頂而下落實到每一天的每個動作。

因此，在做事情時我可以專注當下，進入心流狀態，把事情做好。

當一個人專注於當下，心思都在當下要完成的事情上，哪怕是一件小事，都會有種幸福感。

克服壓力的認知正念療法，就是要患者的思考從「比較行動與結果的落差」的行動模式，切換為「專注於當下完成事物」的當下模式。

專注於當下，能降低人的壓力，而在專注過程結束時，完成事情的喜悅會給人幸福感。

在一年結束時，收穫的是幸福感滿溢的一年。

紅色與黑色線條之間，是我踏踏實實一周的收穫-3-我們再來回顧一下。

手寫有許多電子日曆沒辦法帶來的好處。

我們的大腦更適應紙和筆，手寫能促進思考，提升規劃的品質。

規劃在事後成了紀錄，有了紀錄才能好好回顧，進而幫助自己一次做得比一次好。

一天有一天的紀錄，一周有一周的紀錄，一個月有一個月的紀錄。

用紅色或黑色簽字筆劃掉空格中的事，筆記本一攤開，完成程度視覺化，整體是紅的多還是黑的多一目瞭然。

周計畫本的空格單位是一小時，重覆練習能讓自己的時間顆粒度細分到以小時計。

時間顆粒度是一個人掌握時間的基本單位，時間顆粒度越細，做事情的效率越高。

手寫不容易修改，塗改麻煩反而成為優勢。

因為懶得改，所以更容易乖乖做完。

同時，修改麻煩確保我們無法隨意插件，讓我們專注於既定事項，也降低了事情做一半卻沒做完的數量。

時間規劃術的5個具體步驟，按順序分別是年拆解、月拆解、周拆解、執行、回顧。

自頂向下拆解，完成年度目標的頂層設計和落地執行。

運用這個方法，我知道自己專注做好每件事，最終結果將會匯聚起來，完成我的年度目標。

如果無印良品的周筆記本因為這篇文章賣得很好，這正是我希望的，因為這樣我才能買到一年又一年的周筆記本，這算是我的一點私心吧！最後，希望每個看完文章的你，都能收穫豐富的理論框架，以及一套能具體落地的方法。

這篇文章是關於「落實時間規劃」，至於更高層次的目標制定，可以看這篇文章：OKR落地指南：以我的2019年目標為例，教你制定自己的OKR在這篇文章中，我將以自己的2019年目標為例，手把手教你學會制定自己的OKR。

妥善運用OKR這項工具，你將可以制定出一份自己的2020年度目標。

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