Notion 職場專案管理實例圖解教學:排程進度、整理資料方法

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而表格中每一個專案、任務,稍後都可以進一步添加更多內容。

例如根據我前面描述的真實工作狀況,我會建立一個「書籍專案」的Database ... 跳到主要內容 Notion職場專案管理實例圖解教學:排程進度、整理資料方法 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者: EsorHuang 3月16,2020 不久前在電腦玩物分享:「用Notion整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學」,獲得很多的迴響。

也有不少讀者朋友詢問我:「那如果是職場、工作上的專案、任務、資料,Esor會如何利用Notion來建立一個管理系統呢?」 當面對的是職場上的管理,有幾個關鍵需求要被解決: 時程、進度,需要更嚴謹的管理 專案流程、待辦清單,需要更清晰的排序 大量瑣事、資料需要整理,而且他們彼此相關 如果我要用Notion,也應該會從上面三個角度,來設計自己的職場工作專案管理系統(我目前當然是用Evernote子彈筆記系統來建立管理)。

最新影片教學: 以下就直接開始進行圖解教學與方法示範。

在開始之前,我先來描述一下自己正職工作的狀態。

相信常常閱讀電腦玩物的朋友都知道,電腦玩物上的經營,只是我的副業與斜槓。

我另外有一個正職工作(出版社),目前我每一年的職場工作現況大概是: 相近類型、不同產品的大型工作專案(通常是一本書籍),每年大約10個。

每個專案時程從半年到一年不等。

從專案企劃、執行、結案、行銷、行政流程,都需要管理。

從大型專案會衍伸的小型產品專案(通常是線上線下課程、活動),每年大約8個。

每個小型專案時程大約一個月到三個月。

也是必須從企劃到結案,全部包辦。

小活動、小課程就不算在內。

還有各種辦公室的額外瑣事需要處理。

接下來,就看看怎麼用Notion來完成工作專案的建立。

你也可以參考我分享的「職場專案管理Notion實例頁面」,看看實際的範例,對照下面的圖文教學,會更加清楚。

  一,用一頁筆記,管理職場所有專案與雜事 我會建立「一頁筆記(Page)」,就在這一頁筆記中,延伸多個層次,來管理所有職場上的事情。

為什麼所有職場上的事情,都從「一頁筆記」開始延伸管理,而不是一開始根據專案分成多頁筆記呢?我的想法如下: 雖然職場上的專案、任務非常多,但既然都是「同一個公司內」的工作,彼此也會有相關。

做為一個工作者來說,要安排的就是公司內「所有工作」的流程與時程,所以應該統一管理,並且可以排程。

應該有一個自己在職場上的總目標,然後才延伸出各種專案、任務。

所以,我先在Notion建立一個[NewPage],然後在這頁筆記中,把這個年度,職場上的目標願景、關鍵成果,用簡單的筆記功能列舉出來。

二,不同類型專案,用不同資料庫管理 接下來,職場上有許多不同的專案、任務要排程整理,我的方法是: 利用[資料庫(Database)]這個Notion格式,分門別類,都插入到前述同一頁的職場管理筆記中。

功能操作很簡單,在前面寫好職場年度目標、關鍵成果後,就在筆記裡面,選擇[+]一個[Table-inline]的Database。

這樣一來,職場管理筆記中,就會出現一份表格,利用這份表格就能管理同類專案,方便排程,也很好查詢。

而表格中每一個專案、任務,稍後都可以進一步添加更多內容。

例如根據我前面描述的真實工作狀況,我會建立一個「書籍專案」的Database(資料庫),用來管理每一年度要完成的產品專案。

一個產品專案項目,我可以設定時程、作者、進度標籤等等,也能在裡面添加更複雜的待辦清單或各種內容。

而「書籍專案」的Database(資料庫)就能方便我查詢、排序與管理。

另外我提到工作上還會有許多延伸的小專案,可能是各種課程、活動。

這時候,我就在同樣一頁職場管理筆記中,繼續新增另外一個Database(資料庫),命名為課程專案。

把所有課程、活動的專案,都放在這一個資料庫中進行管理。

接著,除了專案外,職場上會有很多固定的行程流程,或不固定的雜事瑣事,他們往往是在很多個不同專案中「重複出現」的。

前面提到的書籍專案、課程專案中,也有很多這樣的行政任務,例如每一本書都會有合約任務、都會有再刷任務等等。

這時候,我又在職場管理筆記中,建立第三個資料庫:「行政任務」,來管理這些會反覆出現的行政任務。

於是,到這邊,我的「一頁職場管理筆記」,可以直接看到四種內容: 年度目標、關鍵成果 書籍產品專案資料庫 課程產品專案資料庫 行政任務資料庫 三,如何排出專案時程? 其中,對我來說「書籍產品專案」很重要的是時程、進度、作者,這三個關鍵條件。

打開書籍專案資料庫,點進某一個書籍產品的頁面,我就可以在這則書籍專案筆記最上方的[Property]屬性欄位,把我想要的時程、進度、作者,三個屬性設定好。

在資料庫中的筆記頁面,可以透過[Property],來設定每一種專案需要的屬性。

我這邊的設計是: Tags:設定專案的各種進度、類型。

Text:標明專案作者。

Date:標明專案的時程。

屬性不要設定得很多,應該是設定出「真正對過濾有幫助」的屬性即可。

因為其他專案、任務需要的補充資料,都可以用下方的筆記來補足。

其中,因為我的這個書籍產品專案,時程特別重要。

所以我的[Date]屬性,我是這樣設計的: 設定這個專案開始到結束的日期。

Notion的時間設定,可以設定開始日期、結束日期。

接下來,原本我的書籍產品專案是用表格的方式呈現,因為這樣在一開始要建立很多專案時,比較方便。

但因為這類型專案的「時程」很重要,所以在職場管理筆記中: 我希望他用[行事曆]的方式呈現給我看,讓我立刻知道這個月要推進的專案。

這時候,我只要在這個書籍專案資料庫的[View]選單中,選擇[AddaView],選擇[Calendar]模式,按下建立。

這樣一來,就會根據我剛才設定的每一個專案的[Date]屬性,來排序專案,在行事曆中,我會看到這個月開始推進的專案有哪些。

四,如何排出專案進度? 另外,我前面提到還有另外一個資料庫是「課程專案」的資料庫,同樣的,我也到課程專案資料庫中,先設定好這種課程專案的幾個關鍵屬性。

尤其課程專案資料庫,我希望用進度的方式來管理,看到哪些課程在企畫中?哪些線上課準備拍攝? Tags:同樣用來設定進度、類型。

這時候,就在[Tags]屬性中,把需要的進度標籤設定好,然後每個課程專案根據進度,替換相應的標籤即可。

而回到一頁職場管理筆記中,在課程專案資料庫,我會選擇[Board]的View,用看板的方式來管理這個資料庫中的所有課程專案。

這時候,就可以根據我前面設定的進度標籤,作為看板的分類,看出每一個課程專案目前的進度了。

五,如何讓不同類型專案之間互相關聯? 還有一個問題,我現在有兩個專案資料庫要管理: 書籍產品專案資料庫。

課程活動專案資料庫。

但是,課程活動雖然需要獨立管理,但其實是書籍產品這個大專案延伸的小專案。

我需要建立兩者之間的關聯。

這時候,我可以這樣做。

在[課程活動專案]的資料庫中,建立一個屬性(Property):[Relation],這個屬性專門用來讓多個資料庫的項目之間快速建立關聯。

他會詢問你,這個資料庫,要跟哪個資料庫之間進行管理,我就選擇另外一個書籍專案資料庫。

然後,我就可以在某個課程活動的[Relation]屬性欄位,直接選擇在另外一個書籍專案資料庫中,和這個課程相關的書籍產品筆記了。

最重要的是,只要建立一次。

例如在課程專案中,建立了和某個書籍專案的關聯。

那麼當來到該書籍專案時,就會看到自動產生了一個反向連結,連回相關的課程專案。

六,如何管理行政雜事、零散任務? 對我來說,書籍專案、課程專案中,有很多彼此互通的行程任務、雜事瑣事。

這些行政瑣事的特性是,會一直重複出現,也會一直更新修正,但幾乎每個專案都用得到。

這時候,我不是把這些任務分散到上述的課程專案資料庫、書籍專案資料庫中,而是「獨立一個資料庫」,專門用來管理這些會重複使用、常常更新的「行政瑣事」。

在這個行政任務資料庫中,每一個行政任務都是獨立一則筆記,筆記中詳細記錄這個任務的執行步驟、相關資料。

這樣一來,以後無論要做哪一個行政瑣事,都可以到這個資料庫快速找到,立刻執行。

七,單一專案,建立專案流程範本 無論是書籍專案資料庫、課程專案資料庫,雖然每一個書籍、課程的內容不同,但是也都會有一致的基本專案執行流程。

這時候,就在是資料庫中,透過建立[NewTemplate],來設定一個可以反覆使用的範本。

例如我的一個書籍產品專案,雖然每本書的內容不同,但製作的流程、基本的規格,都很多共通之處。

所以我就在書籍專案資料庫中,建立一個範本,以後要新增一個專案時,直接套用範本,可以節省很多時間。

八,專案的待辦清單與提醒 前面的資料庫,可以管理很多個專案的時程、進度、基本資料。

但是,每一個獨立的專案,一定有自己的待辦清單、自己需要的任務提醒。

這時候,Notion也一樣可以解決問題。

打開某一個專案的筆記頁面,直接在筆記頁面中插入[To-do],就可以列舉待辦清單。

如果需要時間提醒,可以在該項待辦清單後面加入: @提醒時間 為專案筆記中每一個單獨的待辦事項,都可以建立單獨的提醒。

等到提醒時間一到,在Notion的[AllUpdates]頁面中的[Mentions],會看到這些提醒的清單。

九,專案與其他資料庫之間的連結 專案筆記中,一邊拆解專案的流程,一邊也需要跟其他的筆記、其他資料庫進行連結。

例如我的書籍專案中的一個產品專案,其中一個行動,要參考我的另外一個行政任務資料庫中的某一則筆記。

這時候,也只要利用下面語法: @另外一則筆記的關鍵字 就可以快速插入另外一則筆記的超連結。

十,大專案中的複雜任務,如何進一步管理? 一個書籍產品大專案中,某一項任務特別複雜,例如[寫作]。

這時候,如果直接在書籍產品大專案的筆記中,要把所有寫作相關的任務、資料都添加上去的話,這則筆記就會變得太大太亂。

所以我會在書籍產品大專案的筆記中,再[+]插入一頁[Page],用另外一頁筆記來管理寫作所有相關的內容。

讓我們來理清一下目前到這邊的層次。

我有一頁「職場管理」的筆記,裡面插入了書籍、課程、雜事資料庫。

在「書籍資料庫」中,有一個時間管理新書的專案筆記。

在「時間管理新書的專案筆記」中,又插入一頁寫作任務的筆記。

在「寫作任務」這頁筆記中,把我的寫作流程、相關資料整合。

因為是寫作任務,我除了列出大綱,還需要為這本書的大綱找很多資料。

於是我在「寫作任務」這頁筆記中,又插入一個Database(資料庫),專門用來收集剪貼網頁上的相關資料文章。

結論: 這就是如果我用Notion來管理職場上所有的專案、任務、雜事的話,我會建立的整理流程。

這樣的整理流程,可以帶來幾個好處: 從一頁管理筆記出發,可以看清目標,管理不同專案時程。

不同類型專案,可以設定不同的整理排序邏輯。

每一個專案裡,可以有自己的筆記與資料庫。

專案之間,也能互通有無。

每一個專案、任務中,可以設定待辦清單與提醒。

當然,你可以有自己的Notion整理方法。

但是如果你想用Notion來同時管理工作上很多專案,卻不知道應該用什麼整理邏輯比較好,或許這篇文章,可以提供你一個參考。

你也可以參考我分享的「職場專案管理Notion實例頁面」,看看實際的範例,對照圖文教學,會更加清楚。

如果想要了解Notion的進階用法、操作,可以根據下面的邏輯來挑選你需要教學: 基礎入門認識Notion把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具Notion筆記軟體推出網頁全文擷取外掛與自動匯入EvernoteNotion全新個人免費版,開放無限數量的block筆記內容頁面關鍵功能教學:NotionSyncedblocks三大活用案例教學,超省時間的跨頁面同步內容Notion推出自動反向連結功能,如何利用在專案管理、知識研究?如何活用Notion反向連結,快速建立聚焦目標的每日行動清單Notion自訂範本2大活用:養成每日好習慣、快速拆解任務SOPNotionTimeline時間軸功能,繪製專案進度甘特圖的11個技巧完整整理邏輯Notion專案管理法,用資料庫還是分層頁面?3種實際應用案例解析用Notion整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學用Notion把筆記整理成像Google日曆、Trello看板與Airtable表格進階應用案例從零開始用Notion快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記Notion職場專案管理實例圖解教學:排程進度、整理資料方法Notion實踐GTD時間管理法,與每週行動清單的流程圖解教學Notion實踐子彈筆記術的模板教學,不是從子彈行動清單開始從Evernote筆記轉移到Notion系列Evernote筆記轉移到Notion(一):使用習慣相對無痛匯入教學從Evernote筆記轉移到Notion教學(二):設計脫胎換骨資料庫從Evernote筆記轉移到Notion教學(三):上手筆記編輯15個超能力從Evernote筆記轉移到Notion教學(四):必用7大搜尋技巧 有興趣的朋友,還可延伸參考:[用Notion把筆記整理成像Google日曆、Trello看板與Airtable表格]、[推薦給職場新鮮人的20種高效率方法、高效能習慣與必備工具]、[免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理13種工具]等文章。

(歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者,及附上原文連結:Notion職場專案管理實例圖解教學:排程進度、整理資料方法) 文章分類: 專案管理 專案管理軟體 職場工作術 notion EsorHuang 電腦玩物站長Esor(異塵行者),在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹,而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法,並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 匿名2020年3月17日下午2:13notion太複雜了回覆刪除回覆EsorHuang2020年3月17日下午4:11Notion很需要一開始就有很完整的專案架構邏輯,要不然反而會很難管理。

刪除回覆回覆回覆風縫2020年3月19日上午10:36感謝Esor大,雖然還沒進入職場,不過概念可以套用在實驗室的專案管理上,尤其資料庫要用這個視覺化呈現給別人看很適合,謝謝,期待日後的教學٩(^ᴗ^)۶回覆刪除回覆EsorHuang2020年3月23日下午3:43感謝你的肯定刪除回覆回覆回覆[email protected]年3月19日下午6:13請教Esor大,該如何和子彈日記的概念連結,Notion似乎無法很便利的在行事曆或筆紀中,看到各專案之「今日」待辦事項(細項),從中選出今日最重要的三件事項來優先處理?回覆刪除回覆EsorHuang2020年3月23日下午3:46我也還在思考這個問題^^一個方法,或許是利用提醒通知。

但我認為人類是沒辦法細緻到為每一個任務、行動設定出準確的時間通知,所以這個方法實際效果我也存疑。

另一個方法,就是像我在Evernote中一樣,建立一個每天的行動清單筆記,把重要專案、任務連結到這則筆記管理。

但是這個做法我初步嘗試後,在Notion中有一個問題,那就是Notion結構來嚴謹,從單一專案來看這是很棒的優點,但是當需要跨專案時,就會變成很難想出一個彈性的共通方法,這也是我還在思考的地方。

刪除回覆回覆onda2020年3月25日下午2:18感謝分享專案管理工具,也期待站長能持續思考更好的管理工具與方法最後能分享給大家刪除回覆回覆傅玉松2020年5月14日下午1:30不同資料庫之間可以串連,串聯多個行事曆就好啦刪除回覆回覆[email protected]年5月28日上午11:53請問傳大大…要如何串聯不同資料庫的多個行事曆?還請不吝指導,或是那邊有範例可以學習的,感激不盡^^刪除回覆回覆jojo2022年1月6日下午5:44可以篩選設定要顯示的日期,再用時間排序當日行程即可一目了然。

刪除回覆回覆回覆Eric2020年3月23日上午10:00好奇一問:這麼多套,Esor大最習慣的是哪一套?回覆刪除回覆EsorHuang2020年3月23日下午3:43我還是覺得Evernote對我來說最好用^^刪除回覆回覆回覆hrroman2020年4月3日下午3:24IfyouarelookingfortheFinanceAccountingAssignmentshelptheninthiscaseyoucanoptforourFinanceAccountingAssignmentshelp.weprovidethebestAccountingandFinanceAssignmentHelp.WealsoprovideTimeValueofMoneyProblemsAssignmentHelpforstudentsacrosstheglobe.formoreinformationcontactus+16692714848.回覆刪除回覆回覆Eva2020年11月27日上午9:51專案架構真的很難規劃,請教,若上述你說的書籍專案及課程專案,我把它當成是大專案及專案裡的子專案,我一年四季會各進行一場子專案課程都是關聯大專案的系列課程,那我的大專案時程不就會年頭拉到年尾了?這個時候會建議將子專案直接上升至大專案類別嗎?再來就是資料庫您是建議一年建立一個年度專案管理資料庫,還是全部資料都用同一張Page管理即可?目前處在建立了很多資料page但是不知道如何彙整中...回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

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我實際試用了一番,雖然沒有刻意去跟TeamViewer或Chrome遠端桌面比較速度,但「AnyDesk」的使用感覺確實是非常快速的,這來自於兩種「快」的體驗:快速啟用,不需帳號、不需安裝,立刻就可以遠端電腦連線!流暢高品質,在保有很好的影像畫面中又有順暢的操作。

而且「AnyDesk」一樣對個人用戶提供免費下載,並且一開啟就有內建繁體、簡體中文版。

更進一步的,「AnyDesk」跟TeamViewer一樣可以突破一些有網路限制的環境,順利遠端控制一些可能Chrome遠端桌面無法控制的電腦,過程中完全不需要設定,讓一般人也能非常簡單的上手。

補充:關於AnyDesk的安全性,可參考其關於加密連線的說明:「Don'tbemisledbythesecurityclaimsofcompetingsolutions.AnyDeskoffersTLS1.2basedencryptionwhichisalsousedinonlinebanking.Wetakesecurityveryseriously.BothendsofaconnectionarecryptographicallyverifiedsonoonecantakeoveryourAnyDesk-IDandpretendtobeyou.」 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor(異塵行者),在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹,而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法,並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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Miro遠距工作開視覺會議的免費強大白板,專案圖解實例教學 用Notion整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學 二月 16 一月 17 2019 226 十二月 18 十一月 18 十月 16 九月 16 八月 17 七月 18 六月 19 五月 19 四月 22 三月 21 二月 20 一月 22 2018 331 十二月 21 十一月 27 十月 23 九月 20 八月 18 七月 21 六月 27 五月 30 四月 35 三月 34 二月 31 一月 44 2017 515 十二月 37 十一月 35 十月 39 九月 46 八月 43 七月 43 六月 51 五月 58 四月 37 三月 41 二月 41 一月 44 2016 496 十二月 45 十一月 38 十月 40 九月 42 八月 42 七月 48 六月 36 五月 39 四月 35 三月 43 二月 47 一月 41 2015 531 十二月 45 十一月 46 十月 48 九月 39 八月 39 七月 43 六月 43 五月 39 四月 40 三月 56 二月 42 一月 51 2014 520 十二月 43 十一月 40 十月 45 九月 36 八月 41 七月 44 六月 54 五月 41 四月 42 三月 43 二月 49 一月 42 2013 496 十二月 33 十一月 35 十月 37 九月 40 八月 35 七月 39 六月 37 五月 59 四月 49 三月 43 二月 38 一月 51 2012 551 十二月 43 十一月 39 十月 39 九月 53 八月 48 七月 37 六月 46 五月 52 四月 56 三月 52 二月 42 一月 44 2011 603 十二月 48 十一月 54 十月 51 九月 49 八月 54 七月 49 六月 62 五月 52 四月 50 三月 45 二月 42 一月 47 2010 436 十二月 49 十一月 36 十月 36 九月 31 八月 33 七月 36 六月 37 五月 43 四月 39 三月 31 二月 26 一月 39 2009 241 十二月 36 十一月 23 十月 20 九月 21 八月 16 七月 15 六月 9 五月 16 四月 20 三月 15 二月 21 一月 29 2008 276 十二月 28 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