【Notion 應用案例】頁面亂七八糟該怎麼辦？教你如何優化 ...

你的Notion 中是否散亂著一大堆的未分類頁面，各種筆記、備忘、學習紀錄散落得到處都是？你是否看著被自己搞得亂糟糟的Notion 工作區，卻不知道該如何 ... 跳至內容 Home數位工具【Notion應用案例】頁面亂七八糟該怎麼辦？教你如何優化工作區｜軟體工程師使用案例教學 最後更新時間：2021年11月24日 你的Notion中是否散亂著一大堆的未分類頁面，各種筆記、備忘、學習紀錄散落得到處都是？你是否看著被自己搞得亂糟糟的Notion工作區，卻不知道該如何下手，逐步改善？ 別怕！這篇文章會告訴你將Notion工作區系統化、模塊化的核心思維，為你雜亂的Notion頁面，指出一條可行的改善之路。

我這次也會用一位軟體工程師朋友（叫她小A吧！）的實際案例，帶大家看看使用半年以上、儲存了很多散亂程式紀錄、課程學習紀錄、日常生活紀錄的雜亂工作區是什麼樣子，並且開始實際改善。

文章目錄 只把Notion當作筆記工具，後果是…小A工作區的現況理想的工作區，是建立在使用需求上的打造Notion工作區是個漸進式過程從問題與需求出發，找出最貼合日常的使用情境打造最小可行性產品（MVP），未來持續優化改善其他需求、持續優化方向 只把Notion當作筆記工具，後果是… Before重整工作區前樣貌 未經分類、找不到關聯性 筆記命名規則不一 After重整工作區後樣貌 新的工作區成品樣貌 如果你只把Notion當作一個版面比較好看、功能稍微豐富的筆記工具，那你肯定會發現使用了Notion一陣子後，它開始雜亂、開始有點不聽話、慢慢在使用上造成你的困擾。

為什麼會這樣呢？因為Notion不只是個筆記工具，他是一套像積木一樣的自由數位工具，不能只用記筆記的方式去對待。

大多數軟體開發者在開發數位工具時，會制定一套使用框架，當大家開始使用該軟體時，只要Follow工具本身的規範，就能貼合軟體中的運作框架，管理自己所創造出的內容。

但是，Notion與其他的數位工具最大的不同之處就是：「它太自由了！」 Notion整套軟體除了一些模板範本之外，基本上沒有給使用者太多使用上的框架限制，都給大家自由發揮、自由排列組合。

當你滿心期待接觸Notion這套吸引人的工具，你第一個面對的，就會是那令人空虛的空白Page。

面對各式各樣的Block型態、能七十二變的DatabaseViews（沒72那麼多啦XD），你馬上就會感到滿滿的焦慮感。

而我們要做的，就是學會如何在Notion這套工具中，打造專屬於自己的工作區、屬於自己的家，來存放你的一切想法與經歷。

小A工作區的現況 在開始動手改變系統之前，先一起來檢視我朋友小A她目前Notion中的狀況吧！ 為了不影響到她日常使用，我把她所有的頁面都copy到一個空的workspace，接下來就會以這個workspace跟大家示範！ 「在改善任何事情之前，我們都要先清楚知道自己目前所在的位置與處境，才能對症下藥。

」——Mr.K 問題#1內容散亂無分類、排序 小A的工作區最大的問題就是：在建立每一個資料庫、頁面之前，沒有考慮到綜合性的分類機制。

在Notion中並沒有一個官方的規範，告訴你該如何幫每個Page分類或貼上標籤。

因此，在我們使用Notion的過程中，所有的分類與標籤法則都要靠自己去思考與規劃。

在小A目前工作區的狀況中，如果能為每個頁面加上一個上層分類、甚至是多層分類，就能有效改善內容散亂的狀況，也能至少依據頁面分類與其對應的建立時間，做到基本的排序。

內容散亂沒有分類、排序 問題#2命名不統一，難以尋找特定內容 小A在進入每一個筆記的方式是：從左側的側邊欄手動找到對應的Page，點擊進入，但其實Notion有一個很好用的功能——QuickFind快速尋找。

若能將小A的所有頁面、資料庫都統一命名規則，比如：加入固定前綴（例如：筆記的頁面名稱最前面就加入“筆記”，課程的頁面名稱前面就加入”課程“），這樣在使用QuickFind快速尋找功能時，就能夠透過第一階段的關鍵字篩選，更快速找出可能想要找的頁面內容。

頁面、資料庫命名不統一，很難找特定內容 問題#3無首頁進入點，每次都得從側邊尋找 小A開始使用的Notion方式，總是要從側邊欄中尋找頁面，才能點入頁面開始工作。

若當下很緊急的想要紀錄一個程式筆記，就又得從左側零散的頁面中，找到對應的程式語言頁面來開啟，十分麻煩。

Notion的最大特色就是「自由」，因此你可以針對你的使用情境，設計專屬的首頁、專屬的操作流程，來為每一個使用的狀況“量身打造”出最適合的頁面排版，而我們也可以為小A常用的使用狀況，為她量身打造適合的進入首頁。

沒首頁進入點，總是得從側邊欄進入 理想的工作區，是建立在使用需求上的 要打造理想的工作區，最重點還是要貼合使用者本身的使用習慣。

我詢問了一下小A平常的使用習慣，並且簡單條列式列在下方： 公司專案程式碼Debug：在公司上班時經常與同事討論程式碼，每次都會截圖或錄影紀錄整個討論的過程與程式解法，也需要將這些零散的Debug方法記錄下來。

待辦事項紀錄：公司每天都會有很多零散的待辦事項，而每個待辦可能隸屬於不同的執行專案或對應客戶，很容易亂掉。

每日工作報告：每天在下班前都要寫一份每日工作日誌交給公司，來記錄當天做了哪些事、遇到哪些問題。

進修課程學習筆記：下班或週末如果上了一些線上課程或線下講座，都會做筆記記錄學習的全過程。

日常隨記、公開頁面：有時突然間想要紀錄某些東西，比如：突然看到想網購的商品、聽朋友說到某些好看的動漫，就會想要記錄下來，紀錄後也很常分享頁面給別人看。

了解小A的這些需求之後，接下來就是針對這些需求，打造合適的工作區系統啦！ 打造Notion工作區是個漸進式過程 在開始打造自己的工作區、工作系統之前，我們要先明白一件事：「打造Notion理想工作區的任務，從來就不是一次就能完成，而是需要漸進式的持續優化、持續改善。

」 明白了這一點後，我們就一起來規劃出適合小A的“第一版本”專屬工作區吧！ 「你會隨著時間成長，而Notion也該隨著你一起成長。

」——Mr.K 從問題與需求出發，找出最貼合日常的使用情境 上面我們觀察與訪問了小A在使用Notion時的問題與個人需求，我們再將其列在下方複習一下： 現有問題： 內容散亂無分類、排序命名不統一，難以尋找單一檔案無首頁進入點，每次都得從側邊欄尋找 使用需求： 公司專案程式碼Debug待辦事項紀錄每日工作日誌進修課程學習筆記日常隨記、公開頁面 我們可以大致上將問題與需求整合如下功能需求： 系統功能清單：分類、首頁、待辦事項紀錄、檔案內容庫、公開頁面使用主題需求：工作筆記、待辦規劃、課程進修、日常隨記、工作日誌 接下來，我們就依照這些功能來建立系統。

打造最小可行性產品（MVP），未來持續優化改善 請注意，剛開始建立系統時，不要馬上就開始很認真的把Notion的頁面排的美美的，找到很好看很搭的icon與cover。

這時候應該要專注於找到真正可以改善問題的功能模塊，並且功能模塊完成，後續再慢慢改善排版與樣式。

根據上面的需求，我幫小A規劃出了幾個主要的核心功能模組： 筆記檔案庫（Database）：專門紀錄筆記、存放檔案，並與待辦事項庫、分類庫、課程學習庫關聯。

待辦事項庫（Database）：專門存放事件、時間排程、規劃，與筆記檔案庫、課程學習庫、分類庫關聯。

課程學習庫（Database）：專門存放各類課程、講座紀錄，與筆記檔案庫、待辦事項庫、分類庫關聯。

分類庫（Database）：專門存放主題分類，與待辦事項庫與筆記檔案庫關聯。

公司工作區首頁：針對公司常用的使用情境（紀錄程式筆記、會議記錄、查看待辦），建造出適合在公司上班時使用的情境首頁。

新的工作區成品樣貌 待辦事項庫 待辦事項庫專門紀錄待辦事項，可以幫每個事項寫下負責人、狀態、截止時間等資訊，幫助你可以一目瞭然目前手上的事情還有哪些未完成，而不是純粹靠腦袋去記。

每天公司要產出的工作日誌，可以直接參考當日完成的待辦事項有哪些，複製到Word中，工作日誌就完成了！ 待辦事項庫的使用原則是：「每個事項都要是一個行動、行程，而不是內容紀錄」，如果這個事項有相關的事項內容、筆記、檔案等，請在關聯欄位中連結到筆記檔案庫，新增筆記或檔案來記錄唷！ 待辦事項庫：紀錄事項，但不紀錄內容 筆記檔案庫 筆記檔案庫是用來建立筆記、存放檔案的地方，所有待辦事項所產生的筆記、學習課程所產生的筆記，或是一些想要保留的工具、檔案，都可以存放到這裡。

筆記檔案庫的使用原則是：「只用來存放紀錄，但不要用來逐項查找」，基本上在存放檔案後，就不會再直接進到筆記檔案庫來翻找檔案，而是會透過關聯的事項、課程或是分類，關聯過來尋找相關的筆記或檔案。

筆記檔案庫：紀錄內容，但從其他地方找到內容 課程學習庫 課程學習庫是用於記錄自己所上的課程清單、參與過的講座或學習句為，每一次我們報名參加一個新的課程，就可以建立一個新的課程學習紀錄。

課程學習庫的使用原則是「只記錄課程項目與資訊，但不記錄內容」，我們學習時產生的筆記盡可能不要紀錄在課程學習庫中，而一樣是透過關聯欄位連結到筆記檔案庫，建立相對應的筆記。

課程學習庫：紀錄課程與學習紀錄，但不紀錄筆記內容 分類庫 分類庫是所有筆記檔案、待辦事項、課程的主題分類集中區，我們在尋找相關內容時，可以直接透過分類庫快速找到自己腦中想找的主題，再往下找到對應的檔案或事項。

分類庫的使用原則是「能合併就合併，能套用就套用」，如果兩個分類太相似的話，請將分類直接合併使用。

而如果有一個檔案剛好符合了兩個以上的分類，就全部都套用。

這樣不管到時我們想到的是從哪個分類去找，才都能快速找到那個檔案。

分類庫：能合併就合併，能套用就套用 公司工作區首頁 在公司工作時使用Notion來紀錄程式筆記、會議記錄、查看待辦是小A最常用的使用情境，因此專門為公司的工作情境，建立一個專屬的工作區首頁是必須的！ 如果你有其他的使用情境需求，你也可以建立更多不同的情境首頁，並且將同樣的資料庫Link過去該首頁顯示。

到時資料庫、資料都會是共用的，但卻可以利用排列組合，做出更多不同的花樣與玩法。

符合最強烈需求的使用情境首頁：公司工作區首頁 其他需求、持續優化方向 針對其他需求，我也另外規劃了一些單獨的頁面，並且同時也幫小A規劃未來還可以持續優化工作區的方向： 公開頁面存放區：可以開一個專門頁面，裡面條列式存放所有的公開用頁面，以方便管理進階分類：當分類不夠用時（分類數量太多，導致找分類也很困難），就可以做出其他更進階、不贏切入角度的分類庫，e.g.公司企業客戶分類庫、程式語言分類庫等加入更多層級的功能：對於專業工作者來說，工作區不只是依據需求打造，也需要結合一些工作法、理論模型（例如GTD、OKR），讓工作區不只是“被你運用的工具”，而可以成為你“工作上的助力”。

如果你想學習更多運用方式、看更多使用案例… 如果大家看完這篇分享，想知道我是怎麼一步步分析需求，重新配置功能，幫助小A打造出專屬的工作系統的話，可以看看下方這堂「Notion實戰課程」，裡面都會提及唷！ 【Notion實戰課程：打造專屬數位工作術】 我在Hahow開設了一堂課程，教大家透過Notion建立自己專屬的數位工作術有興趣的話歡迎點下方連結查看課程說明！課程網址：https://hahow.in/cr/notion-hahow 相關文章： 【Notion常見問題教學】如何將欄位變成兩欄、三欄？靈活排列出自己喜歡的版面樣式 【Notion技巧】非設計師如何做出好看又實用的版面？Notion的版面設計準則 【Notion中文】如何利用Google翻譯使用中文版Notion｜中文版更新前的暫時解決方案 如何將筆記從Evernote轉移到Notion？｜優缺點分析及內建Import使用教學 文章導覽 ←Previous文章Next文章→ “【Notion應用案例】頁面亂七八糟該怎麼辦？教你如何優化工作區｜軟體工程師使用案例教學”有3則留言 請問有這個模板嗎謝謝 回應 您好，想請問一下本文中[分類庫]的部分是如何實作的呢？ 看起來像是另外做一個table的頁面再用類似turnintoinline來轉換的， 但是我利用這種turnintoinline之後做轉換的區塊都不能再跟其他區塊做多欄排版，是否是哪個步驟有問題呢？ 回應 資料庫沒辦法直接做並排 所以你可以先建立兩個文字區塊，將文字區塊並排後 再把inlinedatabase拖曳到並排後的文字區塊下 回應 請留言取消回應發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。

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