「我把生命都放在筆記裡了！」用Notion 來管理工作與生活

而Mark 分享，他發現自己轉職PM 後，最常用的軟體除了Firefox 瀏覽器之外，竟然就是Notion！畢竟PM 有許多的工作內容和思考的過程，需要記錄起來才行。

（另外，關於轉職 ... GetstartedOpeninappMarkLiangSigninGetstarted394FollowersAboutGetstartedOpeninapp「我把生命都放在筆記裡了！」用Notion來管理工作與生活作者：Yu-NingKaoMarkLiangAug1,2020·15minread由IxDATaiwan提供在上回和各位分享了104研究員Jeff如何用Notion組織工作與生活之後（還沒看過的傳送門幫你準備好了：回歸寫筆記的初衷，逐步建立個人知識系統！Notion的快速指南與應用），下半場則繼續窺探另一位筆記狂人—Mark的筆記本，來看看他如何用工具來減少腦袋負荷，提升工作與生活的效率吧！此活動為線上直播，完整的影片請在IxDA粉絲專頁上觀賞，這篇就提供給喜歡閱讀文章的你！當然，如果你有Notion帳號，這篇也提供讓你可以邊操作邊練習唷。

Mark目前為MozillaTaiwan的ProductManager，致力於Firefox亞洲地區的產品開發與使用者體驗設計。

過去為UX設計師的他，因為專案的緣故，近期因緣際會轉換跑道至PM這個領域，對他而言，還正在努力摸索著產品管理的工作。

而Mark分享，他發現自己轉職PM後，最常用的軟體除了Firefox瀏覽器之外，竟然就是Notion！畢竟PM有許多的工作內容和思考的過程，需要記錄起來才行。

（另外，關於轉職方面，有興趣的可以參考Mark的另一篇Medium文章—工程師轉職設計師之旅，鉅細靡遺的介紹著他的心路歷程和職涯探索的過程，清晰到連我這篇的架構都是參考Mark此篇文章的呢！）話不多說，Mark的分享從做筆記的動機、工作與生活的管理，甚至還套用了遊戲化實戰全書的機制，來介紹他怎麼一步步被Notion課金的過程（誤）由IxDATaiwanxNotionTaiwan提供把Mark的分享分為四個部分：第一部分：接觸Notion的契機，與逐步被黏住的「遊戲化」過程第二部分：如何在生活中使用，日常清單的收集與習慣養成第三部分：如何在工作中使用，從記錄到未來省思第四部分：許個願，一起來讓筆記軟體更好大家可以依照自己的興趣選擇想看的部分，直接點選第x部分就可以跳至對應主題唷！第一部分：接觸Notion的契機，與逐步被黏住的「遊戲化」過程我為何做筆記，以及接觸Notion的契機Mark從過去以來都有做筆記的習慣，因為「寫下來就可以放心的忘記」，反正忘記了就再去翻筆記就好，等同於腦袋的延伸。

另外也像Jeff說的，把想做的事情寫下來，還代表著能大大提升「完成這件事情的可能性」。

此外，有趣的是，Mark說筆記也可以拿來回顧過去的自己，了解不同階段的自己在想些什麼，甚至是過去的計劃等等，例如早點睡、要運動之類的。

（是不是跟很多人很像？至少跟我一樣，始終相信著，在筆記裡留存了n年後，總會有實踐的那一年…）至於筆記方法，Mark也大方地分享他從當兵到目前所使用的工具，包含紙本筆記，PTT2的精華區(青春啊！)，而在研究所時開始使用Evernote，一直到2018年中Notion剛推出沒多久，Mark就跳槽了！由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供Mark分享，當初會接觸到Notion是由朋友介紹，有幾項特點對當時為Evernote使用者的他來說是轉換關鍵：A|就像是筆記的瀏覽器，在不同裝置間不需重新上手Evernote免費版因為有裝置的限制，所以許多人會用網頁版來克服，但那時Evernote的網頁版用起來較不易上手，在這點上Notion就像是筆記的瀏覽器，能夠在網頁版和桌機版上運用自如，功能上基本上一模一樣，不需要什麼學習門檻，自由度也很高！B|層級簡單，只有「頁面Page」概念Evernote規定要把筆記分成「記事本(Notebook)」和「筆記(Note)」以及「記事本堆疊(Stacks)」，在層層架構底下，其實很常會迷路，導致筆記變得很混亂。

而Notion基本上每個單位都是「頁面Page」，每個「頁面Page」裡面也都是「頁面Page」，簡單易懂，也可以層層打開來。

C|版本控制不衝突另外，Evernote時常會在同步過程中有版本衝突的問題，通常是在跨裝置編輯時會產生的問題（我想Evernote使用者，例如我，就常常會有這個困擾），但在Notion很少會碰過此問題。

總之，以上種種原因讓Mark很快地就決定跳槽，但讓他從免費繼續用到付費，又是為什麼呢？逐步被黏住的「遊戲化」過程這邊Mark詳細地利用「遊戲化實戰全書」中六個遊戲化設計機制的概念，來說明他被逐步引導掏出錢包，甚至在付費時還認為理所當然的遊戲化機制。

（聽到這不免微笑了下，身為PM的Mark，就連日常的筆記軟體也要用系統化的理論來思考其成功模式，真是太厲害啦！）由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供A使命感|白紙黑字，彷彿擅長筆記的人都該使用Notion首先，Notion網站的風格很像一般的白紙黑字，就像平常有在寫筆記的人，都很適合使用Notion，這就很符合第一項遊戲化的技巧——使命感。

B成就感|創造個人筆記架構系統開始試用後，Mark嘗試了各種不同功能，並且開始創造自己的筆記架構與系統，這邊就運用到了成就感的這項遊戲化技巧。

C賦予創造力|自由創造Emoji、封面設計另外在各種筆記中，也可以運用emoji、coverphoto、blocks等設計屬於自己的筆記本，也賦予了使用者創造力的遊戲化設計。

D所有權|網頁和App都是你的擁有物在固定使用Notion寫筆記一陣子，也習慣了這本「數位筆記本」，並安裝了手機App同步使用。

對於Notion就產生了所有權，促使Mark更有動機去繼續使用。

E好奇心|What’sNew？🌟有時候打開Notion會看到旁邊出現「What’tNew」的提示，時常不定期的能發掘一些新功能，很符合遊戲化設計中的不確定性與好奇心。

F避免損失|免費扣打用完，掏錢買單後來使用一兩個月後，也不知不覺的用超過了免費版的1000個blocks，在Mark付費時還有此限制，但在分享當下已經取消1000個blocks的限制啦！那，為了避免無法繼續經營筆記，他很快地就付費升級成個人版的使用者了！這也是其中一個遊戲化設計—損失與避免。

以上為Mark套用遊戲化設計的角度，去思考接觸Notion的過程，如果對遊戲化設計有興趣，也推薦大家可以去找這本書來瞭解看看。

第二部分：如何在生活中使用，日常清單的收集與習慣養成接著Mark分享他是如何使用Notion的呢？他個人筆記的習慣，是把生活和工作分開，如同下圖：由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供第二部分就先以生活紀錄為主，包含了每週記事、各類清單和習慣追蹤，就讓我們來看看Mark的用法吧！A|每週記事WeeklyNotes如以下範例，Mark會紀錄每一週的每一天有什麼待辦事項。

由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供內容包含Weeklytodos這週有哪些事情要完成，以及週一到五每天的行程，其中若有活動或完成事項也會紀錄於此。

此外，利用column的方式，可以一次全面地看到一週的五天項目，一目瞭然外，也不需要慢慢的往下滑才看得到。

而Mark通常會在每天一早上班前，以及晚上睡覺前會看一下筆記，確認一下自已有沒有哪些事情忘記去做。

另外在每週日晚上會複製一份每週記事，並且做好下週的大致規劃。

講到這，因為和我本人的作法一模一樣，下圖也分享我的階層給大家參考，我是參考Notion子彈筆記整理術|終結拖延症！此則影片所建立的。

會後Mark也和我分享，可以多建立一個「封存Archive」頁面，來放置過去的記事，來讓版面不會過於複雜（小技巧也分享給你們！）。

由IxDATaiwanxNotionTaiwan提供至於詳細的筆記形式，Mark也推薦可看BulletJournal子彈筆記相關的書，不過確實要完全執行是需要耐心和毅力，因此像Mark（還有我）也只有參考部分的做法，例如Event等等。

基本上只要達成你筆記的目的即可，紀錄方式可以隨著個人來調整，以更符合自身的習慣。

B|各類清單ListCollections另外生活上也可透過Notion創建各式各樣的清單，包括旅遊清單，電影清單，閱讀清單，購物清單等等。

由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供以旅遊清單為例，Mark會採用資料庫Database的模板去條列計畫中的景點，除此之外，因為每個項目又可以變成一個筆記，也就是一個頁面Page，因此也能把大致的行程安排紀錄在裡面。

C|習慣追蹤HabitTracker接著我認為蠻特別的是，Mark還會拿來做習慣追蹤！由於講者對於習慣的養成很有興趣，會建立如以下的TodoList，來記錄及追蹤某項你想養成的習慣，比如說，範例是近期夯翻的動物森友會，Mark也把它拿來紀錄每天需要執行的任務們，例如詢問大頭菜的價格（這也可以xD），假如你今天三項習慣都有達成，就把他打勾打起來，邊勾其實也挺有成就感的！由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供總之回到習慣的議題，如果你也對習慣養成有興趣的話，下面這三本是Mark有看過也推薦的書：由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供也簡單的介紹一下這三本書：#1「烏托邦的日常」主要是用生活化的方式介紹習慣，以及介紹不同類型的人所適用的習慣養成方法。

#2「驚人的習慣力」則是運用簡化版的習慣，來觸發自己去開始執行，進而養成習慣。

比如說，逼自己只要做一下伏地挺身就算有運動，慢慢的養成運動的習慣，這個滿妙的，有效程度因人而異。

#3「原子習慣」則是深入探討習慣形成的步驟，以及運用各個步驟相應一些法則去建立或戒除習慣，滿淺顯易懂的，可以當作習慣養成的工具書。

三本書的切入角度稍微有點不一樣，但是都滿值得去參考的，推薦大家。

最後貼心的Mark也快速總結一下生活記事的部分：由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供第三部分：如何在工作中使用，從記錄到未來省思在工作方面的部分，Mark主要介紹了三項使用方式(撇步)：(1)每月/週進度、(2)守護個人時間、(3)工作日誌。

但要注意的是，這些都是以個人使用為主，若是和專案相關的文件，Mark都還是以Googledoc為主，畢竟並不是每位同事都有在使用Notion，無法即時共享，那接著就一個個來分享吧！A|每月/週進度Monthly/WeeklySchedule工作記錄和生活一樣，也是每週為單位紀錄。

其中較特別的地方是，Mark會將OKR寫在顯眼處，接著列出每週最高優先任務後，一樣填入每天固定的紀錄，例如會議、工作內容、StandupMeeting要分享的項目等等。

由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供（眼尖的你有發現上面有寫一個叫Blocktime的項目嗎？下一個主題會跟大家娓娓道來）另外Mark也有嘗試在運用Boardview來創造類似Trello的形式，來管理他的待辦事項，例如下圖，會把任務分成Todo、InProgress、Followup、和Completed等狀態。

此外，如果臨時有件事情跳出來，他會新開一張卡，丟在Boardview裡以方便追蹤。

由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供B|守護好自己的時間TimeBlocking在上面有劇透了下TimeBlocking，雖然這跟Notion本身較無關，但我認為Mark這樣做是很好習慣，也給大家參考！什麼是TimeBlocking呢？其實就是把時間切成一大塊一大塊的，之前Mark在身為設計師時，除了討論的時間外，很需要有一大段不被打擾的時間來思考，並執行設計，後來轉PM之後，會議變得非常多，工作久了很常會習慣一有事情就回應，時間被切的很細碎，很難停下腳步去思考。

相信這對會議多的各職位來說，也是相當困擾的事情。

後來在參考了PM同事的做法後，他會把每天沒有會議的時間列出來，再切成大概以一兩小時為一個單位，去排一些需要花心思的事情，並且確保每件事情都有被顧及到。

由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供TimeBlocking的目的就是讓你可以更掌握好自己的時間，並且也是和其他人表明你這段時間不想被打擾。

尤其疫情以來，許多單位可能都在Workfromhome，Mark認為TimeBlocking這項習慣在WFH期間變得格外重要，除了確保自己能有專注的時間外，也能幫自己排好休息時間，避免自己超時工作（真的是太重要啦，一舉兩得！）。

C|工作日誌DailyWorklog第三個小撇步就是「工作日誌」啦！至於寫工作日誌的動機是什麼呢？其實Mark說雖然過去多多少少都有記錄一些工作上的筆記，但他卻是在轉職成PM後，才認真看待工作日誌的，而他提及此主要目的，我認為很適合所有人：「寫工作日誌主要的目的是，幫助自己回顧一天的工作內容，透過文字來思考工作過程中的一些方法與決策；另外也會紀錄工作上遇到的問題，以及解決的方式或是嘗試的過程，加深自己的記憶。

」講完後，Mark也說雖然目前他寫的方式偏向碎碎念(笑)，不過目前有在嘗試的用Hashtag去總結一些當天的重要事項，如下圖。

由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供此外，Mark也分享了KPT法(Keep、Problem、Try)，或許也是個適合用於在工作日誌上的紀錄方式。

#1「Keep」：你今天做了什麼事是有好的成效，值得去延續的。

#2「Problem」：你今天做的哪些事情是不盡理想，有遭遇到阻礙或困境的。

#3「Try」：至於針對這些遇到的困難，是否有些方式可以嘗試看看能否讓下次遇到困難的時候更容易解決，那這就是Try。

這就是KPT的大致方向，那這個方法其實通常是用於回顧團隊跑專案的流程，也就是所謂的Retrospective的會議(或簡稱Retro)，幫助你回顧這次執行的成果，好的壞的都回顧，並且思考如何改善來幫助下次的流程更順暢。

那有興趣的朋友們可以GoogleKPT來研究研究。

最後，也來快速總結一下工作記事的部分：由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供第四部分：許個願，一起來讓筆記軟體更好在最後結束分享前，Mark說他本來想做個總結，但後來覺得好像來做個許願池也不錯！一方面記錄使用Notion上遇到的困難，這也是其他人可能會遇到的（五個願望裡面，我就重複到了三個）；一方面當然也是希望筆記軟體們可以一起做得更好！由MarkxIxDATaiwanxNotionTaiwan提供而以上為Mark的分享，不論是從使用Notion的旅程，或是在生活和工作上，都舉了許多實際應用的例子，甚至還有提前給新用戶們暴雷了可能會遇到的痛點，一起希望能更好的心願，非常謝謝Mark的分享，不知道大家在使用Notion上有沒有遇到什麼問題？也歡迎在留言區中和我們分享！由IxDATaiwanxNotionTaiwan提供本文轉載IxDA當日活動筆記人Yu-NingKao「我把生命都放在筆記裡了！」用Notion來管理工作與生活在上回和各位分享了104研究員Jeff如何用Notion組織工作與生活之後，下半場則繼續窺探另一位筆記狂人-Mark來分享從做筆記的動機、工作與生活的管理，甚至還套用了遊戲化實戰全書的機制，來介紹他怎麼一步步被…link.medium.comMarkLiangExperienceDesignManager@KKBOXLovetocreateproductexperiences,sharedesignknowledgeandworkplaceexperience.www.youwenliang.comFollow167167 167IxdaIxdaTaiwanNotionNotetakingMorefromMarkLiangFollowExperienceDesignManager@KKBOXLovetocreateproductexperiences,sharedesignknowledgeandworkplaceexperience.www.youwenliang.com